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浅谈档案管理信息化的科学发展路径与创新安敏

发表时间：2020/6/17 来源：《基层建设》2020年第6期作者：安敏

[导读] 摘要：从最近几年社会的发展形式来看，信息化技术处于飞速发展阶段，“互联网+”时代已经到来。不同的行业处于这种大环境之下认识到信息技术的重要性，把这项技术广泛的应用到实践中来，档案管理行业也顺应时代发展，加强对信息技术的运用。

        济南市济阳区医疗保障局山东济南 251400
        摘要：从最近几年社会的发展形式来看，信息化技术处于飞速发展阶段，“互联网+”时代已经到来。不同的行业处于这种大环境之下认识到信息技术的重要性，把这项技术广泛的应用到实践中来，档案管理行业也顺应时代发展，加强对信息技术的运用。档案在现实社会中具有重要价值和作用，不论是企事业单位还是政府机关是否能够正常运行，都离不开完整的档案资料。由此可知在我国目前阶段，档案管理是发展过程中为不可缺少的关键环节。在我国信息化发展过程中，电子政务所占地位越来越重要，为档案管理信息化发展奠定了基础。但是我们也要看到，档案管理信息化建设是一项综合性较强的工作，这个过程是漫长而艰难的，而且需要不断的创新。
        关键词：档案管理；信息化；发展路径；创新
        1我国档案管理信息化现状及存在问题
        1.1我国档案信息化建设存在地域差异
        当前,我国档案管理信息化在不同的地域,发展的水平也存在着很大的差异,有的地方档案管理方面先进,有的地方则稍微落后,例如,在经济发达的东南沿海地区,无论是在教育还是在科技、人才、技术方面都远远领先于我国的西部地区。因此,在我国东南沿海地区的,我们国家档案信息化管理得到了很大的发展,目前发展已经非常成熟,基本已经采取了十分先进的档案管理模式。在西部地区档案的信息化管理问题仍然是一个亟待解决的问题,根本原因在于这些地区经济落后,投入的建设经费、管理经费不足,人才短缺,所以在档案信息化管理方面一直处于落后状态,依然沿用传统模式,效率低下,改进较慢,导致档案信息化管理一直处于落后状态。
        1.2档案信息存在安全隐患
        信息安全隐患是网络时代下的一大威胁，很多企业在进行档案信息化管理过程中，存在着极大安全问题。具备高新技术手段的网络黑客利用盗取的企业信息做违法交易，泄露公司内部核心数据，这样一来，轻者企业信息外露，严重的造成企业财产损失。因此，档案信息存在的安全隐患，主要是因为企业自身对信息化管理工作认知存在缺陷，未能够做到良好防护措施，针对重要档案进行加密保护。
        1.3档案信息使用率处于低状态
        对于大多数档案管理人员来讲,档案工作要注重从事人员的责任感,和档案人员的技术是否过硬,能否胜任工作,因为这个职位十分重要,掌管着全部的信息,然而档案的信息使用率一直处于低迷的状态,主要原因是不重视,这就造成了档案信息化管理很长一段时间得不到发展。因为早期我国在信息注册上并不关注,主要表现在我们在购买东西不用提交相关信息证明,如手机号码的购买,这就使得我们电子信息诈骗现象比较严重,因此我们在购买那些需要征信的物品时,相关的企业应当核实真实信息,这样就使得人们重视档案信息的重要性。并且如果能够提高档案的利用率,能使档案为大家带一些效率,那么档案的信息化管理进程应该也会得到提高。
        2档案信息化建设措施
        2.1档案信息资源的有效收集和整合
        企业档案信息管理中，需要做好资源的收集工作，保证档案信息收集的全面性，并且要避免资源的重复收集，也要注意防止资源的丢失，保证信息收集的有效性，为充分发挥档案信息的作用奠定基础。特别是随着企业生产经营规模的不断扩大，企业部门的数量也越来越多，企业各部门都会产生大量的信息，不仅有生产信息，还有财务以及人力资源管理等各种各样的信息，这些信息资源对于企业生产经营具有重要的作用。因此，企业在进行档案信息资源管理时，要形成一套全面具体的管理体制，确保管理工作有序开展，实现资源的有效收集和整合。例如，对于财务档案信息，财务人员每天都要汇总相关档案信息，并按照时间做好档案信息的排序工作，在汇总时，要注意档案信息的完整性和有效性，避免遗漏和丢失；同时做好检查工作，检查无误后，才可上传档案信息。

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档案信息的上传工作可以以周或月为单位上传。财务人员录入会计信息后，还需要设置好相应的控制权限，并根据档案信息的变动情况，及时对数据进行整理、增加和修改，保证档案信息的及时性。对于人力资源信息来说，人力资源部门要为每位员工制定个人档案文件夹，将员工文案信息完整地录入，并且随着企业的不断发展，内部员工流动性加剧，需要适时调整岗位，人力资源部门就要根据员工的变动情况，对员工档案信息进行调整、修改，确保档案信息的正确性、完整性、及时性，便于查询和调取。此外，还要制定一套严格的档案信息管理划分标准，明确各个部门的档案信息管理职责，以避免和防止信息的重复录入，使档案信息更加清晰有效。
        2.2重视档案信息管理安全系统建设
        倘若一个企业的档案信息化管理和利用方面没有实施良好管控，任由信息随便调度利用，则会造成重要信息的流失，影响整个企业的效益。因此，重视档案信息管理方面的安全系统，能够有效实现档案信息化的管理和利用。为了更好地推进企业档案信息化建设进程，有偏向性地加强信息化管理，巧借计算机和数据库对纸质档案进行规整合一，实现数字化，可以规范企业自身档案信息管控和利用。在利用过程中，一旦发现查询到的信息与系统内部不一致，可以有效排查原因，是否是程序方面不能对录入的信息进行编写，造成无法实现信息化管理。在档案信息管理安全系统维护过程中，可以加强对数据库建设，实施标准化管理，采用加密技术，防止黑客入侵系统盗取档案信息，以此来保证档案信息方面的共享。从档案的价值方面来看，唯一性和历史性是其具备的必要因素，不仅能够为后续工作开展提供参考意见，还能够保留记录之前的成果，形成一定评估。所以，安全系统能够确保档案的完整性和有效性。通过一定身份认证，来获取档案信息，也是保证系统安全的一种方式。
        2.3加强档案的数字化建设
        档案的数字化建设,信息化创立是做好档案管理工作的有效方法。也是档案工作逐步实现现代化,与现代化技术进行进一步融合的必经之路。档案是一种比较丰富的信息资源,所以如果能够实现档案的信息化,将会使档案效益发挥到最大,同时为需要的人提供更优质、更便捷的服务。由于档案管理工作相对复杂,并且具有较高的劳动强度,所以将档案目录进行信息化是有效的构建工作之一。将信息化设备进行有效利用,对档案进行整理与汇总,把所有相关的信息集合在一起。这样不仅减少手工操作的强度,同时也能够提高工作效率,降低重复劳动。在档案资源共享的同时,达到事半功倍的效果,早日实现档案管理的信息化建设。
        2.4做好档案的附加值,合理开发档案资源
        因为对档案工作有了好的开展,档案管理的信息化建设逐步确立起来。这体现在,计算机信息的应用大幅度提高,有了计算机,处理档案工作的效率得到提高。因此档案的信息化管理工作也离不开计算机网络,同时计算机能够最大速度管理档案信息,其速度远远超过了人力,所以档案的使用范围能够得到空前的提升,对档案资源的利用程度就会大大加深,这就方便了工作,能够最快、最准确地查到所需要的信息,有效提高工作效率。
        结论
        综上所述,我们可以看到,做好档案管理工作,无论是对政府还是工作人员,都是必不可少的重要环节。在社会的不断发展当中,档案管理工作也在产生变化,出现许多新的状况,所以档案工作必须要与时代发展的需求紧密相连,相关的管理标准也要逐步严格起来,以保证档案管理工作能跟上时代快速迈进的脚步,在信息化社会中为更多人提供服务。同时提高工作人员的综合素养,注重对工作人员的定期培训,以达到事半功倍的效果,促进档案管理的规范化,加快社会主义和谐社会前进的步伐。
        参考文献：
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        [2]张梅.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务,2018(18):75+77.
        [3]李雪莹.事业单位档案管理信息化建设探析[J].中国管理信息化,2019,22(12):167-168.