天津市城市建设档案馆 天津 300191
摘要：现在我国各企事业单位都十分重视档案管理工作。档案管理工作作为基础的管理工作之一，其作用是十分明显的，可以为企事业单位的发展和决策提供足够的资料和科学依据。数字化属于信息技术的一种，采用数字化技术可以提高档案管理的实效性，可以将一些有价值的信息和数据进行统一管理，定期统计和分析数据，便于档案资料的收集、查阅，以及档案信息的提取和利用。数字化技术具有强大的数据统计分析功能，数据传输能力较强，有助于实现资源共享，在档案管理工作中应用数字化技术是时代发展的选择。本文对数字化技术在档案管理工作中的应用进行了探讨。
关键词：数字化技术；档案管理；应用对策
1 数字化技术特点分析
1.1 依赖虚拟化载体
数字化技术主要利用信息管理系统进行数据和信息的加工、传输和存储，信息和数据的载体需要依赖大容量的计算机内存，还包括一些服务器和光盘、磁盘等，数字化技术需要依赖计算机设备进行查阅和处理，从这个角度上讲，数字化技术也是一种虚拟化技术，这也是数字化技术的重要特点。
1.2 信息处理快速
数字化技术的另一个显著特点是信息处理速度，数字化技术以快速的处理和传递信息为优势，在短时间内，信息和数据的传输共享由数字化技术来完成，计算机高速处理能力突出，对信息数据的处理速率决定了数字化技术的强大优势，这也十分符合档案管理信息化的要求。
2 档案管理工作数字化的必要性
在事业单位中，档案管理工作具有一定的复杂性，且工作量较为庞大，而随着事业单位的发展，档案的数量不断增加，若是仍然采用传统的管理方式，不仅会影响到工作效率，还会为档案查阅、调取、利用等带来阻碍。因此，在步入数字化时代以后，档案管理工作的数字化发展已经成为一种必然趋势。一方面，能够改变传统纸质档案自身存在的弊端，以电子档案的形式，将所有档案信息保存起来，避免在因纸质档案损毁而影响档案信息的精准度，另一方面，可以有效提高工作效率，数字化的实现能够简化档案管理工作，在调取档案时只需要搜索关键词即可，在提高工作效率的同时，还减轻了管理人员的工作压力，对于档案管理工作的进一步优化有着重要的现实意义。
3 当前档案管理工作存在的问题
目前，我国档案管理工作已经取得较大的进展，但是基层档案管理工作中还存在一些问题，需要我们给予重视和调整。
3.1 提高档案管理人员的素质和能力
基层档案管理工作发展经过了一段时间，目前档案管理人员的结构相对稳定，但是随着科学技术的快速发展，档案管理人员素质和能力有待提高，部分档案管理人员年纪较大，资历较深，但是对于数字化和信息化技术不够了解，对先进技术的知识管理不到位，档案管理效率有待提高，管理人员能力有待提高。现代化发展需要档案管理工作转变为数字化和信息化模式，但是档案管理人员这方面的意识有待加强，档案管理工作相对繁琐，一味依靠人为能力是不可能实现档案管理的高效化，因此，必须提高档案管理人员的素质和能力。
3.2 数字化档案利用率较低
现阶段，档案管理工作相对复杂，尤其是档案资料的收集、整理和筛选工作较为繁琐，管理过程中还存在一些障碍，很多档案资料不够齐全，缺乏完整性，档案资料的利用率较低。数字化技术的应用可以有效提高档案管理的效率，但是实际情况是，部分企业或事业单位档案资料的管理中技术应用较少，档案资料利用率有待进一步提高。
3.3 档案管理数字化经费较少
由于部分地区对于档案管理工作不够重视，导致投入在档案管理上的经费严重不足，在其预算过程中，与其他事项相比，明显档案管理的投入较少，这影响着数字化技术在档案管理中的应用。由于缺乏经费投入，档案管理人员的薪资待遇较低，这直接影响档案管理人员的工作积极性。由于经费不足，档案管理工作效率短时间内难以很快提升。
4 档案管理中数字化技术应用对策
4.1 建立数字化档案管理系统
数字化技术必须要依赖先进的技术和系统来应用，数字化技术具有较为强大的功能，档案管理单位要结合实际档案资料的管理情况，建立数字化档案资料管理系统，做好档案资料的整合和处理，进而保持档案管理的高效性。档案管理数字化建设要加大投入，购置需要的扫描及复印设备，做好档案资料的检索和编目等，突出档案资料的价值。
4.2 搭建档案管理云计算信息处理平台
数字化技术与云计算技术有异曲同工之处，新时期，档案管理工作要突出数字化技术的优点，云计算技术的应用也具有可圈可点之处，云计算技术主要是根据用户的操作指令，采用网络技术，运用搜索引擎获取大量的信息和资料。数字化技术和云计算技术都具有一定的网络虚拟性，利用虚拟的语言形式将档案资料提供给用户。档案管理需要建立云计算平台，实现档案资料的共享，建立云平台可以及时更新信息，还可以实现资料的快速共享和传播，进而提高档案管理的便利性。
4.3 做好电子文件的收集和整理
档案管理中有很多电子资料或文件，利用数字化技术比较重点的就体现在对于电子档案的收集和管理，包括文件、照片、录音、视频等资料，档案管理部门还可以利用专业设备，将纸质档案资料转化为电子文件资料，例如利用扫描仪等扫描档案资料。档案管理部门要转变传统的人为管理模式，实现电子文件的科学归档和管理，节约大量的时间和精力。档案管理部门要制定扫描技术规范，确定扫描索引信息，对扫描过程环节进行控制，做好扫描监督。
4.4 数字化技术应用在档案检索和查询中
档案管理数字化建设要突出档案资料的价值，要重视档案资料的检索和查询，在档案资料检索和查询时，要根据固定的关键词检索档案资料。及时确定档案资料的位置，利用数字化技术在数据库进行检索，避免检索复杂化，提高了检索的效率。数字化技术的应用可以打破时间和空间的限制，进而提高档案资料的管理应用效率。
4.5 培养复合型人才
在数字化时代背景下，复合型人才培养已经成为一项迫在眉睫的重要任务，也是新时期下档案管理的新要求。首先，要对档案管理人员的专业知识进行培训，必须要具备基本的管理工作常识，为了适应数字化档案管理发展，还需要针对其基本的计算机、硬件设备操作能力进行培养。其次，可以选择具备一定计算机操作能力的工作人员担任档案管理工作人员，并负责有关工作，在上岗之前必须要接受与档案管理相关的工作培训。通过这些方式，使得档案管理人员既可以完成管理也可以进行计算机设备操作，能够应对数字化档案管理中可能会出现的问题，具有重要意义。除此之外，企业还可以对外招聘复合型人才，同时，对档案管理人员的薪酬进行调整，并制定一系列奖励制度，将该项工作纳入考核范围，提供晋升空间与可能性，调动档案管理人员的工作积极性，提高数字化档案管理质量。
结束语：
综上所述，档案管理工作中应用数字化技术是档案管理工作工作发展的必然趋势和结果，在新的历史时期，强化是数字化和信息化技术的应用有助于提高档案管理的实效性。我国比较重视档案管理工作，从企业到事业单位皆是如此，要充分展现新技术的优势和作用，提高档案管理人员的素质和专业能力，提高档案资料管理工作的效率，促进档案管理工作的可持续发展。
参考文献：
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