库尔勒市住房和城乡建设局 新疆库尔勒 841000
摘要：在社会进步和发展下，新时期计算机技术和信息技术快速发展，以其独特的优势被广泛应用在档案管理工作中，促使档案管理工作逐渐从纸质档案管理朝着电子档案管理方向发展，电子档案管理可以更加高效、便捷，可以有效提升档案管理工作效率和工作质量，避免档案管理中的人为误差。基于此，本文就档案管理中的电子档案管理进行分析，结合实际情况，提出合理的应对措施。
关键词：档案管理；电子档案；意义；现状；对策
引言：传统的纸质档案在进行制作、收集、保存、调动、管理等工作是会花费较大的人力、物力；现今社会的快速发展，企业管理变革、人力资源调动等工作的频率日益提升，这就对档案管理工作提出了跟多要求，而随着科技的发展，电子档案的出现在很大程度上弥补了传统纸质档案的不足，本文就档案管理中的电子档案管理进行探索与研究。
1 电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
1.1 有利于节省人力物力
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
1.2 有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
2 当前电子档案管理的现状分析
2.1 缺乏有效管控机制，管理水平严重不足
目前，虽然一些企业制定了电子档案管理制度，但是缺乏长效的运行机制。目前国家现有《中华人民共和国电子签名法》、《保密条例》、《中华人民共和国档案法》，以及各行业、各地区的《电子档案管理办法》、《电子档案管理规范》等基础法律。不能为具体工作提供理论依据和行为规范，电子档案管理仍缺乏完善具体的法律法规，基础支撑和环境保障都存在不足之处。导致管理水平低下，严重制约着电子档案工作的开展，也就不利于企事业单位档案工作的进行。
2.2 信息安全性问题
由于每个电子档案都是单独的个体，而且可以时常对其进行修改，因此，在实际存储的过程中就容易被他人任意更改甚至剽窃，对电子档案带来了很大的安全隐患，电子档案的出现给档案工作人员带来便捷的同时也带来了更多新的问题，各种病毒软件的出现和不同网络黑客的袭击，时常威胁着电子档案的信息安全，这给人们的信息安全带来了很大的困扰。
3 加强档案管理中的电子档案管理对策
3.1 建立档案利用制度，整合各类档案资源
为了更好的利用电子档案管理，首先要建立完善的档案利用审批制度，制定利用审批的制度，规范了档案的使用，确保档案内容的真实性和安全性。相关人员需要查阅一个档案时，必须严格的按照规定行事，经过领导的审批，才可以利用档案。档案管理人员要学会利用网络技术，利用先进的技术进行档案的收集，使档案的信息能收集的及时，同时，要及时的更新档案，以便可以满足查阅者的需要。在建立电子档案的同时，也要做好纸质档案的管理，将两者相结合，创新电子档案管理的方式，促进电子档案管理的发展。
3.2 加强工作人员管理，提高档案保护意识
电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。
3.3 加强硬件设备投入，确保管理的安全性
单位应当进一步加强在电子档案管理中的投入，不仅是在软件方面的投入，在硬件设施方面的投入也应当较强，比如说，引进先进的数码设备或者是先进的电子技术等辅助电子档案的管理工作。要逐步建立起电子档案管理的相应数据库，积极为整个单位的电子档案的管理创造良好的硬件条件，真正解决电子档案储存比较复杂以及不够稳定的难题，除此之外还应当加强数据库的安全性建设，增加防护墙，使得企业的电子档案不会被黑客攻击，另外还应当对电子档案的接触人员进行严格的审查，从而确保整个电子档案安全性有所保障。
3.4 设计使用可靠的存储技术
与传统纸质档案管理不同，电子档案管理的核心工作是信息存储的安全性。纸质档案管理的存储有专门的档案管理室，通过请专人对档案进行管理与保护等使档案的安全性获得保障。而电子档案管理是采用互联网传递与共享数据，因此，此案子档案管理的安全性在考虑到单个计算机上的数据存储安全外，还要根据互联网的特性设计并使用分布式的数据存储技术。按照一定的策略及算法分布式将电子档案的数据存储于远程地方，同时还要对所有数据进行备份，这样就可以在电子档案遭到损毁后快速地将数据恢复。
3.5 严格管理电子档案存储载体
加强对档案馆的建设力度，由于电子档案存储载体受环境影响很大，为了保证环境的稳定性，结合档案所需环境条件因素建立专门的档案馆，加强对档案载体的保护，同时定期对电子档案进行检查。使用合理的电子设备和软件，在技术通用和兼容的环境下，对电子档案存储载体做更广、更全面的提高，从而提高档案的可用性。
4 总结
由以上的分析得出，传统的档案管理已经过时了，传统的档案管理存在很多的问题，工作繁琐、工作量也比较大，很容易出现弄混的现象，不利于档案管理，而电子档案的出现，解决了传统档案管理的很多问题，不仅减轻了工作人员的负担，相比以前，档案的收集、查阅、保管更加的方便。但是电子档案管理还不完善，需要进一步的改善，为了档案管理的保密性和安全性，需要培养专业的工作人员，不仅要熟练地掌握计算机技术，还要有相关的经验，良好的职业道德，加强工作人员的培养，有利于电子档案管理，可以推动电子档案的发展。
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