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摘要：近几年，我国电子政务在信息化不断发展的过程中得到了一定的发展，所以档案管理的相关部门就要根据这一变化，及时的对自身档案管理的工作进行调整，提升自身电子政务档案管理的水平。本文就针对这类的问题进行了具体的分析，并提出了一些可行性的建议，希望有一定的现实意义。
关键词：电子政务；系统；档案管理；问题研究
一、引言
随着信息全球化的发展趋势，档案管理的想信息化建设也得到了一定的发展，但是得到发展的同时，也出现了一些新的问题，出现了一些新的挑战，如果档案信息技术能够运用到目前的档案管理的工作当中，那么档案的使用者再想要对档案进行调取和使用时就不用再经过各个部门复杂的手续了，而是可以直接与的档案进行对接，节省了许多时间，也为档案保管人员减轻了一定的工作量和工作压力。所以就要在目前的档案管理中运用新的档案管理的技术来实现这一目标，这是信息全球化世道对于档案管理职能的最新的定位，也希望能通过这种手段来实现档案管理全过程的无缝对接，并能通过这种方式保证档案的真实性和长期性以及完整性。这样的变化就会对档案管理中的档案学所研究的对象造成一定的影响，甚至是档案学相关的核心概念还有基本的理论都会受到不通程度的影响，这些问题的出现都是无法避免的，所以本文将会对这一问题进行具体的分析和探讨，并提出一些有针对性性的可行性意见，希望对电子政务系统中档案管理工作的工作人员有一定的借鉴意义。
二、现阶段电子政务档案管理存在的问题
（一） 管理权限不足，责任主体不明确
我国目前大多数的电子档案都在业务部门进行存放，这就造成了业务部门要比档案部门对于档案的管理权力更大的情况出现，但是，现实中情况就是档案部门和义务部门在共同的拥有档案的管理权，这样的管理模式，如果一旦出现档案丢失的情况，就无法找到责任人，业务部门和档案部门都会对责任进行推诿，不利于问题的处理。
（二）电子档案管理安全保证有待加强
目前我国电子档案的安全方面还存在着一定的问题，具体的问题有以下几点，首先就是技术方面的问题，电子政务系统现有的技术还比较低下，这样不利于电子档案的安全。互联网具有开放性的特点，这样的特点就容易使电子档案系统受到黑客的入侵，电子政务系统就会出现一定的问题，这样的情况发生，就会对电子档案造成一定程度上的损害，甚至是造成电子档案丢失。除了这方面的因素，对政务系统电子档案产生影响的还有自然因素和社会因素。自然界的一些自然灾害都会对电子档案的安全造成一定的影响，当然还有人为的因素，人为因素主要就是相关工作人员在管理中没有按照在正确的操作进行，而造成答案的损坏或者是丢失。上述的 这些原因都会在一定程度上对电子档案的安全产生威胁。
（三）文件归档存在技术层障碍和管理缺陷问题
再就是电子档案在归档的过程中存在着一定的技术方面的障碍，这个障碍主要包括3个方面：首先，业务系统中最主要的功能就是业务处理，所以业务系统就应该具备高效率这一特点，但是档案管理缺失需要冗余这个特性，这样的特性可以保障档案在一定年限内的安全。其次，电子政务系统的扩展性在一定程度上受到了限制，这样就给档案管理功能在嵌入的时候带来了一定的挑战。最后，在档案部门和业务部门之间，业务部门的权限要更加的大一些，但是，在对积存的数据进行清理时，就会出现链接发生变动的情况，链接发生变动就会造成档案部门无法快速直接的找出所需档案的情况，严重影响档案部门的工作进度。再就是电子档案在管理方面存在着一定的缺陷，首先就是关于管理权限的问题，无法确定管理权限到底归于哪个部门，因为存放的时候是在业务部门，业务部门的权力就要大于档案部门。其次就是责任的主体不够明确，业务部门和档案部门同时拥有这对答案管理的权利，一旦出现问题无法归责于一人。这些都是电子档案目前在管理方面存在的问题，而且是亟需解决的问题。
（四）缺乏统一的共享方式
对于电子档案整合和共享的定义，不同的学者给出了不同的意见，由于研究的需要不同，所以研究者对于电子档案从广义和狭义角度进行了定义，也从微观和宏观方面对电子档案进行了定义，这样的情况就造成了电子档案在整合共享时无法得到统一，存在着一定的复杂性，并且在进行整合的过程汇也是采取了不同的模式对其进行了整合，这样电子档案在整合的过程中就会受到多个方面的影响，没有一个统一的方式来实现共享。
三、解决电子政务系统档案管理问题的措施
（一）明确管理职责，确保组织保障
领导层的管理者应当提高对电子政务档案管理的重视，并将其作为最重要的工作来进行，还应该在具体的工作当中成立具体的电子政务系统专门的档案管理的小组，确定电子政务系统档案管理的责任主体，用这样的方式来保证电子政务系统档案管理工作的正常进行。
（二）全面考虑确保电子政务档案安全
电子政务档案在实际中会受到很多方面的影响，所以就要从各个方面来对政务系统档案管理进行保护，具体的方式就是，从技术的角度来说，要对自身的研发能力进行一定的提升，以此来保障电子档案的安全；从管理的角度来说，就是应该建立完善电子监督的管理体系，提升相关工作人员的技术水平。从法律角度来说，应该加强电子档案相关的法律法规的健全，保护电子档案的安全。从上述的这三个方面分别进行加强以此来对电子档案的安全进行全方位的保护。为政务系统电子档案管理工作正常的进行提供便利的条件。
（三）做好档案安全保护措施
因为电子档案是一种比较特殊的存在，所以电子档案的安全也就会受到来自多方面的因素的影响，鉴于这种情况就要从各个方面对电子档案的安全进行保护，首先就要从技术方面入手，加强相关的技术保护，对电子档案系统做一定的杀毒的措施，同时还要设置相应的登录密码，其次，要加强对员工的教育工作，提高员工对于风险的防范意识，还要建立相关的管理的体系来对员工的操作进行监管。相关部门也应从法律方面对电子档案的安全进行保护。
（四）对共享策略进行整合
档案管理是一个特别复杂的过程，所以就要从档案的背景，还有进行保存的环境还有管理的具体过程等这些角度来对其进行管理和整合。首先就是要形成一种一体化的共享的思维，这种思维的形成要从信息和实体两个方面来进行，对共享这一含义做一个统一的定义。其次，不同整合的共享的策略，其所达成的效果也是不一样的，所以就要具体情况具体分析，选取最适合的方式来对其进行整合。
结语
综上所述，本文对于电子政务系统的电子档案管理进行了4个问题方面的具体分析和研究，并针对这些存在的问题提出了一些可行性的意见和建议，在对电子档案进行管理的具体工作当中，要对具体的情况进行具体的分析，这样才能对症下药，不能所有的问题都用一种解决方式来进行，政务系统电子档案在管理的过程中受到多方面因素的影响，这些因素有些是无法避免的，所以只能在一定的程度上对其进行控制，这样才能更好的推进政务系统电子档案管理工作的顺利进行。本文所提出了一些针对性的可行性意见希望对相关部门的工作有一定的显示意义。
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