内蒙古兴安盟科右前旗民政局 内蒙古 137401
摘要：近年来，经济的发展，促进我国科技水平的提升。随着科学技术的不断发展，现代信息技术正在不断地改变着人们的生活方式、工作方式，全球信息化的触角正蔓延到人们日常生活的方方面面。档案管理工作同样经历着这样的改变，伴随着档案管理数字化程度的不断加深，对民政档案管理工作也提出了不同的要求与挑战，进而促使档案管理工作作出与实际相适应的改变，提高工作的质量与效率。本文就信息化对民政档案管理工作的作用展开探讨。
关键词：信息化；民政档案管理；作用
引言
民政工作是面向广大社会阶层群众的具体工作，承担着维护社会和谐稳定，提高人民生活水平的巨大压力，随着档案资料随时间的增多而增多，民政档案的管理难度也随之增加，传统的档案管理模式已经无法满足日新月异的社会发展速度。因此实行档案的信息化、现代化管理建设就变得愈加重要，同时，档案管理的工作也应引起各级民政部门的重视，相关工作人员也应尽快落实工作，争取早日取得实际性进展。
1信息化对民政档案管理工作产生的影响
1.1信息化提高了民政档案的利用效率
结合以往的民政档案管理模式可以了解到，以为管理方式不具备先进性，导致人事档案的利用效率一直得不到明显的提升，主要是因为在对档案进行查询时存在很大的难度，可能需要经过很多个工序之后才能获取到所需要的文件资料。因为传统的档案管理利用效率比较低，也导致民政档案管理工作一直没有受到高度的重视。而通过对信息技术的有效使用，可以在很大程度上减少手机档案资料以及查找的时间，对于提高民政档案的利用效率有着非常重要的意义。
1.2保证纸质档案资料的安全完整
在传统的民政档案管理模式下，纸质资料经常被查阅和使用，在频繁使用中增加了损坏的可能性。在民政档案管理中引入信息化手段，将纸质档案转化为电子档案进行归档、存储和利用，能够大幅度降低对纸质档案的使用频率，保证纸质档案的安全。同时，还可以节省档案人员人工查阅档案的时间，降低档案人员的劳动强度，提高档案管理效率。
1.3信息化促进档案载体转变为电子形式
以往的档案载体是纸质的，档案管理的整个过程均是手工操作的，现在随着计算机技术以及互联网技术的应用，档案存放变成了虚拟电子形式进行的存档。民政档案管理部门建立档案数据库，民政档案工作人员检索就从纸质资源检索转变成了电子化数据，工作非常简便。
1.4信息化突破了时间以及空间的限制
传统的民政档案管理工作，因为都是需要人工手动操作完成，在整理过程中如果因为个人疏忽可能就会导致文件发生损坏的现象，或者是档案管理工作存在漏洞。而通过信息化管理，只需要通过电脑以及客户端，用户就可以登陆账号对所需要的档案进行查询，同时还能够实现人机对话，在档案查询过程中不会受到时间以及控制的限制。
1.5社会工作方式的大势所趋
近二十年，社会发生了翻天覆地的变化，现在的世界早已脱离了书信传递信息的年代，也脱离了传真传递信息的年代，随之而来的是PC、平板电脑、智能手机在互联网时代的大规模普及，从方案的起草到修改，办理，归档到分发至各单位部门，甚至银行账单都可以通过计算机和网络进行。这种便捷的生活方式也深入人心，为了顺应这种改变，需要民政档案管理部门借助信息化的手段对民政档案进行科学、系统的管理，以计算机硬件为起点，提高计算机硬件的水平，完善档案资料的数据库等方式，着手更新档案管理的工作方式。
2信息化背景下提高民政档案管理工作的措施
2.1收集数字化的档案原始信息
原有的旧式档案管理办法随着档案数量的不断增加，种类不断增多以及时间的推移，空间的变化，都会导致一系列的管理问题存在，档案信息不全，更新不及时，各个地区的管理方案不统一，格式不相符甚至于档案遗失，破损等问题都是很普遍的，但是随着档案原始信息的数字化，所有人的信息可以保存在同一个电脑系统当中，这样既可以更好地保存档案信息，完成信息的及时更新，统一全社会的档案管理的格式，从而推动整个社会更加协调高效运转，又可以节省大量的用于信息整理与分类的人力物力，推动档案管理无纸化的进程同样能够提高工作人员的工作效率，降低工作难度。再加上与网络相连接，老百姓可以在任何一个地方查询相关的档案信息，在突破时间空间限制的同时，方便了人们的生活。
2.2加强民政档案信息平台的安全性能
随着信息时代的到来，以往的民政档案信息平台的安全性已不能达到现代发展的要求。所以，民政部门对档案信息系统进行升级，不断优化其安全性能，或者引进安全系数更高且性能更加稳定的档案信息系统，同时禁止接入外来数据来源的信息数据，也不允许用有信息化系统的电脑接受陌生邮件、QQ聊天，不能在该电脑上使用不明的硬盘、U盘以及光盘等等。在信息化系统的电脑上设立软硬件防火墙，以避免木马、病毒的侵袭。另外，还需做好民政档案数据的更新维护工作，安排人员专门管理该平台，并实施保密制度以及备份档案数据，保障之后民政档案信息化平台的建设能顺利完成。
2.3提升对民政档案管理者的综合素质
企业要对民政档案管理者进行不定期的培训，从而让民政档案管理者接受最新的信息技术和管理理念，这样才能提高民政档案管理者的综合素质，并且保障了民政档案管理工作的水平。所以说管理者在民政档案管理中起着非常重要的作用。
2.4提升民政档案管理部门的硬件配置
俗话说得好:“巧妇难为无米之炊”。所以民政档案管理的信息化建设必须依靠合适的硬件设备才能进行。扫描仪、打印机、电脑等信息的输入输出设备，在整个信息化进程中起到至关重要的作用，其中老旧的设备不应参与到信息化建设中去以避免不必要的麻烦，所以民政部门应加大对民政档案管理的资金支持力度，使用性能优良，方便快捷的设备进行信息的输入输出。此外，还可以将历史资料扫描整理、编辑入库，丰富档案馆藏资源，提升库房存量。全面推进档案资源的基础设施建设，管理制度，加快民政单位对历史资料清理的进展。
2.5创新档案管理信息化手段
随着云技术的发展与应用，许多大型数据库开始运用云服务平台，降低了档案管理成本，提高了档案的利用率。我国婚姻登记信息已经实现全国联网，但是在异地登记信息查询业务中仍然存在着查询周期长、信息不全面等问题，为了解决这一问题，民政部门可利用云服务平台建立起民政档案信息资源共享平台，聚合、分布和操作平台上的数据资源，实现民政档案信息的快速传递和高度共享，构建起开放性的资源利用环境。
结语
综上所述，在信息时代不断发展的背景下，信息技术在各个行业中得到了非常广泛的应用，并于提升工作效率和质量有着非常重要的促进作用。民政部门作为我国政府部门中一项重要的组成部门，其档案管理工作与人们自身利益有着直接的联系。因此，在民政部门档案管理工作也应该实现信息技术的合理使用，逐渐改变传统的档案载体，提升档案资料的利用效率。并且，民政部门信息化档案管理工作还可以在很大程度上提升档案数据的安全性，从而对社会效益起到了非常重要的维护作用。
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