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摘要：隨着我国信息化时代的到来，我国企事业单位档案事业想要实现国际化接轨环境下的稳健发展，必须采用计算机互联网技术对现有的文档管理环节进行数字化建设工作，以适应未来企事业单位发展的需求。信息化建设不仅为我国档案数字化提供了基础，还实现了存档入档的高效率与高质量。根据目前档案数字化建设进行分析，针对性地做出完善工作，以内网系统为主的系统管理服务平台作为事业单位内部实现数字化档案的基础设备，使其实现信息时代先进事业单位的发展战略，从而维护社会稳定、提高我国市场经济效益。
关键词：档案；数字化建设；档案资源；服务利用
1、档案数字化建设的主要内容
从数字化的对象来看，档案数字化的内容主要包括以下两个方面：第一，对原有馆藏纸质档案进行数字化，即将原有传统载体的档案通过扫描、加工和处理，进行数字化转换；第二，对正在形成的电子文件进行及时归档与保存，做到电子文档的齐全完整、真实有效。从数字化的程度来看，档案数字化的内容分为以下两个层次：一是档案目录信息的数字化，即建立档案目录数据库，严格规范档案信息的著录标引，科学选定档案目录的数据库结构；二是档案全文信息的数字化，即采用扫描录入的方式将档案全文按照原貌逐页存储为图像文件并为其编制目录索引，或是经OCR（光学字钧一技术）识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库。
2、数字化档案建设与服务和利用
2.1档案数字化建设原则
2.1.1文档一体化原则
经过多年的实践证明，数字化档案信息建设必须以文档一体化为前提，从单位的实际出发，把数字化档案信息纳入单位政务和专业技术及办公自动化的总体发展规划中，按照相应的技术标准与办公自动化融为一体，每个层面之间相辅相成，相互关联，相互作用，同步进行，健康协调发展，科学的管理，推进一体化建设进程。
2.1.2电子文件与纸质文件并存原则
在传统档案交接工作中，无论何种单位的工作人员都是采用人工操作进行档案登记。随着我国计算机技术的发展，大部分传统的行政工作人员舍弃了以往的手工档案登记，转而将其分类为数字化档案的OA系统收发模式，单位为了把控纸质文档的原始性质与电子文档的便携性，也因此在档案数字化过程中确立了电子文档与纸质文档的并存原则。
2.1.3安全保密体系原则
实践产生理论，安全保密是社会经济的发展要求，同时也是档案事业发展的需求，建立覆盖人民群众的数字化档案资源体系是多数人民群众和单位需求的呼唤，因此，数字化档案安全保密建设迫在眉睫。为了确保数字化档案的安全和保密，必须设置分类、分级防护体系原则的一体化的全过程监管原则。
2.2档案数字化建设的可行性的分析
目前，我国档案数字化建设尚处于初级阶段，在档案数字化建设中存在许多问题。因此，档案数字化建设中，必须进行可行性的分析。结合部门的实际情况，提出可行性方案，才能保证档案数字化建设健康发展。档案数字化建设的健康发展必须以基本条件支持保障，主要包括技术条件、网络基础设施条件与资金条件。档案数字化建设涉及计算机技术，多媒体技术、网络通讯技术等许多高新技术，技术条件是档案数字化建设的基本保证。要实现网络化利用需一定的网络基础设施，网络基础设施建设情况关系到数字档案信息在网络中的发布，如网站建设包括域名申请、网站规划、系统配置以及网站宣传等内容。档案数字化建设是一项庞大的系统工程，需投入大量的资金，进行档案数字化建设必须考虑经济条件。确保数字化建设顺利进行。
3、档案数字化建设的有效途径
3.1增强风险意识，保证档案安全性
档案数字化建设过程中有可能由于工作人员操作失误或是技术掌握不到位，造成数字化建设系统存在漏洞、档案信息资料不全，或者由于缺乏安全意识而造成重要档案信息的泄露，存在安全隐患。这就需要增强档案管理人员的安全意识和风险意识，通过日常教导、时时培训，增强档案管理人员在档案信息开发过程中的风险意识，确保数字化信息的真实、准确，同时要做好数据库的备份，及时更新数据库事务日志，严格加强对数据库的访问、查阅管理，以确保档案信息的安全性。此外，还应加强对档案管理人员的保密意识培养，通过健全信息安全制度，完善档案管理制度，来保证档案安全。
3.2统一建设标准，把好档案质量关
档案数字化建设与信息技术息息相关，而信息技术涉及面很广，要想实现档案的便捷管理和信息共享，需要制定统一的档案数字化建设标准，以使档案资源在各软硬件平台皆能具有较强的兼容性，也便于档案资料的保存与传递。这一方面需规范纸质档案数字化转化的格式，另一方面也应处理好音视频档案数字化转化、一体化利用、各数据库之间无缝衔接的问题，通过统一建设标准，规范档案数字化管理，以实现档案信息在互联网时代的高效传输，加快档案的信息化、网络化发展。
3.3加大经费投入，完善相关技术设备
档案数字化建设是大势所趋，是档案事业发展的必由之路。为推动档案数字化建设，需要相关部门加大经费投入，积极引进数字化建设软硬件设施，不仅加强档案管理软件系统的开发应用，以满足档案一体化管理的需要，还需加强数据库建设，根据所在单位档案管理的实际需要开发相适应的档案数据库，构建数字档案馆。此外，为加强对档案资源的开发利用，还需加强与其他部门的联系，开发通用软件，以实现档案资源与其他部门的高效对接，实现资源共享。此外，还应积极引入先进的扫描设备、计算机设备，以实现档案数字化建设的顺利开展。
3.4加强人才培养，打造专业人才队伍
档案数字化建设需要一支专业技术强、能力突出的人才队伍来负责实施，毕竟数字化工作不仅考察工作人员档案管理专业水平，还考察他们计算机操作水平以及扫描技术水平。因此，相关部门应加强档案管理人员培训，使之具备较高的信息化管理知识，可通过聘请专业技术人员来单位指导，或是开展专业知识学习讲座等方式，促进档案管理人员不断学习新知识，掌握信息化技术，了解档案现代化管理知识，不断提升数字技术能力，提高档案管理水平。此外，单位还可以通过聘请既懂档案管理专业知识，又有较强数字技术能力的人才来充实档案管理人才队伍，提升队伍整体水平，强化队伍专业能力，为档案数字化建设打好人才基础。
结语
在信息技术较为发达的当下，社会各个领域都在面临诸多挑战，很多行业已经逐步完成信息化转型，各类新型的通信技术也得到广泛应用，档案数字化建设逐渐趋于完善。各类新技术的应用使档案内容信息化并实现海量存储和快速传输，档案室的管理工作也实现现代化的飞跃，工作效率更是大大提升。档案数字化建设是档案管理迈向现代化的必经道路，能顺利地将高科技技术与档案室进行整合，让档案事业得以顺利迈向未来。
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