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数字化技术在档案管理工作中的应用张雪琴

发表时间：2020/6/15 来源：《基层建设》2020年第6期作者：张雪琴

[导读] 摘要：档案是一项基础性的管理工作，同时也是服务型工作，它对医院文化发展起着重要的助推作用。

        甘肃省嘉峪关市酒钢集团公司采购供应份公司材料部甘肃嘉峪关 753100
        摘要：档案是一项基础性的管理工作，同时也是服务型工作，它对医院文化发展起着重要的助推作用。在利用数字化网络技术开展档案信息管理过程中，虽然很难产生具体的经济效益，但是在医院这个工作环境中，对相关档案进行管理始终是不显山不露水，默默付出的一项重要工作。医院的档案管理工作随着社会的发展，注入了更多的时代元素。如何运用数字化技术促进企业发展，本文展开了探究。
        关键词：数字化技术；档案管理；数字档案
        1数字化网络技术在医院档案管理工作中的优势
        1.1提高医院档案管理工作的效率
        我们要知道，传统的档案保存方式一直是以纸质为主，在创建档案和分类、保存以及查阅过程中，都是极为不便利的，过程复杂且效率相对低下。而随着计算机数字化时代的来临，在进行档案管理时，计算机可以通过智能手段，将档案信息转化成文件，且进行保存，同时，利用数字化技术，还可以将档案信息快速分类和编目，极大地体现出了数字化在后期翻阅查找时，也只需要输入相关字词，便能检索到相应的信息材料，大大缩短了手动去寻找的时间，有效提高了管理和使用效率。
        1.2增强医院档案管理工作的安全性
        以往生活经历中，我们可以看到有因为个人档案泄露而造成很多不良后果的事情不断发生，究其根本，最主要的原因还是传统的档案管理模式存在问题，其安全性较低，容易让不法分子有可乘之机。然而当我们将数字化网络技术应用于医院档案管理后，其安全程度较传统档案管理提升到了一个新的局面，可以有效弥补这些漏洞，使信息进行安全加密处理，从而避免个人信息泄露，极大提升档案信息的安全系数。
        1.3有利于各部门进行信息资源共享
        数字网络技术的优势在于，可以建设档案信息数据库，也就是医院档案的管理人员可以对现有档案进行电子化处理，并通过智能化手段建立一个数据库，同时针对相应信息设立检索入口，经授权者便可快速查找需要的档案资料，这样一来，就能很方便地实现信息共享，减少了传统模式下手动检索查找各种档案信息资料的时间，方便了各部门之间的信息资源共享。
        1.4有利于节约医院档案管理成本
        传统的档案管理主要是依靠人工来对纸质的档案材料进行收集、归类和保存，在这样的模式下，不仅浪费大量的人力、物力、财力，还会直接导致管理成本的增加。而数字网络技术则主要依靠磁盘和云盘对相关材料进行保存管理，这样一来，可以很大程度上避免对人力物力的浪费，有利于节约医院档案管理成本。
        2现阶段档案管理工作存在的问题
        目前，我国档案管理工作已经取得较大的进展，但是基层档案管理工作中还存在一些问题，需要我们给予重视和调整。
        2.1档案管理人员的素质和能力有待提升
        基层档案管理工作发展经过了一段时间，目前档案管理人员的结构相对稳定，但是随着科学技术的快速发展，档案管理人员素质和能力有待提高，部分档案管理人员年纪较大，资历较深，但是对于数字化和信息化技术不够了解，对先进技术的知识管理不到位，档案管理效率有待提高，管理人员能力有待提高。现代化发展需要档案管理工作转变为数字化和信息化模式，但是档案管理人员这方面的意识有待加强，档案管理工作相对繁琐，一味依靠人为能力是不可能实现档案管理的高效化，因此，必须提高档案管理人员的素质和能力。
        2.2数字化档案利用率较低
        现阶段，档案管理工作相对复杂，尤其是档案资料的收集、整理和筛选工作较为繁琐，管理过程中还存在一些障碍，很多档案资料不够齐全，缺乏完整性，档案资料的利用率较低。数字化技术的应用可以有效提高档案管理的效率，但是实际情况是，部分企业或事业单位档案资料的管理中技术应用较少，档案资料利用率有待进一步提高。

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        2.3档案管理数字化经费较少
        由于部分地区对于档案管理工作不够重视，导致投入在档案管理上的经费严重不足，在其预算过程中，与其他事项相比，明显档案管理的投入较少，这影响着数字化技术在档案管理中的应用。由于缺乏经费投入，档案管理人员的薪资待遇较低，这直接影响档案管理人员的工作积极性。由于经费不足，档案管理工作效率短时间内难以很快提升。
        3档案管理中数字化技术应用对策
        3.1建立数字化档案管理系统
        数字化技术必须要依赖先进的技术和系统来应用，数字化技术具有较为强大的功能，档案管理单位要结合实际档案资料的管理情况，建立数字化档案资料管理系统，做好档案资料的整合和处理，进而保持档案管理的高效性[1]。档案管理数字化建设要加大投入，购置需要的扫描机复印是被饿，做好档案资料的检索和编目等，突出档案资料的价值。
        3.2培养专业性人才，提高管理团队综合水平
        档案信息的数字化管理模式需要运用到专业的计算机技能，比如对网络数据库的建立、对网站的维护等等，因而此职位对于管理者的专业知识素养有着很高的要求，因此医院还需要不断引进专业人才。另外，随着档案管理工作的不断深入，对于管理者的知识储备也要求越来越严格，因此还需要不断开设相应培训课程，对员工素养进行培养和提升，以满足档案数字化的管理需求。
        3.3搭建档案管理云计算信息处理平台
        数字化技术与云计算技术有异曲同工之处，新时期，档案管理工作要突出数字化技术的优点，云计算技术的应用也具有可圈可点之处，云计算技术主要是根据用户的操作指令，采用网络技术，运用搜索引擎获取大量的信息和资料[2]。数字化技术和云计算技术都具有一定的网络虚拟性，利用虚拟的语言形式将档案资料提供给用户。档案管理需要建立云计算平台，实现档案资料的共享，建立云平台可以及时更新信息，还可以实现资料的快速共享和传播，进而提高档案管理的便利性。
        3.4做好电子文件的收集和整理
        档案管理中有很多电子资料或文件，利用数字化技术比较重点的就体现在对于电子档案的收集和管理，包括文件、照片、录音、视频等资料，档案管理部门还可以利用专业设备，将纸质档案资料转化为电子文件资料，例如利用扫描仪等扫描档案资料[3]。档案管理部门要转变传统的人为管理模式，实现电子文件的科学归档和管理，节约大量的时间和精力。档案管理部门要制定扫描机技术规范，确定扫描索引信息，对扫描过程环节进行控制，做好扫描监督。
        3.5加强数字化技术应用
        在档案检索和查询中档案管理数字化建设要突出档案资料的价值，要重视档案资料的检索和查询[4]。在档案资料检索和查询时，要根据固定的关键词检索档案资料。及时确定档案资料的位置，利用数字化技术在数据库进行检索，避免检索复杂化，提高了检索的效率。数字化技术的应用可以打破时间和空间的限制，进而提高档案资料的管理应用效率。
        结语：
        综上所述，档案管理工作中应用数字化技术是档案管理工作工作发展的必然趋势和结果，在新的历史时期，强化是数字化和信息化技术的应用有助于提高档案管理的实效性。我国比较重视档案管理工作，从企业到事业单位皆是如此，要充分展现新技术的优势和作用，提高档案管理人员的素质和专业能力，提高档案资料管理工作的效率，促进档案管理工作的可持续发展。
        参考文献：
        [1]贾义燕.数字化信息技术在医院人事档案管理中的应用探讨[J].山东档案，2019（05）：69-70.
        [2]马荣.数字化技术在医学科研档案管理中的应用对策[J].中国集体经济，2019（28）：150-151.
        [3]邹莉.对基于数字化技术的生态环境监测档案管理研究[J].绿色环保建材，2019（09）：49.
        [4]戴琨.数字化技术在房地产档案管理中的应用研究[J].才智，2019（26）：202.