探究信息化建设在工程建筑档案管理中的应用赵国燕--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

探究信息化建设在工程建筑档案管理中的应用赵国燕

发表时间：2020/6/11 来源：《基层建设》2019年第35期作者：赵国燕

[导读] 摘要：现阶段，信息技术渗透到了各个行业之中，改变了人们的日常生活与工作，现实生活中信息技术带来的便利化影响随处可见。

        中建四局第三建设有限公司西北分公司陕西西安 710000
        摘要：现阶段，信息技术渗透到了各个行业之中，改变了人们的日常生活与工作，现实生活中信息技术带来的便利化影响随处可见。在建项目工程档案信息化是当前新时代档案事业快速发展的必然趋势，在建工程档案管理工作需有效结合在建工程项目的特点，不单单局限于对在建工程项目的档案进行收集和整理，还要结合信息化技术加强对工程档案的管理，从而提升在建项目工程档案的信息化水平。
        关键词：在建项目工程；档案资料；信息化
        1.工程建筑档案的主要特征
        就工程建筑档案管理而言，包含综合性与复杂性强的内容，诸如工程建筑项目施工设计方案、项目合同协议书、上级部门的审批文件、施工现场地质状况和环境等，并且还涉及施工资料、施工技术、设备购买等。同时，还需重视第三方信息、试验资料以及竣工报告等，采取各方配合与协调，将档案整理和管理工作做好。其次，工程建筑档案存在着特殊性，即一次性、确定性、实用性。其中，一次性指的是工程建筑项目的整个过程属于一次性操作，相应的档案由立项到竣工也是一次性形成；确定性，在整个工程建筑项目中，档案存在于各个环节，能够反映出工程建筑项目的建设和变化，所以工程建筑档案存在着真实性以及完整性；实用性，结合工程建筑档案，能够对真实情况予以了解，存在着极其重要的使用与保存价值，除了能够为工程建筑项目管理、维护以及扩建等提供依据之外，还能够为建设类似工程项目提供参考作用。
        2.在建项目工程档案信息化的意义
        由于工程项目在建设过程中会留下很多图表和文字资料，这些资料记录了工程项目在设计、规划、运行等多方面的信息。这些档案资料能够直接体现建筑工程项目的质量，也是对建筑工程项目进行评级的重要依据，对后续工程项目修缮、改造有着指导性意义。传统的工程项目档案管理主要是收集在建工程项目的纸质资料以及在建工程项目的照片，这些资料的收集和保管都是通过人工完成的，在项目建设过程中需要投入大量的人力和物力，并且整理以后的档案资料无法很好地被利用。对在建工程项目实现档案资料信息化管理，能够使得档案管理人员从大量的工作中解放出来，将工作精力放在对档案资料的整理和分析上，这有助于在建项目工程档案管理工作的效率得到提升。由于档案工程资料在收集过程中会涉及很多部门，因此需要进行长期收集，但一线施工人员往往有着很大的不稳定性，容易造成很多档案资料会被丢弃，这使得建筑项目在施工结束以后往往没有完善的资料，无法对档案进行集中分析和利用。如果将项目工程档案进行信息化管理，档案的内容和保存格式将会被统一，大量的电子资料可以被实时查阅，提高了档案查阅的效率，也能够使得档案管理部门的工作效率得到显著提升。
        3.信息化建设在工程管理中地应用
        3.1强化工程档案管理信息化工作的制度建设
        在工程施工企业中要想实现档案管理信息化，首先必须将一个和这种管理相适应的相关制度构建起来。现阶段就建筑领域的企业，国家已经制定了信息化建设制度和标准。对此，施工企业需要和自身情况相结合，创新制度，使其可以和信息化管理相适应，唯有如此，才可以使这些档案的管理水平得到保证。可以遵循监理和设计等相关单位的要求，分类归档和入库施工材料、图纸、文件等。此外，在制度方面，还需要保证进入系统的档案资料十分完整，如此可以确保相关决策人和企业领导做决策和管理中有据可循，并可以将这些档案资料的利用深度最大化提高。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

        3.2拓宽档案信息化管理的思路
        就档案管理而言，其目的在于为人们提供服务，工程建筑企业之中的档案管理部门与工作人员，需要将服务大众思想作为基础，对工作思路予以拓展，转变传统档案管理方式。同时，立足于信息技术，对信息化管理方式予以优化，除了需要重视对档案资料完整性的维护之外，还应对其予以科学的保护，增强对档案信息的运用，以便于人们更好的对档案信息予以了解。现阶段，在我国信息技术水平逐渐上升的背景下，档案管理方式出现了较大的变化，传统手工式管理逐渐向着现代化管理发展，增强了信息化建设，进而对档案管理工作者的专业知识与管理技能提出了更高的要求，对此工作人员需促进自身综合能力的提升，不能够只停留在传统档案管理员水平中。增强对工程建筑档案的运用，可以确保工程质量，就工程管理而言意义重大。其次，工程建筑企业需积极引进与培养专业素质与能力兼具的复合型人才，并在信息化建设的过程中，重视对人才队伍的建设，大力培养专业性强以及技术水平高的人才，确保其能够在具体工作中为工程建筑档案管理提供更加有力的支持。
        3.3引进先进设备
        若保存不当，纸质档案就会出现损坏，诸如虫蛀、霉变等无法逆转的状况。所以，工程建筑企业需增强对先进设备的引进，推动档案信息化管理进程，通过科技的力量来促进档案管理工作质量与效果的提升。其次，还应结合类型与规格对工程图纸、技术数据等相关档案予以分类管理，方便档案需求时可以迅速的进行查阅。其次，对档案予以信息化管理，并不是完全的放弃传统管理工具，而是在引进先进设备的基础上，通过传统基本工具对档案设备进行优化，促进工程建筑企业档案管理工作的顺利进行。就工程建筑企业档案而言，包含各项资料，所以需适当的提升设备采购资金，引进RFID系统，其和传统档案信息化读取方式相比之下，速度要快100倍，更加利于工程建筑档案信息化管理。
        3.4加快信息化管理进程
        新时期，工程建筑档案信息化管理还应将安全性充分考虑到，只有确保档案信息安全，才可以促进档案管理质量有效提高。因为传统纸质档案转变为信息化、电子化的工程建筑档案的过程中缺乏稳定性，档案人员必须将安全防范意识增强，将纸质化和无纸化共用的工程建筑档案管理模式构建起来，借助双项备份对网络中的网络攻击现象和病毒感染问题等进行有效防御，把工程建筑档案的安全化管理、信息化归类、信息化登记做好。如应就已经展开定期备份的工程建筑信息化档案做好备份，对备忘录予以完善确保工程建筑档案信息化管理的安全保护手段和保密制度的完善性，严格遵循涉密不上网的基本原则，使工程建筑档案数据库信息的安全性得到保证，以促进工程建筑档案管理更加高效化，实现信息化目的。
        结束语
        综上所述，在实际管理中，对这些信息化技术进行科学利用，可以将企业的工作合作水平有效提高，并可以更好地促进资源的流动、共享速度加快，进而将企业的管理效率和水平提高。同时可以使企业的运维成本得到节约，确保企业具有更强的竞争力。因此这类企业必须和时代发展保持同步，积极运用信息化技术开展管理工作。本文通过分析在建工程档案资料管理信息化的重要作用，以及传统档案管理方法对档案进行管理过程中存在的不足，提出通过引入信息化的方式来提高在建项目工程档案资料的质量和效率，以助于工程档案资料能够得到有效的保存，进而发挥出最大的价值。
        参考文献
        [1]傅晓玮.试论档案信息化建设与工程档案管理[J].低碳世界，2017（11）：270-270.
        [2]李青.浅谈新时期工程档案管理信息化建设[J].陕西水利，2019 （5）：77-78.
        [3]刘莹莹.档案信息化建设与档案管理研究[J].民营科技，2017（4）：115-115.