摘要：文书档案管理信息化进程不断加快，管理方式也在不断创新，管理质量、效率进一步提高，为企事业单位档案信息的有效利用、保密、共享提供了便利。本文试通过对现阶段文书档案管理工作存在的问题进行分析，找到大数据时代文书档案管理信息化建设的策略，以期为文书档案管理信息化提供参考。
关键词：大数据；文书档案；信息化
引言
近年来，随着互联网技术与计算机技术的快速发展，信息技术在各项管理工作中的应用也获得了长足的进步，档案的合理使用效率也显著提高。档案文书信息化管理指的是应用现代化信息技术建立档案网络平台对档案信息资源进行科学有效的管理和应用，进而不断拓展档案信息资源，并实现档案资源的合理利用与开发。基于新形势下，社会公众对文书档案资源的合理利用要求越来越高，传统文书档案管理模式很明显已难以适应其发展要求。所以，要如何在档案文书管理工作中合理展开信息化管理，以更好地满足时代发展需求及提升文书档案的管理水平，成为了当前亟待解决的新问题。
1、当前文书档案管理存的问题
1.1、文书档案管理缺乏足够的重视
从文书档案管理现状来看，当下仍有一些领导者没有充分认识到文书档案管理的重要性，认为文书档案管理可有可无，从而致使实际文书档案管理工作开展较为随意，相关管理人员配备不足，文书档案管理措施得不到有效落实。部分企业领导者认为文书档案管理无法为企业带来直接的经济效益，相反还会占用企业一定资源，因此缺乏对文书档案管理的重视程度，甚至有意忽视文书档案管理，这对于文书档案管理质量提升带来不利影响。
1.2、.归档调阅时效性差
档案馆藏是档案资源的基础，档案利用、管理始终与档案馆藏密不可分。传统文书档案是按年度在次年六月底前归档。滞后且材料多，有时会出现材料在未归档前利用过程中的丢失，归档时疏忽检查导致漏归。传统文书档案借阅必须到档案馆，档案管理人员入库寻找文档。首先这对于身处异地者，调阅文档难度很大。另外高密级重要文档一般只有一份，无法同时满足多个使用者。再有受工作时间限制，无法实现全天候调阅。
1.3、安全性与保密性低
企业文书档案管理从传统的纸质管理逐渐走向现代化信息管理，现代高端科技、网络技术等都成为档案管理的手段与支撑，为传统文书档案管理提供了全新的机遇，也提高了档案管理工作效率，确保档案管理工作水平。然而，发达快捷的网络与通信科技也对文书档案的信息带来了安全威胁，据权威调查显示：自2010年以来在我国范围内就有100万个计算机遭受境外非法操控，个别网站甚至遭遇黑客篡改，遭受病毒干扰的计算机、计算机系统不计其数，病毒感染率达到全世界的30%。这些恶意病毒、非法操控以及恶性攻击等会对文书档案管理带来威胁和破坏。由于受到多种不明因素的干扰导致信息泄露，导致企业文书档案信息的保密性受到挑战，影响了企业文书档案的安全性、保密性。如何防范并抵御不良因素对档案的安全威胁成为目前亟待解决的问题，也已经成为文书档案安全化、保密性管理的一大挑战[1]。
2、大数据时代文书档案信息化建设
2.1、构建科学的信息管理平台
文书档案管理的最终目的是有效地利用各种资源，并实现各种资源信息的共享。对单位原始信息、资源进行合理收集与简化，然后通过构建科学的信息管理平台，数字化处理各类信息，再整合在一起，从“收集、存储、管理、运用”等方面科学管理，极大地便利了单位工作人员的查阅、利用。
2.2、及时升级电子档案管理制度
随着档案信息化的应用，国家、地方、单位不断出台相关政策法规制度，档案管理需及时跟进。在电子档案管理过程中，OA系统的数据库选择要安全可靠，OA系统运行过程中要充分做好网络安全防范，防病毒、防网络攻击等，并要做好数据实时异地备份，选择一套电子签章验证系统，设立风控专员，增加审核鉴定，确保每条数据的唯一性，不可更改性。根据实际工作不断熟悉办公自动化系统与档案管理系统，了解各部门归档、利用过程中的问题和建议，及时修订完善本单位电子文件管理制度，充分利用办公自动化系统实现电子档案管理创新[2]。
2.3、推广应用自助式服务信息管理手段
随着信息化技术的不断更新与发展，自助式服务逐步走进公众的视野及生活，任何行业、领域都已开始引入该项服务。因此文书档案管理方面也要积极适应时代的发展，使其成为档案管理为社会与公众提供服务的重要途径。应用自助式服务能很好地减轻文书档案部门的工作压力和工作量，也能很好提升服务效率。随着社会快速发展，人们对档案信息的需求也在升高，且需求量也不断加大。所以，档案管理部门要不断加强各硬件和软件当面的开发及应用力度，全面实现信息化管理和网络化管理，并建立多处自助服务站点，并设置相应权限，以便档案信息系统在实现共建、共享的同时，也能安全稳定的运行，为公众提供更优质的服务[3]。
2.3、提升文书档案利用率
档案利用是文书档案管理工作存在的意义，同时也是文书档案工作开展的终极目的。只有做好文书档案利用工作，满足档案利用者的实际需求，才能能够使得文书档案应用价值得到充分的发挥，这对于推动档案事业实现可持续发展也有着较为积极的影响意义。基于此，需要在实际进行文书档案管理工作过程中，注重提升档案的利用率，通过是结合文书档案日常利用情况，在现有的文书档案信息化管理基础上，针对现有的文书档案检索工具，做好优化改善，促使检索工具的适用性得到有效提升，从而更加方面进行档案利用者进行文书档案资源的利用。与此同时，文书档案管理者还可以开展文书档案资源实际需求调研工作，收集各方意见，了解实际文书档案资源的需求，从而更有利于文书档案工作人员有针对性地提供档案利用服务，从本上上实现文书档案利用效率提升。此外，还应做好文书档案基础业务的管理与完善，针对档案利用价值做好科学合理的评估，充分考虑各种价值因素，更好地推进档案基础业务建设，促使文书档案利用效果得到有效提升[4]。
2.4、强化档案的保密性与安全性管理
要想确保企业文书档案的保密性、安全性，前提是要保证互联网安全，对于企业文书档案管理工作来说，非常有必要选择过渡性保护措施，创建档案备份制度，企业必须对自身的网络信息系统进行持续升级，创建其牢固的网络安全防御系统，严格控制病毒、黑客等的干扰和破坏，不断地研究企业文书档案信息载体保护技术和措施，创建严谨、完善的信息安全保密机制，以此来保证文书档案信息的安全。档案的保密性、安全性管理同样依赖于现代化高端科技，企业要深刻地认识到这一点，要不断地更新、升级信息技术，积极地引进并利用高端科技，依靠这些科技手段来防范档案管理的安全漏洞，从而实现档案信息的安全性管理[5]。
结束语
综上所述，在信息化时代，文书档案管理应加快创新脚步，适应时代发展潮流，达到社会对文书档案信息利用的根本要求。文书档案管理工作，要有效结合信息技术，依照合理的管理制度，有序发展，进而提高整个档案事业的管理水平，确保长远发展。
参考文献：
[1]蔡玮桐.浅谈办公室档案管理工作规范化[J].办公室业务,2019(14):109.
[2]田云峰.信息时代文书档案管理工作面临的问题与对策[J].办公室业务,2019(14):117.
[3]曾俏慧.信息化背景下文书档案管理工作探讨[J].办公室业务,2019(14):126.
[4]雷宇丹.文书档案管理特点与创新策略研究[J].办公室业务,2019(14):127.
[5]黄杰瑶.档案管理的信息化重构模式及建设研究[J].兰台内外,2019(19):11-12.