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档案安全体系建设中存在的问题及对策

发表时间：2020/6/17 来源：《基层建设》2020年第6期作者：朱蔓

[导读] 摘要：档案作为人们在社会活动中所形成的多形式有价值的原始资料，它是历史的记忆。档案安全管理是档案管理的重要组成部分，对于档案的保存和利用具有重要意义。

        济宁市公共资源交易服务中心山东济宁 272100
        摘要：档案作为人们在社会活动中所形成的多形式有价值的原始资料，它是历史的记忆。档案安全管理是档案管理的重要组成部分，对于档案的保存和利用具有重要意义。档案安全管理过程中既需要领导重视，也需要加强工作人员的责任意识；同时还要加强配套硬件设施，构建更为完善的档案管理制度，才能确保档案始终处在安全状态下被开发和利用，档案安全尤为重要，是档案管理工作的基本保障。鉴于此，本文对档案安全体系建设中存在的问题及对策进行分析，以供参考。
        关键词：档案管理;安全管理;信息化;规范化
        引言
        只有不断的创新档案安全建设思路，将档案安全体现建设列入重要的安全建设工作中，且要求每一个档案管理人员重视档案安全管理工作，提升信息化管理水平，将档案安全工作作为一项重要的安全工作来抓，积极制定有效的安全管理制度、严格规范管理方案，将档案有效的进行归档，做好留存工作，保证每一份档案都处于安全的管理体系中，才能让档案安全管理工作越来越规范，越来越好，以此保证档案的安全性。
        1档案安全体系概述
        档案安全体系是一项系统工程，旨在确保档案实体和信息安全具有完整的基础架构，完整的系统和标准化的操作。档案安全包括档案安全政策和法规，材料保证，机构保证和配套设施保证，档案建设，档案救援和保护，对档案工作紧急情况的应急响应，档案信息安全管理以及合理的档案公开使用。基础设施是基础，系统监管是关键，基础业务是前提。档案安全体系的建设包括三个层次:第一，确保档案实体的安全，不被损坏或丢失。第二，确保档案信息的安全性，防止信息泄露;第三，确保档案的完整齐全并尽量延长档案实体和信息的保存时限。
        2档案信息安全保障体系的建设现状
        目前各个部门、行业均已重视并强调档案的重要性，积极开展各种档案安全保障体系建设活动，如召开档案工作会议强调档案安全保护、档案安全工作会议部署档案工作、举办有关档案安全学术交流会。但是，随着经济和科学技术的高速发展，原有的档案安全保障体系难以适应电子档案的安全保障工作，保障档案信息的安全工作受到了很大的阻力和压力。第一，档案安全管理设备和基础设施薄弱，档案保存环境差，受外部自然环境的影响较大，对档案制成材料的耐久性造成损害，特别是缺少对特殊类型档案的保护设施。第二，档案安全保障体系建设机制更新缓慢，档案安全法制建设保障体系的更新不能适应社会经济发展需要，部分档案法规内容滞后，立法力度不够，档案法规体系系统性不强，缺乏统一标准，行政监督不力。第三，纸质档案信息保存困难，尤其是实体资料，由于保存时间较长，很多档案资料存在字迹模糊、无法辨认的问题；现代信息技术不断更新，电子档案的保存利用也迫在眉睫，由于我国的电子档案信息化保存的发展历史还比较短，安全系统还不够完善强大。第四，档案形成相关机构在形成、收集、保管、整理、利用和传递等业务活动中存在诸多不安全因素。第五，高素质、高技术的专业电子档案信息管理人员的缺失，是目前影响档案信息电子化快速发展和安全的主要因素。
        3提升档案安全体系建设水平的策略方法
        3.1提升档案管理人员档案管理工作的责任心和使命感
        档案管理工作的有序进行，安全体系建设的合理推荐，关键在于执行者也就是档案管理人员，因此，必须有效的提升档案管理人员的工作责任心和使命感，才能让档案安全体系建设工作有条不紊的进行。基于此，档案管理部门必须通过多种方式积极的调动档案管理人员的工作积极性，让其充满责任心和使命感。具体的做法可以从思想意识培训方面进行。通过思想意识的培训，可以让档案人充分认识到自身工作的重要意义，使其有成就感，这样其工作责任心和积极性就会不断提升。

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        3.2加强安全管理，健全档案安全保障机制
        首先，明确要求档案工作者必须同时兼任保密工作，签订保密承诺书，定期参加保密知识培训，增强保密责任意识，使保密责任感入脑入心。其次，将档案安全管理工作纳入日常管理规章制度，以制度管人，以制度约束人，对档案安全事故实行零容忍，一票否决制。再次，新形势下档案安全管理工作不仅要健全档案安全保障机制，还要注重制度的执行与落实，不能让制度流于形式，档案管理部门应充分发挥监督职能，强化安全责任管理，及时排查安全隐患，切实把档案安全管理工作落地落实。
        3.3加强政治和业务学习
        档案部门作为一个服务性部门，档案管理员要认真学习《档案法》、《档案法实施办法》、《保密法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》、《档案管理违法违纪行为处分规定》等相关法律法规，依法依规办事，同时要自觉学习相关业务知识，做档案忠实的保护者。档案安全管理工作人员担负的责任非常重大，既要掌握相关的业务知识，同时也要涉及到管理学、社会学、信息技术等等，只有通过广泛学习知识，不断提升自身的安全管理意识和管理能力，才能确保档案安全，凸显档案安全管理工作的自身的价值和作用。
        3.4强化技术保障
        技术支持保障属于档案信息安全保障体系中的刚性保障，对整个体系的构建至关重要。对于实体档案，主要考虑保存环境与档案修复两个方面。其中配备合理的保存环境是保障实体档案信息安全的基础。保存环境的优劣会直接影响到档案的保管情况。保存环境的合理设计与建造能使档案得到更加长久、安全、完整的保护。当档案在保管、利用的过程中出现字迹模糊、纸张老化、硬盘受损、胶片褪色等现象时，修复技术的存在就是挽救实体档案信息安全的最后一道屏障。纸质档案修复技术主要包括：去污与去酸技术、加固与修裱技术、字迹恢复与显示技术等，而磁盘、光盘受损后目前技术还很难做到有效恢复。
        3.5大力保护档案原件，确保档案原件安全
        一要尽快封存原件。档案原件在管理、利用过程中极易受损，因此要对档案原件实施特殊保护，进行封存管理。县以上各级档案馆凡是已有缩微、复印、数字化扫描等复制件的档案原件，要封装保存，除核对原件、抽查虫霉等特殊情况外，一般不再开封，以最大限度地延长档案寿命，确保它们的安全。此外，对还没有复制件的档案原件，要尽快运用数字化扫描、缩微等手段加以复制，以尽快封存原件。二要及时对档案进行抢救修复。对已破损的档案要及时修复，防止进一步恶化；对易碎、易裂的档案要及时加固，以防破损；对已褪色褪变的档案要迅速进行抢救性恢复，恢复后并及时复制，以保存档案信息；对易褪色或字迹扩散的档案，要及时采取措施加以预防。对产生霉变的档案，要及时除霉去污。对需要倒带的胶片、磁带档案，要定期倒带，以防粘连。
        结束语
        信息环境下，档案管理工作已经初步形成信息化、智能化管理模式，与传统的档案管理相比，现代档案管理工作效率更高，档案的分类更加详细，查阅更加便捷，而且不用面对陈旧档案的修复和管理工作，所有人都在感慨和享受着这种高效、便捷的档案管理方式。然而，档案管理人员依然要面对很多档案管理的安全问题，如果一些重要的档案信息发生泄漏，造成的影响和后果将无法计算，因此在这个特殊的时代，档案管理需要面对新的问题，档案工作者只有根据工作岗位的具体情况，深入探索，总结出最具可行性的策略，才能提高档案管理的安全系数。
        参考文献
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        [4]廖春玲.关于企业档案安全的研究与防范分析[J].现代国企研究,2018(20):59.
        [5]许德斌.网络化视角下高校档案安全管理体系的构建[J].辽宁科技学院学报,2018,20(05):58-59.