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摘要：电子信息化管理模式建设的作用和优势体现在能够提高档案检索效率、实现档案资源共享、提高档案管理工作的时效性、提高档案管理的精准度。因此，为了更好地完成信息化时代的档案管理工作，在现阶段档案管理工作中必须重视电子信息化管理模式的建设和应用，通过信息技术改进档案管理工作的模式和方法，提高工作的效率和质量，为各行各业的发展提供更加高效和高质量的服务。
关键词：档案管理；电子信息化；管理模式；建设；应用
1基于档案管理的电子信息化管理模式应用的作用
电子信息技术的发展改变了传统的档案管理模式。在互联网时代，大量的办公软件被开发并应用于人们的工作和生活中。该软件进行的工作方便快捷，准确度高，有利于检索和记录。电子信息几乎已经取代了大多数传统的管理方法。新的电子信息管理模式已成为新时期信息管理的主要模式。
1.1强化管理流程体系的规范性
在以往档案管理工作中，会耗费大量的人力物力，且因为人为因素所造成的档案管理问题也时有出现，给档案管理工作提升带来了阻碍。而通过电子信息化管理，可以有效简化档案管理工作流程，促进管理效率提高，实现档案管理工作的有效规范，降低了人为因素的影响。
1.2共享档案信息资源
在当今时代，信息共享是社会发展的主要趋势，各行各业都在进行信息化资源共享平台的构建。在档案管理中进行电子信息化管理建设，能够更好地实现对档案资源的共享利用。比如在当下通过建设信息化的人力资源档案管理平台，就可以便于企业查询所聘员工的详细信息，有效掌握员工以往的经历和表现，为企业选拔高素质高质量人才提供便利。同时通过信息化的档案管理平台，也可以使企业内部各单位之间的沟通交流更加便利，将信息资源的价值最大化[1]。
1.3为决策者提供可靠信息
通过分析档案能够更好地掌握企业或者单位在一定时期内的经营发展以及人力资源配置情况。通过电子信息化管理，可以使档案管理工作的质量得到进一步保证，确保档案资料的全面和真实，这样就可以在企业制定决策或者预测发展趋势时有所依据和有所参考，为企业正确决策提供有力支持。
1.4提高工作效率
无论哪种工作都有着既定的工作流程，都离不开相关人员和部门的协作配合。通过构建电子信息化的档案管理平台，可以实现信息资源的有效共享，为相关人员和部门间的沟通交流提供便利，缩减工作环节，使工作效率得到提升。通过调查研究可以发现，在电子信息化档案管理平台构建后，企业对档案管理工作的利用率和工作效率会大大提高，既节约了时间，也节约了成本。
1.5保证档案管理工作的时效性
时效性是电子信息化档案管理的突出优点，在以往的档案管理工作中，对人力和物力的需求量非常高，且会耗费大量时间，经常会造成工作延误问题。但是在应用电子信息化管理后，相关档案信息和数据就可以迅速通过电子信息化平台传递到档案库中，大大提高了档案管理工作的实效性。
2基于档案管理的电子信息化管理模式的建设措施
2.1加强硬件和软件建设，建立网络档案系统
电子信息化档案管理模式的构建必须建立在相应硬件设备和软件设施的基础上，因此在现阶段必须加强硬件和软件方面的建设，为档案管理的电子信息化建设提供必要的条件和支撑。
同时网络档案系统是电子信息档案管理模式运行的基础，因此当下也需要做好对网络档案系统的构建，建立统一的标准和系统。首先，需要在档案录入过程的数据化建设中对档案录入和归档进行统一规定。其次，切实保证档案管理的安全性，对档案资料进行分级，并设置相应的权限和档案管理规范。所有用户在进行档案管理和使用的过程中，都必须完全遵循既定的规范和要求，保证档案管理和使用的规范性和科学性，加快档案管理信息化建设的速度。此外，为了更好地促进档案管理电子信息化系统的应用，还需要从构建服务网方面入手，通过构建网络平台实现对档案信息的共享利用，充分发挥档案管理电子信息化系统的价值和作用[2]。
2.2加强电子文件的管理，为档案信息化奠定基础
电子文件受自身载体性质的影响，容易出现损坏问题。将电子文件输入计算机信息管理网前，都会按照相应的要求转换文件，保证格式的统一性，这就给数字的利用和保存提供了便利。然后对那些没有被要求输入计算机信息管理系统中的电子文件，需要从中选择有价值的电子文档，并对其进行整理和编辑目录，然后借助网络将其传输给档案管理部门，并在信息管理网中设置专门用于归档的网络专线，以此来构建用于归档的专用系统。所有电子文件都可以借助该系统进行电子文件传输，从而大大方便了档案管理部门的工作。同时，档案管理部门还需要与其他相关部门进行协商，统一归档文件的格式和要求，制定相应的规范和要求，在归档过程中，为了更好地保证数据真实有效，相关文件必须由业务部门进行传输，档案部门不能自行下载。此外，档案部门在完成电子文件的接收后，必须存入光盘或者其他稳定储存载体中。电子文件归档工作并不仅仅是管理部门的责任，同时与其他相关部门都有密切的联系，所以在当下需要协调好档案部门、计算机管理部门和文件提供部门之间的关系，保证三者的有效协作。文件提供部门对各相关管理业务的了解都非常全面，所以在归档工作中占据着重要地位，肩负着鉴定工作价值的重要责任；档案部门需要熟练掌握与归档相关的要求和标准，充分履行统筹管理的责任；计算机管理部门为电子文件归档工作提供了有效的技术支撑和条件支撑，所以在电子文件归档工作中也占据着极其关键的地位。以上3个部门彼此之间都存在职能交叉联系，在具体工作中，必须充分发挥各自的优势，履行各自的责任，保证档案管理编制信息化模式建设目标顺利实现。
2.3强化技术处理，做好电子档案的有效管理
档案的电子信息化管理是档案管理工作发展的必然趋势，所以档案管理人员需要全面深入研究当下电子档案管理工作，做好当下电子文档的接收、处理和保存工作，做好对原始电子档案的保存以及新组合文件信息的分析和掌握工作。即在电子档案归档后通过相关计算机技术操作来改变电子文件的属性，使电子文件变为不可更改的只读性文件，进而实现对原始电子文件的有效保护，切实保证电子档案真实有效[3]。
2.4对电子文件档案进行有效保存
虽然电子文件可以通过光盘或者U盘等进行保存，这些磁性材料的稳定性非常好，且在进行信息读写时是无接触的，对信息的保存效果非常好。电子文件刻录到相关介质上，信息在经过密封保存后，能够有效杜绝磁场、灰尘、水分等影响。然而电子文件的形成期相对较短，所以在储存方面还有待验证。因此在当下电子文件档案保存中，必须定期对电子文件档案进行备份，以提高电子档案保存的有效性。
结束语
随着各行各业的不断发展，档案管理工作显然已经成为了促进其发展的重要资源。只有做好档案管理的电子信息化建设和应用，才能更好地提高档案管理工作的效率和质量，实现档案价值的充分利用，为各行各业的发展提供有效的帮助。
参考文献：
[1]李雪梅.档案管理中的电子信息化管理模式建设及应用[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2019（11）：46-47.
[2]肖钦钦.档案管理中的电子信息化管理模式建设及应用[J].才智，2019（27）：231.
[3]侯雯.档案管理中电子信息化管理模式的应用研究[J].办公室业务，2015（21）：32.