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基层行政事业单位档案管理工作现状与思考孙利臣

发表时间：2020/6/19 来源：《基层建设》2020年第6期作者：孙利臣

[导读] 摘要：近年来，经济的发展，促进我国科技水平的提升。

        科尔沁右翼前旗民政局内蒙古 137400
        摘要：近年来，经济的发展，促进我国科技水平的提升。随着科技的发展，信息管理逐步向数字化转变，亟需创新改革档案管理工作。为此，各事业单位应充分结合自身情况，适当优化档案管理方式，促使工作质量和效率有效提升，加强档案管理工作在事业单位的重视程度。本文就基层行政事业单位档案管理工作展开探讨。
        关键词：新时期；事业单位；档案管理工作
        引言
        在新时期，传统的档案管理工作方式和工作模式已经不能满足事业单位的需求，也不利于促进事业单位稳定发展。因此，为了可以实现事业单位的可持续发展，必须要重视每个管理环节，尤其是档案管理，这样才可以提高事业单位的整体管理水平。
        1新时期基层行政事业单位档案管理创新思路的不足
        1.1重视经济利益忽视档案管理工作
        很多基层行政事业单位为了发展会把经济放在首位，认为档案管理工作不能提升基层行政事业单位的经济收益，并且会投入一定的成本，所以对档案管理工作并不重视。过去以经济建设为中心的思想也导致了基层行政事业单位将更多的注意力放在了发展当中，没有认识到档案管理在经济发展中的作用。这种错误的认识，来自于人们并没有意识到档案管理工作对于基层行政事业单位发展的促进作用，所以就造成了目前对档案管理工作的忽视。
        1.2档案管理方法缺乏创新
        想要提升事业单位的档案管理工作效率，必须要不断改变现有的档案管理工作方式。随着社会的日益发展和进步，事业单位的档案管理工作压力不断加大，而且档案管理方式也是多样化的。然而许多事业单位还是采用传统的方式进行档案管理，使事业单位的档案管理工作无法更新。并且有些事业单位的档案管理部门尚未结合自身的实际需求，不断创新档案管理制度，也没有迅速整理重要的档案信息，更加没有将档案的归档以及装订工作真正落实到位。由于受到档案管理条件带来的影响，并没有实现档案管理工作的现代化。并且有些事业单位在档案管理工作中仍旧采用手工管理方式，导致一些宝贵的档案资源不能合理运用，这样就很难充分发挥出档案资源的重要价值。
        1.3档案管理人员综合水平素质与专业能力较低
        事业单位中大多数的档案管理人员是通过人才招聘或选拔出来的，专业性与技术都有保障，但其中也不乏兼职人员。对这些兼职人员，因其要求不够严格，自身专业能力与素质都没有达到管理人员的平均水准，在工作中难免发生错误，整体工作效率也得不到保障。在信息化时代，档案管理人员如果不接受定期的培训，无法适应新的设备和新的管理方法，就会产生不进则退的现象，综合素质和业务能力都得不到提升，仅仅注重一些表面光的方面对提高实际工作效率并没有帮助。
        2新时期基层行政事业单位档案管理创新思路的改革
        2.1改变对档案管理工作的观念
        思想陈旧是目前基层行政事业单位开展档案管理工作效果比较差的核心原因，所以对档案管理工作的改变就需要从思想上改变，让员工能够积极参与到基层行政事业单位的档案管理工作当中。
        2.2创新档案管理方法，提高现代化水平
        在新时期档案管理工作创新的重要环节是档案管理方法的创新，信息化档案管理已经逐渐成为档案管理的主要发展，还是实现信息化档案管理的前提条件。伴随着电子信息技术的迅速发展，出现越来越多的档案管理软件，网络技术高速发展，计算机知识的广泛普及，这些在一定程度上都为实现信息化的事业单位档案管理数据资源打下良好的基础。在该过程中，作为事业单位的档案管理者，必须要在软件上构建与本单位相符的系统，分层次完成档案梳理工作。

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扫描上传历史档案原件，对将来的档案信息采用两种保存方法，除了需要对纸质档案进行留存，还要运用软件系统做好电子版存档，将其在预定的系统内保存，也可以将其上传在云端上。同时，必须要引起注意的是，事业单位必须要结合自身的档案性质，选择适合的软件系统，在整理以及上传保密材料时，必须要设置有关的保密环节，不能泄露信息。在档案管理中运用现代化信息技术，这是事业单位档案管理创新的主流发展趋势，而且是新时期事业单位档案管理创新工作的重点。
        2.3加强人员培训，提高综合素质，改变工作模式
        要加强档案人员的工作技能培训，杜绝形式主义作风，以提升工作技能和工作效率为出发点，从技能和方法的角度深入学习，改善人员的信息化操作水平，多角度多方面的提高管理人员综合素质。同时应当培养工作人员的应急处理能力，作为事业单位中的一个必要部门，应当转变工作态度，改变工作模式以配合新技术的开展，有意识地增强信息安全意识，从自身出发，以自身力量迎接新的未来。
        2.4提升资金投入与信息资源开发力度
        针对现阶段的实际情况，多数基层行政事业单位往往会受到自身基层行政事业单位规模以及经济发展水平的影响，造成配套设施缺乏，健全性与管理条件有待优化的现象。因此，在具体管理工作中，基层行政事业单位主管部门不仅应该提升对档案管理工作的监督管理力度，还应该积极和地方政府交流，或是提出申请，尽可能的取得足够的支持与帮助，借此促使基层行政事业单位档案管理设施不断完善，改善工作条件，从而才可以进一步的提升基层行政事业单位档案管理的水平。
        2.5档案管理服务能力拓展
        事业单位开展档案管理工作的本质是服务，而其实际价值的体现也同样来源于服务。所以事业单位应该提高自身的服务水平，从而有效的促进档案管理工作的信息化改革。而想要做到这一点，首先应该扩展服务功能，对于传统的档案管理模式中所涉及到的服务职能，仅仅只是局限于检索查阅等层面，而在信息化改革模式下，则可以通过对信息技术的运用进一步的扩展其功能。通过开发先进的功能模块，从而有效的实现数据的自动规避、筛选和对比。其次应该进一步的扩展服务内容，在传统的档案管理模式下，事业单位所提供的服务内容十分被动，而管理者仅仅只是作为一个数据信息的管理仓库，而在信息化改革模式下，则可以进一步的扩展服务内容，使其完成由被动到主动的转变，为需求者提供更有针对性和个性的服务。
        2.6建立和健全档案管理工作体制
        建立和健全档案管理工作体制，是完成档案管理工作的关键，也是重要的环节。对于事业单位档案管理工作中出现的问题，需要科学制定工作标准，明确提出档案管理工作的各项要求，这样可以显著提高档案管理工作效率。首先，事业单位需要充分认识到自身的发展特征，结合自身的实际发展情况，制定符合事业单位发展目标的档案管理体制，进而清楚明确档案管理工作内容和工作方向。就档案管理工作体制来讲，需要合理设置专业管理机构和每个工作岗位的职责。其次，必须要充分体现出档案管理体制的公平性，只有利用制度进行约束才可以具有平等性，才可以使制度对工作人员的一切管理行为进行规范。制度中不仅明确前线人员的工作职责，而且明确事业单位管理者的档案管理工作内容，将责任真正落实到个人，明显提高管理水平。
        结语
        在新形势下，基层行政事业单位的档案管理工作对于基层行政事业单位的发展仍是十分重要的，为此，基层行政事业单位要加强对相关工作人员的培训，改善档案管理工作的思想，建立健全运行机制，推动档案管理工作的创新。综上所述，针对基层行政事业单位而言，对新时期下的档案管理工作予以有效的创新和优化十分重要，这不仅是时代不断发展的核心要求，同样是促进基层行政事业单位可持续健康发展的有效措施。
        参考文献
        [1]兰岚.关于新时期基层行政事业单位档案管理创新思路的思考[J].中国高新区,2019(7):226.
        [2]孙艳.关于新时期基层行政事业单位档案管理创新思路的思考[J].中国科技投资,2018(21):205.
        [3]贾艳杰.关于新时期基层行政事业单位档案管理创新思路的思考[J].中外交流,2018(28):70.