在建项目工程档案信息化管理的现状及对策杨春娟--中国期刊网

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在建项目工程档案信息化管理的现状及对策杨春娟

发表时间：2020/6/12 来源：《基层建设》2020年第6期作者：杨春娟

[导读] 摘要：随着时代的不断发展，当前社会对工程建设的重视程度也在不断提高。

        中建四局第三建设有限公司西北分公司陕西西安 710000
        摘要：随着时代的不断发展，当前社会对工程建设的重视程度也在不断提高。同时建设项目工程不断拓宽规模，为了提高自身的综合竞争能力，需要积极革新内部管理工作和管理模式。所以，本文重点工程建设项目档案管理工作探究进行了探析，仅供参考。
        关键词：重点工程；项目；档案管理
        在工程项目中，工程档案管理发挥着极为重要的作用。在一个工程项目中，规范的档案管理，可以充分了解到工程项目的各项工作，保障各项工作的顺利开展。除此之外，项目工程档案管理也充分反映了项目工程的各个方面，建筑工程工作人员可以通过工程档案所记录的内容将工程项目存在的优势和问题充分了解，从而给予工作人员帮助，让其取长补短，推动项目工程正常开展。所以，企业应加大建设项目工程档案管理的力度，第一时间发现建设项目工程档案管理中存在的不足，并找到有效解决措施，进而使建设项目工程中的各项工作得到优化，为健康开展项目工程奠定坚实的基础。
        一、重点工程建设项目档案管理的意义
        第一，就建设工程的质量控制而言，重点工程建设项目档案发挥了凭证性的作用，其可以提供有力的信息依据服务工程质量控制。在政府进行审批环节时，重点工程建设项目的可行性报告、设计书、评估书等就成为后续项目建设的基础条件。而且在施工环节还会有各种文件的出现，如管理文件、进程控制文件、材料检测文件等都关乎项目质量。所以，做好重点工程建设项目档案管理意义非凡。第二，对于工程后续的管理、改建、扩建等，项目档案是有力的凭证。随着城镇化进程的不断加快，无论是交通运输还是城市结构的改善等方面，重点工程建设都是重中之重，并且在建设之前需要做好规划与设计，这就需要工程项目档案作为基本依据。如果重点工程建设缺少准确、真实的档案作为基础，就会影响项目建设的顺利开展。所以，重点工程建设项目有助于科学地规划与建设，对于后续的管理、改建、扩建等都具有重要的现实意义。
        二、在建工程档案资料管理过程中的不足
        1.对档案资料管理没有引起足够的重视
        由于很多施工单位存在对档案管理认识不足的问题，在实际的项目建设过程中，往往以建设项目工程为主，抓施工、抓质量、抓进度，而忽视了工程档案资料的重要性，简单地认为工程档案资料是为了应对相关部门的检查。因而存在很多单位没有完善的档案管理制度、档案资料管理人员变动频繁、未及时随着项目进度而进行相应的档案资料编制与收集以及管理不到位导致原件丢失等问题。
        2.档案资料管理制度有待进一步完善
        我国对在建项目档案资料有着明确的管理标准，但在工程施工承包合同中，却没有就在建项目工程档案资料的收集和整理进行明确的规定。这就导致在建项目工程中的各施工单位未能严格按照相关法律法规以及合同内容进行档案资料的收集和整理。从而造成档案资料缺失，往往会在项目竣工前对遗失的资料进行临时制作，而不是对在建项目工程的实际情况进行完整地记录，这使得相关资料的真实性难以得到保障。
        三、新形势下建设项目工程档案管理措施
        1.提高档案管理人员的专业素养
        在档案管理中，档案管理人员扮演着参与者和执行者的重要角色，其业务能力和档案管理工作的质量息息相关。最近几年，我国建筑工程的发展速度越来越快，在管理中工程资料方面有了诸多新特点和变化，这就对管理人员提出了更为严格的要求和挑战，档案管理人员的职业责任感和专业水平高不高，直接决定了档案管理工作能不能顺利开展。

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所以，积极培养档案管理人员，促进其专业水平和管理观念不断提高，使其档案工作思想、文化、政治等素质增强；将相关法律、法规的规定切实领悟和掌握到，让其更加有责任心，确保工程档案质量；把档案工作的责任感、自豪感以及自我管理意识增强，学习计算机和网络知识，培养现代档案管理复合型人才，为单位的发展奠定坚实的基础。
        2.加强对在建项目工程档案信息化的保护
        在建项目工程档案管理主要是将项目在建设过程中的各类资料进行收集和分析，以期对后续起到参考和借鉴作用，所以档案资料的真实性非常重要。相比电子档案，纸质资料更易表现原始资料的特征。一旦纸质档案被篡改，会留下非常明显的痕迹。电子档案则难以从表面识别出该文件是否被篡改，这就需要档案管理人员确保在工作过程中不对相关资料进行修改，保证电子档案资料的原始性，并在收集过程中将文件设置为只读模式，避免其他人员在阅读过程中对档案资料进行修改。档案管理人员还要为电子档案的保存提供合适的物理环境，由于电子档案保管的介质一般是硬盘，其往往容易受到来自温度、湿度等影响，甚至出现完全无法识别的情况，所以需要对相关档案资料的保管引起足够的重视。此外，还需及时对电子档案存储介质进行检测，如果发现潜在的危害，则要第一时间进行处理，以确保电子档案得到妥善的保管。
        3.创新工作程序，强化档案全过程管理
        由于档案管理会直接贯穿工程项目建设全过程，因此在创新档案管理中，就需要做好全过程管理。在具体操作中，需考虑以下几个方面：第一，工程建设环节，要将档案工作纳入对应的行政程序中去，并且在开工之前就需要将机构和档案管理人员直接纳入到报建程序中去。第二，在工程项目的建设初期阶段，需要针对档案管理人员进行技术交底，利用培训等诸多有效方式提高档案管理人员的工作水平。通过建立统一的档案管理工作标准，达到规范化的整理。第三，注重工程建设档案的整改和管理，在具体的项目档案管理中还需要认真对待各种形式的检查和指导。一旦发现问题，需要及时整改。另外，在组卷中还应完善审核处理，明确归档的实际范围，同时也要明确其顺序。第四，针对工程建设项目档案管理，还需要结合竣工验收备案处理。在工程建设项目管理中，因为竣工验收备案属于最后一个环节，所以也是最为关键的环节。因此，要直接将其与建设项目的档案管理工作相互结合起来。具体而言，即需要按照实际情况建立监督机制，全过程做好工程建设的监督管理，这样也可以确保工程建设项目能够顺利地实施下去。
        4.提升对在建项目工程档案资料信息化管理的重视程度
        在实际的在建项目工程档案资料管理中，工程档案资料没有受到领导层的重视，企业在项目实际的施工过程中未设立专门的工作人员和档案管理办公室。由于档案资料管理人员存在着很大的不确定性，导致在建项目工程档案资料的质量难以得到保障。企业想要快速推动在建项目工程档案资料信息化管理，需要相关领导提升对档案管理的重视程度，使得管理层和基层档案资料管理人员树立全局观，对档案资料引起足够的重视。此外，信息化建设是否成功与工作人员的参与程度有很大的关系，需要确保基层工作人员与管理人员能够在工作中对档案资料管理引起足够的重视，推动在建项目档案资料信息化管理的进程。
        结束语
        就建设工程而言，十分有必要加大管理工程档案的力度。以及传统档案管理方法对档案进行管理过程中存在的不足，提出通过引入信息化的方式来提高在建项目工程档案资料的质量和效率，所以，在今后的工作中，需要对重点工程建设项目档案管理引起足够的重视，并运用先进的档案管理模式，以期更好地服务于工程建设。
        参考文献：
        [1]戚蕉妹.做好基层单位重点建设项目档案管理工作的思考[J].城建档案，2017（12）：60-61.
        [2]孙斌.刍议如何做好重点工程建设项目档案管理工作[J].中国高新区，2017（22）：208.