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信息化背景下高校教学档案管理

发表时间：2020/6/8 来源：《文化时代》2020年3期作者：李粲然

[导读] 在高校当中建立科学的管理模式，构建高校的档案管理体系，是当今高校教学研究的重要课题。随着信息化时代的到来，传统的院系档案管理方式已经不能满足现代教学工作的要求，开展微信公众号推送、Excel、云盘等现代信息平台的应用，不仅提高了院系教学电子档案的利用率，同时也对提高院系档案信息化水平起着非常重要的作用。本文就信息化背景下高校教学档案展开探讨。

中国人民解放军海军指挥学院江苏南京 210016
        摘要：在高校当中建立科学的管理模式，构建高校的档案管理体系，是当今高校教学研究的重要课题。随着信息化时代的到来，传统的院系档案管理方式已经不能满足现代教学工作的要求，开展微信公众号推送、Excel、云盘等现代信息平台的应用，不仅提高了院系教学电子档案的利用率，同时也对提高院系档案信息化水平起着非常重要的作用。本文就信息化背景下高校教学档案展开探讨。
        关键词：信息化；高校；档案管理


引言
        高校档案管理中应用信息化的方式能够推进教学改革，对教学质量进行完善，以此更好地提升教育教学效果。通过信息化的管理方式也能够帮助教师节省大量的时间，将更多的精力放在教学科研中，推进教育教学效率的提升，这也是高校教学档案管理的趋势。
        1档案管理概述
        高校当中的档案管理主要可以通过档案的实体化管理和档案信息的组织管理两个方面来进行。在档案的实体化管理当中，通过对资源信息直接进行审查与保存，用文本的形式将信息资源的实体进行保存。档案的信息组织主要包括对档案当中的信息进行收集、鉴定、分析、审核、保存等，通过电子化的信息平台进行高效化的分类与管理，在应用当中结合现代化的管理技术进行管理，采用先进化的技术手段，应用有效的管理工作制度，高效化处理各种信息。
        2当前高校教学档案管理存在的问题
        2.1管理方式有待更新
        在的当前的高校教学档案管理中所应用的方式主要是纸质的形式，在档案的收集、传递等方面都是采用手工操作的方式，这种陈旧的教学档案管理方式导致高校教学档案管理效率相对比较低。高校学生档案管理内容主要包括学生的学习成绩、思想品德、科研等方面的信息，这些信息与高校的学生处、教务处等方面都有一定的关系，正是多个部分之间的管理导致高校档案信息管理过于松散。此外，高校档案信息相关的数据库比较滞后，这些问题最终导致高校学生档案信息管理不能很好地进行分享，在一定程度上影响到最终档案信息的管理水平。
        2.2档案管理工作的工作制度有待完善
        虽然《普通高校管理办法》已经提出很长时间，但是在相关的管理工作当中，管理的质量水平较差。不少高校当中对于资料信息档案的收集、分类、管理、保存等仍旧缺乏相应的制度支持，管理当中仅仅规定了管理的大致框架，对于管理过程当中的细节内容不够完善。同时在管理的实际状况与管理条款之间仍旧存在着较大的差距，不少的规定和条款与实际的状况配合程度较差，工作开展质量不高。第三，我国的档案管理工作的技术手段较差，工作人员的专业性不足。随着我国科学技术水平的发展，在当今的高校档案管理工作当中需要先进的技术设备支持，原有的科学技术手段已经不能够很好地指导现阶段的管理工作。在管理工作当中应当确保管理数据的安全性和真实性，采用先进的技术设备进行高效化的技术分析，使得高校当中档案管理质量能够得到保障。设备技术的提升对于人员的工作技能有了很大程度的要求，但是工作人员中有很大一部分达不到相应的要求，不少高校当中聘请的人员缺乏社会工作经验，工作队伍的专业性素质不足，影响当今的档案管理工作。

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        3信息化背景下高校档案管理的建设策略
        3.1提高对教学档案管理工作的重视度
        我国高校普遍存在对教育档案管理工作重视度不足的现象，为有效解决此类问题，全面建设立足于信息技术的全新档案管理模式。一方面，高校档案管理人员需要提高自身教学档案管理意识，积极学习信息化档案管理手段和计算机基础操作知识，正确认识信息化档案管理模式对高校发展的重要性。在档案管理的过程中，立足于教学档案管理工作的科研价值、教学价值等，紧密围绕高校教师和学生的专业特点，构建一个集成化、详细化的信息化档案中心。另一方面，对于学校领导而言，同样需要加强自身档案管理意识和能力，结合互联网时代背景，积极了解和认识信息化档案管理优势，投入一部分精力在档案管理信息化建设当中。
        3.2构建科学、规范的档案管理体系
        在高校教学档案管理中对其进行规范是其转型发展的必然趋势，通过对高校教学档案管理工作进行规范，能够更好地实现信息资源管理的数字化，也能够更好地为教学提供更为优质的服务。从文档信息的载体来看，传统的教学资源档案管理主要是采用纸质的方式，这种载体形式需要进行大量的生产，要能够保证原始数据具有绝对的真实性，并结合相关标准。在信息化管理方式中，对信息化设备和安全要求比较高，为此，要能够注重构建相对比较完善的档案管理体系，以此更好地促进档案管理工作的开展。
        3.3加强档案信息管理人员的培训工作
        在高校教学档案信息安全管理中，工作人员的专业素养是非常重要的。随着信息技术的不断普及，对档案信息管理人员的技术要求也越来越高。但是，在实际工作中，档案信息管理多为学院老师兼职工作，老师们的专业能力有限，学校也未对相关老师进行系统全面的培训。在档案信息安全管理中，很多老师存在心有余而力不足的情况。此外，高校还应加强相关老师道德素养和敬业精神的培训，使其意识到自己工作的意义和重要性，提高其安全保密意识，组织相关老师定期进行信息安全法律考试，使相关工作人员具有丰富的档案管理知识和高超的档案管理水平，激发相关人员的工作热情，提高其工作的积极性和主动性。因此，高校要加强相关人员的培训工作，使其具备专业的理论知识和技能，建立一支高水平的档案信息安全管理队伍，为学校的教学活动提供有力的保障，使学校朝着更好的方向不断发展。
        结语
        在高校教学档案管理中对其进行规范是其转型发展的必然趋势，通过对高校教学档案管理工作进行规范，能够更好地实现信息资源管理的数字化，也能够更好地为教学提供更为优质的服务。高校教学档案管理中要注重提升管理人员自身的管理水平和能力，使其具备较为专业的知识和技术，鼓励管理人员进行管理和开发的创新。在高校教学档案管理工作中还要不断探索相应的措施，以便更好地实现档案管理的信息化，提升档案管理的利用价值。
        参考文献：
        [1]肖亚春.从大数据角度浅析高校档案管理信息化建设[J].办公室业务，2018（24）：91.
        [2]邬红云.基于信息化角度高校学生档案管理的新发展[J].城建档案，2018（3）：74-75.
        [3]孙红梅.从信息化的角度谈科技档案管理[J].办公室业务，2019（2）：77-78.