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新形势下档案保密工作存在的问题及对策

发表时间：2020/6/15 来源：《基层建设》2020年第6期作者：李伶俐

[导读] 摘要：档案资源是非常重要的信息资源，其涵盖了多方面的内容，做好档案的保密工作是非常关键和重要的。

        邹平市城市建设经营有限公司山东滨州 256200
        摘要：档案资源是非常重要的信息资源，其涵盖了多方面的内容，做好档案的保密工作是非常关键和重要的。对于档案管理工作的开展来说，提升档案保密工作的开展水平和质量，其能够对于档案所有者的信息安全进行更好的保证，同时也能够保护你是档案工作开展当中的一个重点。近些年来，档案安全与保密提频繁出现各类事件，也对现阶段档案保密工作的开展敲响了警钟。我们应该结合新形势和特点，做好合理的改进和优化，在档案保密方面工作的开展当中引入更加科学的工作路径和手段，更好的应对新的要求和挑战。
        关键词：档案管理；保密工作；问题对策
        企业档案中含有大量的科技资源和知识信息等内容，尤其是涉密档案，涉及企业的商业秘密，甚至包含国家的核心秘密信息和数据，直接关系到国家和企业的安全和利益，稍有不慎就会造成无法弥补的损失，应该充分认识档案保密工作的重要性。做好档案保密管理工作，容不得半点疏忽大意，要求档案部门不断增强责任感和使命感，高度重视和重新审视档案保密工作，切实加强档案管理制度建设，对档案从业人员素质和保密管理水平提出更高的要求。
        1 当前档案保密工作存在的问题分析
        在当前新的发展形势下，档案资源得到了更加充分的利用，而其中所暴露出的一系列安全方面的问题，这对于档案保密工作的开展提出了很多新的要求和挑战。在以往传统档案管理工作开展的过程当中，档案资源所服务的对象具有一定的方便性和固定性的特点，同时传统档案和载体是密不可分的档案管理人员在为其提供档案服务的过程当中，往往处于一个人为监控的状态下，这就导致了其档案的泄密窃密问题能够得到有效的控制。而在当前新的环境下，档案管理应用的信息化和网络化的技术档案信息在传输和处理的过程当中处于一个相对开放的状态，这就为实际档案管理工作开展的保密性需求带来了一定的影响。如果其中出现了人为的攻击、信息的泄露等那么其都会带来档案保密工作方面的问题。与此同时，部分管理机制方面也存在一定的问题。传统档案管理机制下，具体答案保密方面工作的开展缺乏一个相对明确的工作规范，一些相关的工作流程也不够具体和明确，难以为实际档案保密方面工作的开展提供可靠的指引和依据。制度上的不完善和不规范，这是影响档案保密工作开展的一个重要的问题，我们应该给予其更多的重视和有效的解决处理。另外，在具体档案管理的过程当中，一些新标准化建设手段没有得到更好的落实，缺乏一个长效的发展标准和规划，这也为后续档案保密工作的发展带来了一系列的问题。
        2 如何提升档案保密工作水平
        第一，对档案保密意识进行提升。在档案保密工作开展的过程当中，提升档案保密意识，这是确保各项档案保密工作得到有效开展和落实的关键。在实际档案保密工作开展过程当中，很多问题都出现，都是由于相关工作人员自身没有形成一个良好的保密意识，操作不够严格，没有依据相应的工作规范来进行操作所导致的。为了更好的解决这一方面的问题，在档案保密工作开展的过程当中，应该做好相应的宣传和教育，让相关工作人员对于档案保密工作开展的重要性给予重视，同时掌握相应的保密工作的标准，能够严格依据相关规章制度来进行操作，为档案保密工作开展提供一个良好的范围和执行空间。
        第二，对档案保密管理的机制进行完善。在档案管理的过程当中，相关管理机制也应该随着时代的发展来进行进一步的动态化调整，这样才能更好的适应新的保密工作的开展需求。结合当前不同类型档案保密工作的开展要求和特点，做好相关管理工作的进一步改进，制定相应的管理制度，提升管理工作的规范化。

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例如，在当前档案管理信息化建设的过程当中，我们应该对电子文件原数据标准、档案数字化流程及相关数据格式等做好相应的完善，引入规范化、标准化的管理理念，以一个更加现代化的角度来做好档案管理方面的设计与开发，提升档案资料的安全性。另外，在具体档案资料使用的过程当中，我们也应该做好规范化的管理和控制，对于档案资料是查阅人员的身份权限进行进一步的确定，严格依据相关的保密规定来开展相应的管理工作，提升整个档案资源利用的管控效果。
        第三，对新的技术进行适应和有效应用。当前新的发展环境下，档案保密工作的开展，需要对各类新的技术的应用进行更好的适应。对此档案管理人员在档案保密工作开展的过程当中，应该对于各类计算机网络技术进行更加充分的了解，并且掌握一些网络安全防范方面的操作和意识，让他们能够更好的提升自身的档案管理水平。与此同时，档案管理人员也应该积极的进行学习，对于当前实际档案保密工作当中所存在的一系列问题进行更好的研究，通过与相关专家进行交流，攻克其中所存在的各方面的问题。通过将理论学习和实践操作进行更好的结合，围绕现阶段档案保密工作的开展需求，提升档案保密工作的开展水平和效果。
        第四，提高档案人员保密素质。档案人员保守秘密责任重大，必须有较强的责任心和高度的保密意识，在工作中养成良好的保密习惯，防止在不知不觉中泄密。通过开展保密培训、观看保密宣传片、订阅保密宣传教育书籍、杂志等方式，使档案人员了解保密工作的基本知识，认识保密形势的严峻性和保密任务的艰巨性，不断提高档案人员保密意识。同时加大档案保密工作宣传力度，通过保密手册、知识竞赛、宣传栏等多种宣传方式，增强广大员工的档案保密观念。加强档案人员对保密和计算机专业知识的学习，学会基本密级调整方法，会对计算机采取加密措施，提升档案工作综合业务水平。
        第五，加强档案库房安全管理。档案库房是存放档案的重要场所，要遵循安全保密、功能合理、因地制宜的建筑设计原则。一般来说，要按照国家规定单独兴建，对于不具备条件或规模较小的企业，根据实际情况将库房设置在较高楼层，选址要符合防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗、防水、防有害气体等“十防”措施要求，远离易燃、易爆、潮湿、有污染的场所。涉密档案要采取保密安全措施，加强保密设施建设，配备防盗门窗、防盗报警器、密码文件柜、保险柜、碎纸机和消防器材等，从保管条件上确保档案的安全。存储涉密档案的箱柜实行定人、定岗、定责管理。外来办事人员因工作需要确需进出档案室的实行登记管理，提高安全性。
        3 总结
        档案保密管理工作任重而道远，在革命战争年代，保密就是保生命，而在和平建设年代，保密就是保发展。档案保密是现行文件资料保密的延伸和拓展，不能因为涉密文件资料已经立卷归档，进了档案室保管，就如同进入了保险柜，可以高枕无忧。新形势下，档案保密管理工作也变得更加复杂，在档案的保密管理中既要确保档案在使用时的安全性，又要最大程度地利用档案文件，保密工作责任重大，任务艰巨，必须加强保密管理，防范泄密。档案管理人员要努力提高综合素质，恪守职业道德，遵守规章制度，保证各项资料的安全和完整，确保档案工作的顺利展开，同时进一步提高档案保密意识，投入必需的人力、物力和财力，切实加强档案库房的基础设施建设，建立一个坚固、安全的档案保管场所，不给不法份子提供窃取档案信息的机会，更好地维护国家和个人利益。
        参考文献
        [1]聂菊梅.新形势下档案保密工作存在的问题及对策[J].城建档案，2015，（11）：61-62.
        [2]黄琼娇.新形势下做好档案保密工作的思考[J].科技情报开发与经济，2011，（27）：135-136.
        [3]李新梅.浅谈档案保密工作中面临的问题与对应策略[J].科技经济市场，2014，（9）：125，126.
        [4]刘正平.探究如何做好档案管理中的保密工作[J].神州（上旬刊），2013，（6）：279.