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摘要：在档案信息化管理和利用方面，很多企业都希望能够将信息资源利用率发挥到最大化，以此来强化其内部管理。作为企业，需要通过先进的管理理念和技术对所有档案进行信息化管理，实现多平台互通的价值。
关键词：企业档案；信息化；建设问题；创新思路
1建设档案信息化的意义
1.1档案管理信息化成为时代发展的潮流
档案管理是企业重要的组成部分。随着互联网技术的发展，企业会产生大量数据，因此，当代社会也被称为大数据时代，数据作为企业进行各项活动的基础，是企业发展的动力。随着技术的发展，互联网技术不断革新，它提高了各个行业的水平。因此，各种企业在发展的过程中，也受到冲击。其中，档案管理工作受的影响最大，传统的管理方式难以适应社会的需求，而互联网档案管理信息化是时代的产物。随着旧事物的落后，新事物必将崛起。因此，提高企业档案管理工作效率，在企业的发展过程中十分重要。档案管理工作在企业的工作中，是最为日常的工种之一。为了满足市场的需求，要加强企业档案管理的信息化建设。只有不断提高企业档案管理信息化建设水平，才能够真正的适应现代化的发展。
1.2使档案管理工作难度降低
在当前时代，信息技术已经深入每个人的生活中，所以档案信息化建设能够将纸质档案数字化，然后进行数据管理，从而使档案管理工作效率得到提高，并且降低环境的影响因素，保证档案信息的完整性。
1.3提高档案信息的查询速度
对于企业来讲，其在发展中会出现大量的信息，在传统的档案管理中，需要查询相应的数据时，需要大量的程序才能够完成。而构建信息化系统，能够使档案的查询更加方便，从而将资源的利用率进行提高。
1.4档案管理途径发生变化
在进行档案信息化体系的构建过程中，档案将通过电子数据的形式进行表现，档案在进行储存等工作时，都要通过网络平台进行构建，不仅提高了档案管理工作的效率，还促进了资源的优化利用。
2企业档案信息化管理的现状及问题分析
2.1信息化建设的设施利用率不高
在当前的部分企业中，其对档案的管理进行了档案系统办公软件的开发，并进行了使用，同时也引进了大量的计算机设备和管理设备。但是形式上的革新虽然做得比较好，可真正地进行档案信息化管理的时候，由于信息化管理技术的不到位，导致部分设备的功能没有被全面地利用起来。例如在部分企业中，计算机依旧被用于处理文字、收集数据以及进行检索工作上，网络设备部分实际的功能被忽视甚至是未被了解，这就导致信息化设备的利用率降低，档案管理在互联网中的参与程度下降。
2.2档案信息化的系统和规范建设不完善
在当前的企业市场中，普遍应用档案管理应用系统，该系统虽然有较为长久的历史，但是至今也没有发展出既定得到体系和规模。经过相关的调查表明，档案网虽然被建立起来，但是在全国普及方面还是没有落实到位，这就使得国家档案的数据库难以形成较大的规模，同时导致档案管理一体化依旧难以实现。其次，不完善的档案管理标准制度，严重地阻碍了企业的档案管理紧跟社会发展的脚步。
2.3企业档案信息化管理的技术型人才缺失
想要将档案信息化管理制度进行合理的建立健全，就需要具有良好信息技能的高等人才进行创新的融入。人才是企业的发展中赖以生存的基础，但是在部分调查结果中显示，企业在档案管理方面，尚未认识到人才的重要性，简单地认为档案管理工作人人都能做，这就导致档案信息化技术型人才的缺失，管理人员的基本技能不足，素养不够，在进行问题解决的时候考虑得不够全面。
3档案工作创新途径
3.1档案信息化观念转变的正确理解
首先，企业领导应该及时转变档案管理的思想，发现有效管理档案给企业带来的长久益处，对档案管理信息化建设提出与企业理念切合的主题，制定档案管理的规章制度和管理办法，加强员工对信息化的重视。其次，档案管理者要负起应尽的责任和义务，制定分类方法，将档案按密级以及使用的频率等进行分类保存。对于密级较高的档案要保留纸质档案，档案电子化时要设立保密权限，防止泄密，多重储存保证档案不会丢失。对于可公开的信息，可以在信息化系统中设置查阅链接，方便员工查询。
3.2纸质档案电子化，完善硬件设备和软件开发
从纸质档案保存到档案管理信息化转变需要一定的过程，将陈旧的档案进行归纳整理并进行档案录入也需要一定的时间，所以开发档案管理系统要尽量简便化，记录关键信息。技术工程师要根据需求设计几种应用软件，一种对内使用，运用企业内网进行查阅，此种应用可开放更多的查阅权限，让员工能快速找寻查阅。另一种设计对外的查阅软件，便于外界沟通使用。另外企业的硬件设施也需要时常维护更新，以适应信息化要求。
3.3建立合理的奖惩机制和岗位责任制
好的工作环境的建立除了硬件设施和软件设施齐全之外还需要对档案有效规范的管理。档案管理部门领导应将奖惩制度明确规定出来，让员工明确工作目标，使档案管理信息化趋于规范化。要制定详细的岗位责任制，员工负责的每一个岗位的要求要明确，奖惩的具体考核制度也要明确，鼓励员工为档案管理信息化建设出谋划策。
3.4档案网络化，建设查阅平台
档案管理信息化最大的益处在于便利，可以建设共享信息平台，将开放的信息通过网络传输的形式实现文件的共享，方便员工查阅相关资料，能够有效节省员工的时间，同时档案的利用率也会提高。而对于重要资料的查阅要进行资格限制，设立查阅权限。对密级较高的档案只能通过公司内网进行查阅，而且要进行身份审核，由档案管理人员对此进行审核，以保证档案的安全性。当然，如果人脸识别技术能够有效应用到档案管理人员审核中将能极大提高档案管理的工作效率。
3.5加强软硬件设施建设和人员培训
在企业档案信息管理和利用方面，除了需要制定长远科学规划以外，还需要加强软硬件设施优化和人员培训，以此来实现档案信息化建设目标。作为档案管理部门，应该重视与信息技术部门之间搭建良好的合作沟通关系，无论是业务上还是细节当中，信息化技术部门都能够及时给予良好支持，尽可能改善不足之处。对于一些较大型企业，可以设置较高的目标，以最快的速度实现将档案信息化建设归纳到企业的综合建设当中，做到资源配置全面化，充分解决软硬件问题以及人员培训方面的问题。首先，在硬件设施方面，企业档案信息化管理需要良好的网络硬件设施做支持，利用主干网络、数据库、计算机等进行信息存储，搭建良好的运营平台。其次，在软件方面，依据档案信息化建设规模，决定企业自行开发与购买，考虑信息兼容性的同时也要科学控制成本，避免在这一过程中造成浪费。最后，在人员培训方面，注重思想道德素质教育和个人掌握的基本技能，培养有责任意识的档案管理人才。在计算机软件熟练运用方面，尽可能运用对系统熟悉的人员，减少在培训过程中基本操作方面浪费时间。
结语
综上所述，档案信息化管理主要指的是运用现代化技术手段对企业的重要档案进行系统信息化操作，在科学合理范围内实现资源共享，以此来促进企业更好运转。相对于传统方式下档案管理，这样的优化方式不管是对于后期利用的便捷之处，还是对于整体数据的保存性而言，都有极大意义。
参考文献：
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