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摘要：在档案信息化管理和利用方面，很多企业都希望能够将信息资源利用率发挥到最大化，以此来强化其内部管理。作为企业，需要通过先进的管理理念和技术对所有档案进行信息化管理，实现多平台互通的价值。对此，本文分析了现代企业档案管理信息化建设的必要性，提出了基于信息化背景的企业档案管理改革措施。
关键词：档案管理；信息化建设；对策
当今社会已经全面进入信息化时代，企业面临的境况日益复杂，挑战与机遇并存，企业的经营决策需要加强对信息的利用，做好信息的加工与处理工作。企业档案是企业经营发展和日常管理的真实记录，是非常重要的信息资源。在企业的发展中，不仅具有重要的参考作用，还具有重要的凭证价值。因此，信息化时代，企业要加强档案管理信息化建设，进一步提高档案管理效率，切实发挥档案信息资源的价值，确保企业的长期发展。
1档案管理信息化创新的背景和意义
我国当前的社会发展信息更新换代的速度异常之快，这就导致企业的档案管理面临着巨大的压力和激烈的大环境，因此大部分企业逐步将自身的管理方式进行更新，积极地对信息化管理进行初步了解并应用，但总是会有新的问题出现在发展的进程中。其中，阻止档案信息化的主要原因以创新思想不强、观念意识落后、开发信息资源不够全面等为主。在这样的发展形势下，相关的档案管理工作者必须积极地重视起来，将档案工作的新局面尽快地依靠现代化发展手段进行开拓，做好档案管理信息化创新工作对于企业的发展规划以及社会的进步产生重要的意义。
2企业档案信息化管理的现状及问题分析
2.1档案管理意识较为薄弱
在很多企业中，对档案信息化管理都意识薄弱。面对当下信息化的迅速发展和大数据时代的日趋形成，人们的生活方式和工作环境均受到了一定影响。打破传统模式对档案进行管理，是对档案管理人员的一项挑战。信息化时代下，企业针对档案进行信息化管理所要耗费的资金较高，大多数企业站在无关紧要的立场，认为档案信息化管理对企业的发展不能够起到较大影响，是可有可无的存在，降低了管理者对档案信息化管理的重视程度。
2.2缺乏专业管理人才
新时期，数字化、网络化以及智能化对档案管理人员提出了更高的要求，其中信息化建设理解匮乏，没有形成更加全面的认知，系统内的业务操作和知识培训等都不精准，拥有的仅仅是简单的计算机操作和文字能力。这样一来，企业档案信息化管理在专业人才运用方面便极度匮乏，无法满足实际需求。
2.3档案管理缺乏安全性
企业领导对档案管理信息化的不重视，导致设备设施不能得到及时的更新，引进的系统存在缺陷或者管理人员专业性不足，导致信息化管理缺乏安全性。许多企业在档案管理人员是年纪相对较大的员工，缺乏学习专业知识的能力，在新技术的运用方面不熟悉，也容易导致档案的安全性得不到保障。而且很多企业进行档案管理信息化系统之后，员工缺少培训学习的机会，对应急情况缺乏处理能力。档案电子化存在入侵的风险，所以企业更应该重视专业人才的引进，制定相关规定，增加档案的安全性。
3企业档案管理信息化建设创新措施
3.1创新理念
想要完成企业档案管理信息化建设，要做的便是创新相应的理念。通过新的理念，从而完成实践。首先，要以服务为档案管理工作的首要目标，其次，在新的形势下，应完成档案管理的信息化建设，从而保证档案信息管理能够与时俱进。另外，企业可以利用培训等方法，来强化员工对与自身工作的态度，通过不断的提高自身的素养，从而为企业做出贡献。
3.2创新档案管理信息化机制
在当前的市场经历体制下，企业内部的档案管理工作也应该随着社会条件的变化而变化。为了使企业能够更好的发展，企业可以通过以下几个方面来强化自身的建设:第一，确立岗位责任制，将具体的工作内容确认到每一个工作人员的身上。第二，制定相应的奖惩制度。通过科学的奖惩，从而提高企业内部工作氛围的积极性。在确立以上规定时，要根据企业自身的特点进行制定，以科学的方法规范工作人员的行为，激发出工作人员对于工作的使命感。另外，提高对计算机软硬件的管理，标注出需要注意的安全事项，保证信息的安全。
3.3提升档案管理人员专业素养和业务水平
档案信息化的进行就要求信息档案的管理者需要拥有档案管理的经验还需要有一定的专业电脑知识。企业档案的管理，是利用当今信息化的高速扫描技术、数据压缩技术、数据库技术、网络传输技术等技术手段，实现档案信息的接收、传递、存储和提供利用一体化管理，最终实现档案信息资源的共建共享。不难看出企业如果想完成档案信息化建设，那么引进综合型人才是信息化进程的必经之路，企业除了可以从社会进行引进外，还可以筛选出信息化方面的人才进行档案管理方面的培训，从而达到企业档案信息化的要求。
3.4完善硬件设备和软件开发
从纸质档案保存到档案管理信息化转变需要一定的过程，将陈旧的档案进行归纳整理并进行档案录入也需要一定的时间，所以开发档案管理系统要尽量简便化，记录关键信息。技术工程师要根据需求设计几种应用软件，一种对内使用，运用企业内网进行查阅，此种应用可开放更多的查阅权限，让员工能快速找寻查阅。另一种设计对外的查阅软件，便于外界沟通使用。另外企业的硬件设施也需要时常维护更新，以适应信息化要求。
3.5提高档案服务能力
企业档案管理工作能为企业决策者提供全面、详细、具体的信息资料，有助于企业更好地完成运营管理活动，提高管理效率，促进企业的发展。而目前，企业档案服务仅仅是提供档案信息的借阅，服务内容有限，很难发挥档案信息的作用，造成企业不重视档案管理工作。因此，必须优化和提升档案服务能力。第一，优化现有档案服务功能。当前档案管理的主要功能是档案资料的借阅。对此，档案管理人员必须围绕借阅服务进行深度开发，可以借助数据挖掘技术、快速检索技术以及全文检索技术，提升服务效率，便于利用。此外，还要根据企业发展的需要，加强信息技术的应用，开拓更多的服务功能，提升档案管理系统的服务水平。第二，加强新功能的开发和应用。企业要在确保档案信息安全的基础上，科学梳理档案信息，并根据部门开放相应的档案信息调取权限，使更多的企业人员能够利用档案信息，提升档案信息服务范围。
3.6重视档案信息管理安全系统建设
在档案信息管理安全系统维护过程中，可以加强对数据库建设，实施标准化管理，采用加密技术，防止黑客入侵系统盗取档案信息，以此来保证档案信息方面的共享。从档案的价值方面来看，唯一性和历史性是其具备的必要因素，不仅能够为后续工作开展提供参考意见，还能够保留记录之前的成果，形成一定评估。所以，安全系统能够确保档案的完整性和有效性。通过一定身份认证，来获取档案信息，也是保证系统安全的一种方式。
4结语
随着企业生产经营规模的不断扩大，档案管理工作的价值日益凸显，档案管理信息化建设已成为企业档案管理工作的必然趋势。企业要发挥档案的积极作用，就要结合自身发展情况，通过重新构建档案业务流程、档案信息资源的有效收集和整合，提高档案服务能力等措施，加强档案管理信息化建设，保证档案管理信息化能够真正为企业的长期发展创造更多契机。
参考文献
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