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摘要：办公室档案规范管理不但能有效利用已有的良好硬件设施，且能够提高日常文书工作效率。基于此，本文阐述了办公室档案管理的主要特征以及规范管理的必要性，对办公室档案规范管理要点及其措施进行了探讨分析。
关键词：办公室档案管理；特征；规范管理；必要性；要点；措施
档案管理主要负责档案的收集、整理、分类、归档、分析、提取等工作，更多的是为行政和决策提供信息，这项管理工作贯穿于单位各部门各工作环节的始终，是一项服务性管理工作。其中办公室档案管理是档案管理工作的重要内容，因此为了发挥办公室档案的作用，以下就办公室档案规范管理进行了探讨分析。
1.办公室档案管理的主要特征
办公室档案管理作为单位管理体系中的关键环节，其管理效率与管理质量将直接关系到单位的未来发展。通常办公室档案管理特征主要有：
1.1资料收集和保存。资料收集和保存是办公室档案管理的重心，也是主要内容，档案重点对人事物以及过程的详细真实记录，对单位的发展来说具有重要意义，为领导的决策提供了依据。那么实现办公室档案规范化管理，必须把管理的重心放在档案收集和保存上，确保资料足够齐全和详细，特别是单位的业务和生产方面的资料，收集后采用系统的方式进行分类整理保存，并充分发挥信息化技术的优势，实现科学的管理。
1.2资料种类较为复杂的特征。单位日常运营包括很多方面，决定了办公室档案资料种类的复杂性，对所有资料进行有效整理、分类和保存，是一件工作量较大和相对复杂的工作。办公室档案管理包括所有的合同、协议书、会计资料和行政部门的资料，当然还有音频文件，所以办公室档案管理不仅是内容丰富还是工作量较大，实现办公室档案规范化管理，可以将更多的资料进行及时的分类和整理，提高了办公室档案管理工作的效率。
2.办公室档案规范管理的必要性
办公室档案管理是单位稳定高效发展的重要举措，并且办公室档案的规范化管理是适应单位标准化、规范化、科学化运行的需要，其必要性主要体现在：
2.1提升服务和管理水平的需要。办公室档案管理对于一个单位非常重要，因为档案管理的质量直接影响决策信息的准确性，科学的管理方法以及行政工作的效率。此外，办公室档案管理的标准化还可以改善办公室的整体形象，提升服务和管理质量，提升员工效率和成就感，并提升行政决策的科学性。
2.2依法治档的需要。办公室档案工作规范的根本在于依法治档。《中华人民共和国档案法》是我国办公室档案事业朝着健康方向发展的强力后盾。新形势下的办公室档案工作，需要健全办公室档案制度，做到灵活有效地管理。
3.办公室档案规范管理要点的分析
3.1公文制发的规范管理要点。绝大多数的办公室档案都以公文演变，所以制发公文是办公室档案工作规范化的根本性前提。第一，规范公文用纸，严格按照国家有关规定，选用优质，规格尺寸统一的纸种。根据横写横排的排版模式，需将装订线安排在左侧。第二，要保证公文字迹打印的清晰度，并易于长期存放。不管文档是打印的还是草拟的，或者不同的手写注释，签字，报表和记录等，所选的纸张，墨水和笔类型都不会轻易褪色，从而保证清晰，明了的书写效果，以备将来长期保存和使用。第三，严格核对签发手续，审核权限，文字标题，主/抄送单位，落款和日期。第四，文种使用应合理，格式起草标准，缩写词和非标准词应尽量少用或在行文中不使用，这将有助于今后规范管理和用信息化检索方法的实行。
3.2立卷归档规范管理要点。
立卷归档是规范办公室档案管理工作的准则，公文相似、重复及无序的立卷组合给规范办公室档案工作造成困难，也对办公室档案价值使用的最大化及快捷检索、案卷整体性基础目标造成影响。文件的归档重点由本部门的文件构成，要运用立卷归档作为规范办公室档案工作的准则，延续我国对文书处理的实践准则，从而促进标准式的办公室档案工作甚至满足信息化的要求。在现实工作里，立卷归档规范管理需处理好如下三项内容：第一，要正确掌握立卷归档文件的时间性，只有在达成目前文件任务才可立卷归档，否则会使办公室档案工作出现混乱及无序而无法立卷归档。第二，确立重点和合理分工。在实际操作中，应注意资料和文件之间的差异，尤其是内容、方式及意义的较多类似处的资料文件差别，详细问题需详细分析，从而减少重复和冗余的办公室档案工作，并有效地提高办公室档案的效率。第三，要注意整体性的全宗维护。归档时，不但要掌握中心与主次，还要严格保护全宗的出入口，禁止无法归档的文件进入，防止归档资料文件丢失情况发生。
3.3案卷质量规范管理要点。办公室档案的价值直接取决于是否可以全面收集卷宗资料。只有完整的文件资料才能保证办公室档案的保留意义。可以看出，立卷方式及装订案卷对规范式办公室档案工作的操作起着决定性作用。因此，提高办公室档案订卷的质量非常重要。所以，除了重视处理好立卷方式，便于办公室档案目标化管理里的检索与划分，还必须把握好装订案卷的质量关，有效管理其办公室档案。
4.加强办公室档案规范管理的措施
4.1不断提升档案管理人员的综合素质。办公室档案规范化管理必须要提高管理人员的综合素质，这样才能提高档案管理的工作质量，实现档案规范化管理。单位需要定时或者是不定时对管理人员进行专业技能和管理理念方面的教育和培训，全面提升管理人员综合素质，实现办公室档案规范化管理。
4.2加强办公室档案管理规范化建设。办公室档案管理工作必须对管理人员提出严格的要求，严格按照要求执行档案管理工作，日常工作中注重对档案资料的维护和更新，必须规范档案管理工作流程，使办公室档案管理程序更加规范化，且需要严格执行和监督管理工作，确保档案资料的准确性和真实性，还需要对档案管理程序不断优化，在保证工作质量和效率的前提下，优化档案管理程序，节约人力和物力。
4.3提升办公室档案信息化管理水平。办公室档案规范管理工作运用先进的网络电子信息化技术，不仅可以将单位内部各类档案资料按照类别进行分类管理，同时还可以准确而高效的对那些相对复杂的档案资料进行处理、保存。另外，利用信息化技术，办公室档案管理人员可以对各类档案资料进行补漏，避免办公室资料长期堆积。基于信息化技术的办公室档案管理模式，既保证了档案管理效率，同时又能节省归类整理档案文件资料的时间与精力，使资料检索变得更加便捷。办公室档案信息化管理具体表现为：第一，档案工作人员利用先进的信息技术，实现对档案信息的自动化处理，使档案信息的一体化管理得以实现，并为档案信息的高速检索奠定基础；第二，将数字化存储技术运用到不同载体上，并利用信息技术将此信息进行合成，形成新资源；第三，利用信息技术实现办公室档案信息资料的远距离、无障碍传输，完善信息资源的共享。
结束语
综上所述，档案规范管理是办公室档案管理的关键，是整个单位协调、掌握、高效管理运行的有效保证，因此为了发挥办公室档案在单位管理中的重要作用，必须加强对办公室档案规范管理进行分析，从而有效提升办公室管理水平。
参考文献：
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