山东省潍坊市奎文区人社局 山东潍坊 261041
摘要：在我们国家不断发展及进步的过程中，各行各业获得了良好的发展，人事档案是非常重要的人才信息管理载体，在任用人才方面可以起到非常重要的作用。伴随当前市场竞争越来越激烈，在人事档案管理的过程中遇到了很多问题，亟待解决。
关键词：新形势下；人事档案管理工作；困境；对策
引言
众所周知，在社会不断发展的过程中，人事档案管理工作是一项基础且复杂的工作，这项工作既是档案管理体系的重要组成部分，又对人力资源管理具有重要意义。在新的历史时期，人事档案管理工作者需要认识到人事档案管理工作环境所发生的变化，明确人事档案管理工作面临的机遇与挑战，从而在审时度势的基础上对人事档案管理工作的发展进行精心谋划，在超前布局的基础上力求主动，进而推动人事档案管理工作成效的提升。
1现代人事档案管理工作的价值
首先，人事档案是对工作人员信息进行记录的载体，在管理和招聘的时候，企业可以对人事档案进行完善，充分了解工作人员的实际能力和工作经历，让招聘人员和管理人员更好的了解员工。在管理的过程中，对人事档案进行合理的管理，可以积极的帮助管理人员选择人才，依照人才的能力选择合适的岗位，让优秀人才的能力充分的挖掘出来，对企业的管理质量提升具有很大的帮助，其次，在企业发展的过程中，人事档案也是保证企业员工利益的基础，员工的离职、转岗、退休等都需要根据人事档案的记录来进行操作，在员工工作的时候属于原始凭证，在实际操作的过程中具有一定的法律效力。
2新形势下人事档案管理工作的困境
2.1人档分离存在弊端，增加了人事代理成本。
人档分离虽然为企事业单位的人事档案管理提供了便利，但是其中的问题也是比较突出，如受聘人员在调整工资结构、获取福利待遇、参加职业培训、获取出国审核等方面对人事档案的依赖极强，因此，为获取档案材料，受聘人员不得不在单位与人才服务中心来回奔波，极大增加了人事代理工作成本。
2.2人事档案管理设施缺乏
伴随当前互联网发展速度进一步加快，电子化技术进一步发展，电子文本逐步代替了原有的传统纸质档案，纸质档案尽管可以对单位人事的情况进行有效的记录，然而纸质档案具有很大的缺点，比如说，无法有效的保存纸质材料，随着时间的增长以及翻阅次数的增加会导致纸张出现丢失或破损等情况，当前社会网络发展的速度进一步加快，人事档案逐步开始使用网络化经营管理，但是因为某些单位不重视档案的管理，档案管理部门没有进行网络化，造成很多管理设施缺乏，很多人事记录扫描件、复印件无法有效的向网络当中传输，造成人事档案管理过程中缺乏准确性。
2.3技术性风险
现代化的档案管理技术在事业单位人事档案管理工作中的应用，也存在着不容忽视的技术性风险。在人事档案管理中推广现代化的档案管理技术，是事业单位人事档案管理工作必然的发展趋势。然而，虽然现代化的档案管理技术能够有效提升档案管理成效，但是却也会导致企业面临人事档案信息安全风险，而如何有效防范这些风险，是企业人事档案管理部门面临的又一挑战。
3新形势下人事档案管理工作的对策
3.1进一步健全和完善人事档案管理工作条例
健全的档案管理工作条例能为高质量档案管理工作提供切实可行的制度保障。单位根据自身实际，全面完善人事档案管理条例，减少工作人员的失误，全力推进档案管理工作的顺利进行。首先，要适应新形势新要求，不断完善人事档案管理制度。人事档案资料的采集、收纳、鉴定、归档、保管等须有严格的制度规定的同时，还应适时进行相应的调整，以保信息采用的规范，档案管理工作的有序。其次，制定严格的考核制度。
实行一岗双责，严格考核，促进管理工作往更加严谨的方向靠近，提升人事档案管理人员专业能力，确保人事档案管理工作的安全性和可信性。
3.2进一步推动人档分离机制的优化，完善人事代理程序
推动人力资源供需的有效对接。在人事代理工作中，人档分离能够有效促进人力资源的流动，提高人力资源的配置效率。人才服务中心在人档分离机制建设与完善过程中，人事档案部门和人事管理部门应建立严格的管理制度，提高档案管理意识，加强档案相关法律法规的宣传与讲解，利用现代化管理制度搞好人事档案的管理，避免人才流动中的人档分离现象；明确人事代理期间的工作内容，要求个人或者企事业单位定期将变动信息归入到人事档案，并适当补充材料，提高人事档案管理的灵活性与有效性；简化人事代理流程，根据个人以及企事业单位的需求灵活调整档案管理机制；针对个人则积极推进人才交流、职业能力评估、就业指导等服务，将人事档案与个人发展相结合，提高人力资源管理水平。
3.3推行责任管理制度
想要对人事档案管理工作进行规范，需要积极落实责任追究制，把人事档案管理的责任落实到个人，比如说在分类管理档案的过程中，如果产生了分类混乱的问题，造成档案无法被顺利地查阅，就需要进行问责，追究相关责任人的责任，进行处罚。另外，相关的用人单位一定要合理的进行档案室的设置，并且保证档案室的环境大小能够达到使用的具体要求，并且设置相应的防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温设备，确保人事档案管理的完整、准确和安全性。
3.4提升人事档案管理人员的综合素质
在网络时代背景下，文档管理部门应该培养能够熟练利用计算机进行文档管理的人事档案管理工作队伍，全面提高管理人员的综合素质，做好思想教育工作，坚持实事求是、与时俱进的作风，组织人员进行大数据、云计算等理论概念的学习。除了领导组织档案管理人员学习之外，管理人员自身也需要不断提升自己的专业技能水平，树立终身学习的意识，工作之外，加强对计算机操作的学习，注重提高实操水平，能够熟练利用信息技术处理问题，将学到的先进理论应用到业务工作中。
3.5应用现代化技术，促进人事档案电子化
新时期，档案管理电子化已经是必然趋势。充分利用现代化计算机技术，结合单位实际情况，建立起相关的人才信息库，将传统的文字、图片等转化成电子信息进行保存，能够在很大程度上方便相关的工作人员。通过人事档案管理的电子化，为相关的工作人员提供直接在计算机上进行档案的调动、信息调取等便捷高效的服务。节约了人力，提高了人事档案利用效率，使得事业单位人事档案管理工作得以创新和发展。
3.6加强管理数据库建设力度
人事档案还应该优化管理技术，加强管理数据库建设力度，在网络环境下，企业应该顺应时代的发展，将档案管理工作同数字化技术相结合，可以采取纳入式管理方式，通过数据库进行管理，实现人事档案信息的共享，企业除了充分利用管理部门现有的设备，也应该配置相应资金，及时更新计算机的软硬件，建立适用于企业的多媒体数据库，做好防火墙、木马查杀等工作，保证数据的安全性。
结语
综上所述，在新的历史时期，现代档案管理技术的发展为人事档案管理带来了发展机遇，而如何有效应用现代档案管理技术并规避现代档案管理技术所带来的风险，则是对人事档案管理部门提出的挑战。在此背景下，人事档案管理部门需要重视转变工作理念并对人事档案管理工作的持续优化路径做出探索，从而为人事档案管理工作更好适应时代发展提供良好保障。
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