天津市永定河管理处 天津市 300220
摘要：事业单位档案数字化建设是一项非常必要和紧迫的工作，是实现档案信息化管理的前提和基础，加强档案数字化建设是时代和社会对于事业单位档案管理工作提出的最新要求，可以达成事业单位创先争优的根本目标，促使事业单位的发展势头更加迅猛。
关键词：事业单位档案；数字化管理；措施
1事业单位档案数字化建设的必要性
1.1是社会发展的客观要求
事业单位需要履行特定的社会职能，其发展与当地社会和经济环境密切相关，一般来说，事业单位的信息化建设水平越高，履行社会职责的能力就会越强，其获得的经济效益也会越多，这会极大的推动社会经济的发展进程，人们的生活条件也会得到明显的改善。因此加强事业单位档案的数字化建设，提高档案管理效率，促使事业单位的服务变得更加便捷化、高效化，能够赢得社会公众的满意和支持，员工的工作负担也会有所减轻，事业单位在社会上的形象更加光明、伟岸，其获得的社会效益也会更为可观。
1.2有利于提高事业单位管理水平
先进的、现代化的科学技术的应用是事业单位档案数字化建设的必然需求，会让事业单位档案管理工作模式发生巨大变革，事业单位的管理能力更强，发展态势也会更加稳定、良好。当务之急是要建立信息管理服务平台，一方面服务于广大社会公众，另一方面为事业单位各个部门之间的沟通和交流提供便利，促进数据信息的实时传递和共享。在此过程中会产生大量的信息，通过对信息的整合与分析可以及时发现当前事业单位管理的不足，之于事业单位管理体制和方法的改革有着非常积极的作用。
2事业单位档案数字化管理的现状
2.1缺乏科学有效的工作标准
尽管目前事业单位对档案管理的数字化都比较重视，但是就将这种数字化技术应用到什么程度、如何将两者有效结合起来、档案数字化管理所要达到效果的具体体现等问题都没有进行仔细的探讨，在所制定的工作制度中，也缺少就这些内容环节进行具体量化，没有进行明确的要求和规范，这使得工作人员在把数字化技术应用到档案管理时陷入了一定的被动局面。因此，要想改善这种现状，就要建设统一的数字化标准，这样才能促进档案信息的有效共享，提高其利用价值。
2.2档案管理的技术和设备相对落后
在进行数字化档案管理时，数字化技术的应用是非常关键的。但是就工作开展的情况来看，有的单位在应用技术时，没有与时俱进地运用最新的技术，使得技术和档案管理之间存在着不匹配的现象，所应用的技术相对落后。再加上由于投入有限，一些管理上所用到的各种软硬件设施也存在老化和落后的现象，没有及时更新和采用新的设备，不能够进行有效地利用，影响了档案工作的效率和准确性。
2.3档案管理人员的素质有待提高
数字化的档案管理，对管理人员有着更高的要求，需要管理人员既要懂管理业务，又要将其与数字化技术结合起来，共同作用于档案管理中，但是就事业单位的情况来看，在配置管理人员方面还存在一定的不足，主要表现在很多档案管理人员对传统档案管理工作流程十分熟悉，但是对数字化技术了解地不够深入，对于档案数字化管理模式还无法做到完全掌握，这就会降低事业单位档案数字化管理的工作效率和工作质量，阻碍档案数字化管理的进步。
3事业单位档案数字化管理应采取的主要措施
3.1科学选择主要技术指标
3.1.1色彩模式。灰度、黑白和彩色是数字化扫描的三种色彩模式，三者最大的区别是容量。对于蓝图、红色印章、彩色影像，清晰度要求高的，尤其是随着经济条件的改善，应最大限度地保持事业单位档案原貌，选择彩色扫描模式。
3.1.2分辨率。分辨率越高，扫描时间长、文件大，应立足实用原则，满足OCR识别标准的，可选择200DPI的分辨率；针对文字排版偏小、密度大、清晰度差的特殊情况，应至少保证在300DPI的分辨率。
3.1.3存储格式。
目前，纸质档案数字化扫描的格式主要有JPEG、TIFF，以及JPEG2000，目前使用最广的是TIFF存储格式。
3.1.4利用格式。事业单位档案的数字化利用格式主要选择的是PDF，以满足网络浏览、易操作，减少占用存储空间。后期打印时，应转换成TIFF格式，满足数字档案打印时的分辨率需要。
3.1.5数据挂接。待事业单位档案数字化扫描、图像处理完成后，利用相关软件对数据库中的目录数据及其对应的纸质档案数字图像进行挂接，达到数据目录与数字图像的一一对应关系。数据挂接时应保证目录数据与纸质档案数字图像的准确性、一致性，以及是否能够正常打开浏览。
3.2搞好数字化之后的处理
3.2.1OCR识别。通过OCR识别，能够有效解决档案数字化后的全文检索问题，提高档案检索的效率和准确率。当然，OCR识别率一般能够达到90%以上，甚至是99%，后期需要对其进行反复校对。要保持200DPI的分辨率，确保OCR识别需要。此外，要做好OCR文件命名，以保证数据迁移或移交时与扫描原件关系对应。
3.2.2图像数据压缩。档案数字化扫描后需要做好压缩。TIFF格式可满足图像的无损压缩。选择对JPEG格式图像进行压缩时，容易对图像造成不可逆损伤。目前，选择JPEG2000格式，可有效支持无损压缩。
3.2.3格式转换。为满足档案数字化之后的浏览、操作和存储，需要将数字化扫描之后的图像转换成PDF、DJVU、OFD等格式，尤其是PDF格式能够将文字图像建立在一个文件中，通过超文本链接、声音及动态影像等电子信息，对超长文件具有很好的集成度，安全性、可靠性较高。
3.2.4刻盘、移交。待所有档案数字化验收合格后，需要进一步做好刻盘及移交工作。目前，刻盘一般选择低成本、安全性高的DVD光盘，但光盘的容量小，使用寿命周期短等。因此，刻盘应选择光盘和硬盘，做好移交的安全保密工作。尤其是要将硬盘移交，确保数据安全。
3.3确保数据完整可用
事业单位档案数字化要保障数据的完整性和可用性，尤其是目录及图像的完整性和可用性。为此，必须保证档案条目著录的标准化、规范化，便于后期与大数据应用平台衔接。著录时要注意以下问题：题名的准确性。如“本省”应改为“XX省”；文件题名不能简单的为“通知”，而应是“XX通知”，保证题名的完整性；简称或缩写要准确、合乎规范；机关团体的责任者应使用全称或符合规范的简称；干部考察、奖惩、任免等人事档案，应建立相应的人名索引，便于后期可用。
3.4选择合适外包公司
事业单位档案数字化是一项专业性较强的工作，仅靠事业单位自身常常难以完成，这就涉及联系合适的外包公司，协助做好档案数字化工作。在外包公司招投标选择过程中，应选择信誉好、团队素质高、有良好业绩的外包公司。此外，还要考察其是否具有保密资质、行业口碑等。目前，外包公司档案数字化模式主要有三种：先扫描后编目；整理、抢救、数字化；直接数字化。不同模式各有其利弊，应结合事业单位档案现状合理进行选择。
结束语
档案数字化，是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、扫描矩阵CCD技术、数据库技术、存储技术等，将事业单位档案模拟信号转换为数字信号而产生的一种新型档案信息形式。随着现代信息技术的快速发展，事业单位改革的深入，将事业单位各种载体档案资源转化为数字化档案信息，以数字形式存储，网络形式连接，再利用计算机系统进行数字管理，实现对档案信息资源的高效管理和共享。
参考文献：
[1]史红波.新形势下事业单位档案数字化管理工作探析[J].才智，2018（34）：201.
[2]付亚萍.事业单位档案数字化现状及路径探索[J].办公室业务，2018（23）：76.
[3]李静辉.新时期事业单位档案的数字化管理[J].科技风，2018（32）：93.
[4]邢萌.事业单位档案数字化建设的路径选择分析[J].办公室业务，2018（20）：179.