新乡黄河河务局原阳黄河河务局 河南省新乡市原阳县 453500
摘要：最近几年，我国科学技术水平不断进步与发展，已经步入到信息化时代，各个行业工作也逐步发生变化。档案管理作为一项复杂且对工作质量、效率要求相对较高的工作类型，也需要结合时代发展，引入先进技术，构建数字化档案管理模式。
关键词：事业单位；档案数字化管理；现状与对策
引言
现在我国十分重视档案管理工作，从各事业单位到事业单位等等，档案管理工作作为基础的管理工作之一，其作用是时分秒明显的，可以为事业单位的发展和决策提供足够的资料和科学的依据。数字化技术属于网络信息技术的一种，采用数字化技术可以提高档案管理的实效性，可以将一些有价值的信息和数据进行统一管理，定期统计和分析和数据，便于档案资料的收集、查阅、提取和运用。数字化技术具有强大的数据统计分析功能，数据传输能力较强，有助于实现资源的共享，在档案管理工作中应用数字化技术是时代发展的选择。
1事业单位档案数字化管理现状
1.1管理人员综合素质有待提高
在开展事业单位档案数字化管理工作中，人才的重要性不言而喻。档案管理数字化工作的开展主要是依靠人员展开，信息技术的飞速发展要求人才的素质必须跟得上，而档案管理数字化也在要求工作人员必须能够与时俱进。纵观当前事业单位档案管理人员现状能够发现，由于受到机构编制等因素的影响，档案管理人员的更新比较慢，现有人员缺少专业化的培训，导致文化软实力受到了限制，专业性不强加上管理技能不到位，缺乏专业与管理技能于一身的核心人才势必会影响档案管理数字化工作的开展。
1.2档案信息化建设滞后
目前在事业单位档案管理中，因传统的思维模式和观念，还普遍存在档案管理信息化建设重视度不足的情况。不少事业单位仍将档案管理视作普通资料的保管工作，缺乏事业单位战略高度的认识；一些事业单位管理者对于信息化档案管理系统还停留在档案信息化建设阶段，对于档案信息化管理缺乏整体管理意识，因此事业单位档案信息数字化建设需要对传统落后的档案管理方法和理念予以摒弃，对信息数字化档案管理制度体系进行建立和完善。
1.3档案数字化管理安全意识不到位
通过互联网技术进行档案数字化管理工作能够大幅度提升工作成效，让档案管理变得更加方便，但是互联网的安全一直是业界所担忧的问题，一旦受到黑客的攻击，或者计算机受到病毒感染等都会影响到信息安全。由于部分事业单位档案管理工作是由一些非专业人员承担，缺乏必要的计算机技术知识，不能全面认识到档案管理工作，信息安全意识淡薄，导致档案数字化管理中的一些重要信息存在泄露的风险。
2事业单位档案数字化管理优化对策
2.1档案管理制度落实
在事业单位管理中，档案管理具有复杂性高、操作琐碎的特点，作为事业单位决策科学性的重要保障手段，档案管理的质量与水平也越来越受到重视。因此为了更好地发挥档案管理的作用，需要对档案管理数字化建设以及相关管理制度予以健全和完善。事业单位应结合自身特点，对档案管理部门的管理制度予以建立，使档案管理的稳定性得以保障。在档案信息数字化管理过程中，对现代化技术手段应加强应用，加大先进设备及技术的投入力度，使档案数字化建设的物质基础和支持得到有效保障。另外加强档案管理信息化建设的宣传和协调力度，通过事业单位管理层的高度重视，使事业单位整体员工提高对其重要性的认识，并在实际建设过程中，提高各部门之间的协调配合力度，使事业单位的档案管理水平得到全面提升。
2.2更新硬件设备
为了更好地实现数字化，事业单位在今后应该根据可动用资金数量，阶段性的更新硬件设备，这样才能够为数字化发展创造一个良好环境。首先，更新硬件设备应做好原设备上的保存工作，也可以存储在“云”端，硬件设备更换以后的重新下载。其次，在设备更换完成以后，事业单位必须要对设备进行调试，确保所有的设备都能够进入正常工作状态，尤其是计算机，作为数字化档案实现的主要载体，其性能、安全稳定性关系到数字档案的上传、下载、存储等，必须保障计算机系统安全无漏洞，为个后续开展的各项工作提供充足保障。最后，除了硬件设备本身，事业单位还需要为硬件设备运行提供良好的环境。一方面，针对用于档案管理的一系列硬件设备，应为其提供专门的房间，并安排专门的人员进行定期打扫，同时，也方便统计档案查阅人员，避免档案出现丢失的情况;另一方面，需要定期对这些设备进行检查，计算机为着重检查部分，保证硬件软件都不存在问题。
2.3深化档案数字化管理的安全保密制度
档案管理很重要的一个环节就是保密工作要做到位，无论是个人信息、单位信息，根据信息的等级、重要性，会有一定程度的保密时限、级别要求。如果信息泄露，轻则泄露机密，重则被不法分子利用，给单位造成的损失无法估量。首先，要根据档案的特点、内容、重要性设置保密级别，配备相应的管理权限，能够控制信息安全和管理成本的平衡。其次，档案管理人员要有安全意识和信息管理技能，能够有效管控数字化信息的安全性。再次，要对系统进行有效加密、定期维护、检查办公设施，及时排除安全隐患，确保档案管理的安全。
2.4运用现代化管理手段
现代化管理手段主要是指数字虚拟技术、高微缩技术、智能技术等，随着科技的快速发展，这些现代化技术在各个行业中的应用日益广泛。就事业单位档案管理工作的特点来看，事业单位可以引入密码技术、面部识别技术、指纹技术等，来提高文件管理的安全系数。第一，可以建立专门的档案室，用于存储纸质档案、档案硬盘，进入查阅的人员必须要通过指纹识别、面部识别以后才能够进入，避免外人进入档案室窃取、修改、随意查阅档案;第二，数字化档案则是可以利用密码来实现保存，对于需要共享的档案也应该做好加密处理，只有输入正确的密码才能够查阅，最大程度上保证数字化档案管理工作的有效性;第三，可以引入智能技术，配合声音识别技术，可以通过声音来直接调取档案，减少中间环节可能会出现的差错，降低档案管理工作难度，为更好地实现数字化档案管理工作创造有利条件。
2.6提升档案管理人员的综合素质
对于事业单位档案管理人员来说，要能够打破传统思想观念的束缚，树立数字化安全意识，利用业余时间进行学习培训，掌握新的技能，更新自身的知识结构，坚持与时俱进，更好的适应档案数字化管理的节奏。事业单位管理者要能够认识到提高档案管理人员综合素质的重要性，这是进行档案数字化管理的基础和前提。要不断加大人员培训力度，运用多样化的培训方式，确保培训内容符合档案工作实际，采用视频学习、讲座学习等方式为工作人员普及档案数字化管理的理论与技巧，在培训中加入信息技术知识，通过培训提升工作人员的专业素质。
结语
综上所述，档案管理工作中应用数字化技术是档案管理工作工作发展的必然趋势和结果，在新的历史时期，强化是数字化和信息化技术的应用有助于提高档案管理的实效性。我国比较重视档案管理工作，从事业单位到事业单位皆是如此，要充分展现新技术的优势和作用，提高档案管理人员的素质和专业能力，提高档案资料管理工作的效率，促进档案管理工作的可持续发展。
参考文献
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