阜新市城市建设发展有限公司 辽宁阜新 123000
摘要：建筑行业高速发展的同时，相应提升了对工程档案的管理要求，导致工程档案管理面临较大的挑战。如果仍然采用传统管理方式，将无法确保工程档案建设效率和质量。随着计算机信息技术的发展，从根本上改变了建筑工程档案管理模式和方法。将信息化技术应用到工程管理全过程中，能够明显提升管理效率与质量。
关键词：建设工程；档案；信息化管理
1建设项目工程档案的特点
首先，综合性特征。工程档案具有综合性特征主要是由建设工程的技术性特点所决定的。在建设中，需要详细记录建设工程，并对其展开分类和整编。所以，工程档案是各种建设成果和技术的综合，收集和整理建设项目工程文件这项综合性工作也具有很强的技术性。其次，形成领域的广泛性。建设项目工程档案囊括的专业十分广泛，如施工阶段的勘察、打地基工作和建设技术等需要的专业知识都很强，这些环节需要有专门的文件记载，在工程档案中这些文件占据着极为重要的位置。同时，建设项目需要诸多部门同时展开建设、监督和施工工作，且需要相关的管理单位监理建设工程，有很多部门参与其中，均需要有工程文件作记录。此外，还有人防部门、环保部门、土地管理、财政管理部门、计划管理部门等行使政府职能的相关部门对建设项目的立项、资金筹集、建设方案等展开审批、决策、提出建议和意见。
2建设工程档案信息化管理现状
2.1缺乏足够认识
建设项目的各参建单位存在重视现场建设忽视档案资料管理的现象。建设工程的参建单位常常认为档案管理仅仅是资料的保留与保管，将大部分力量都投入到了解决实体工程建设所碰到的问题上，对基本的工程档案管理非常不重视，经常是在工程基本竣工时才召集部分人员对整个工程档案进行资料整理，造成档案信息错误、不准确等问题。对档案管理工作的不够重视，严重阻碍了档案管理工作质量的提高，从而影响了工程建设的质量。
2.2基础硬件差，信息化程度不够
工程建设档案的专业性强，涉及的内容多，如建设工程图纸、变更、决算、预算、质量评定、验收等，档案资料的类型更是十分丰富，包含了文字、图纸、照片、音像等，这要求在档案资料收集时，资料提供人员需要配备满足要求的摄像设备和照相设备，档案管理人员在进行资料整理时有电脑、硬盘或光盘等电子设备。另外，对于大型工程项目，项目周期长，产生的资料多，建设单位必须设置专门的档案室，并按照标准配齐防虫、除湿、温控和档案存放等设施设备。但是目前大多数建设工程项目对档案管理工作还是实行粗放的管理模式，硬件条件普遍不达标，进而导致档案管理信息化程度不高，没有建立信息化管理系统，限制了档案资料的使用价值和利用效率。
3新形势下建设工程档案信息化管理措施
3.1强化档案信息化管理意识
为了不断提升建设工程档案信息化管理水平，首先需要强化档案信息化管理意识。企业领导人员必须不断提升工程档案管理的重要性认识，确保档案管理人员全面负责管理工作，从根本上提升档案管理效率。工程档案信息化建设中，应当正确认识到工程档案管理对于企业发展的影响，转变传统的档案管理理念。围绕新时代发展要求，通过信息化技术、互联网技术，不断创新工程档案管理模式和建设方法，以此促进工程档案信息化建设水平的提升。
3.2健全档案信息化管理制度
在工程建设当中，利用相关的手段来支持档案管理工作是领导人员对于档案管理工作常用的方法，这其中尤其需要重视健全档案信息化管理制度。这就需要相关人员分配好工作，进行资料的收集和整理，定期讨论学习，制定符合当下以及可持续发展的信息化管理制度，不断地进行修改和完善，进而提升管理质量。
建立一个规范的工程信息化管理制度具体可有以下步骤：（1）掌握动态变化。对工程建设市场的动态化发展充分掌握，按照具体情况修改或调整档案管理系统，使档案管理工作跟上时代的变化。（2）规范档案管理行为。加大工程档案的日常管理力度，包括审计、监督和质量检查，保证各责任部门的监督职能有效落实。（3）制定奖励机制。可以向档案管理纳入工程建设单位的绩效考核或年度考核，制定严格的评分标准，并且在执行过程中做到奖惩分明，建设一个良好的工作环境。
3.3投入资金开发档案信息化管理一体系统
工程建设项目大多由有关规划、国土、建设、监理、施工、设计、勘察测绘单位等多个主体参与，从城市建设专业角度围绕着具有相当规模而又相对完整、独立的建设工程项目展开的社会实践活动。当前是信息高速发展的时代，为实现高效地管理和利用档案，更好地服务社会，城市建设档案馆不能仅局限于实体档案管理，还要加速向数字档案管理中心转化，投入资金开发一套能提供给形成工程档案的建设单位使用的信息化管理一体系统，使得建设单位能通过网络将电子文件归档、电子档案移交接收和长期保存，实现在线归档、在线移交接收档案、在线利用档案；并且要满足档案馆每个业务科室能集中在此系统完成档案接收、管理、利用业务的需求，系统功能要涵盖工程档案资源的数字化加工、档案接收、征集、整理、保管、鉴定、利用、统计、编研等方面的所有环节，解决档案馆馆内各部门各自为政，资源无法有效共享的问题；实现档案馆与其他部门之间档案数据互联互通，最终彻底打破档案管理部门“信息孤岛”的状态。
3.4提升档案信息的安全性
在开展工作档案信息化管理的过程中，必须强化安全意识，以此维护档案信息的安全性。在档案管理工作中，信息安全属于重要内容，因此，需要通过各项措施消除安全隐患和漏洞。立足于工程档案管理系统特点，提出相应的预防控制措施。管理技术人员可以通过信息审查、网络访问权限控制等方式，不断提升网站平台的维护力度，消除安全隐患。信息系统应当采用自动化防护措施，以免泄露信息内容。同时，档案信息安全还需要发挥出技术作用。在信息技术发展过程中，不断提升技术专业化水平。为了维护档案管理系统的安全性，不仅需要提升自身预防控制能力，还需要通过各项技术措施，开展信息安全的专业化管理。
3.5进一步提升档案管理人员业务能力和综合素质
其一，聘用专业的档案管理人才。在档案管理工作中，管理人员发挥着关键性的作用。要想进一步提升档案管理信息化建设，首先一点，就是要聘用专业的档案管理人才，提升档案管理人员的素质和专业技能。其二，企业要加强对档案管理人员的业务培训和学习。随着社会的发展，信息技术在档案管理中的应用也在发生着变化，因此，档案管理人员一定要定期接受业务培训和学习，及时更新自己的知识储备和信息设备的操作方法，以便更好的适应建筑工程档案管理工作的信息化建设需求。其三，要制定完善的考核制度和奖惩制度。对档案管理人员信息化管理工作进行全面的定期考核和检查，对于那些工作勤奋、责任心强，善于学习，能够熟练操作信息设备，出色完成档案管理工作的人员给予一定的奖励；而对那些责任心不强，考核不合格的，不能胜任档案管理工作的人员，给予调岗处罚或者是辞退，不断优化管理人员组成，有力推动工程建筑档案管理信息化建设的顺利进行。
4结束语
在时代快速发展过程中，工程建设行业必须注重建设工程档案管理工作。信息化技术的发展，为工程档案管理工作带来新的发展机遇，所以企业应当不断深化改革，转变传统档案管理理念，建立和完善系统化工程档案管理体系，并且注重培养档案管理的信息化人才，这样才能确保整个档案管理工作的实效性。
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