水利工程档案信息化建设问题及策略分析--中国期刊网

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水利工程档案信息化建设问题及策略分析

发表时间：2020/6/19 来源：《基层建设》2020年第6期作者：徐艳梅

[导读] 摘要：在新时期下，水利工程档案信息化管理，不但是为了跟上时代前进的脚步，同时也是为了满足社会进步的需求，强化档案信息化建设，可以在很大程度上促进水利工程建设和管理的发展和进步，同时也能给其他行业做参考从而促进其发展和进步，因此，档案信息化管理建设的重要性不言而喻。

        松花江水力发电有限公司丰满大坝重建工程建设局吉林吉林 132108
        摘要：在新时期下，水利工程档案信息化管理，不但是为了跟上时代前进的脚步，同时也是为了满足社会进步的需求，强化档案信息化建设，可以在很大程度上促进水利工程建设和管理的发展和进步，同时也能给其他行业做参考从而促进其发展和进步，因此，档案信息化管理建设的重要性不言而喻。
        关键词：水利工程档案；信息化建设；问题；策略
        1新时期水利工程档案的特点
        相对其他档案而言，水利工程档案具有三大特点：1.水利工程档案的内容很复杂。水利工程建设涉及工程规划、勘察、施工、管理等相关部门，甚至与拆迁征地等社会事务有关，其相关档案内容也特别复杂。2.水利工程档案的社会价值很高。水利工程涉及民生、社会乃至国防等重要领域，对推动社会各方面的发展有着十分重要的意义，水利工程档案对工程建设和社会发展有着重要的参考价值，其社会利用价值很高。3.水利工程档案管理的难度很大。水利工程管理的主体是水利部门，但工程建设需要各行业共同参与才能完成，其产生档案的综合性强，包括水利、交通、城建等方面的档案。水利工程建设的周期长，工程涉及较多的水下隐蔽性因素。因此，水利工程档案在收集和完善等方面管理难度很大。
        2水利工程档案信息化建设问题
        2.1档案管理工作的信息化应用能力薄弱
        在水利行业中，工程档案管理水平有限，在新的发展形势下，社会发展对工程档案管理工作提出了更高的要求，并且不断呈现新的发展特点。但是，在实际工作中，一些工作人员不能紧跟时代的发展步伐，他们很多人缺乏专业的档案管理知识和能力，甚至一些人在信息技术的应用上并不是很熟练，业务能力不强，不能很好的满足水利工程档案管理工作的要求。除此之外，一些档案管理工作人员责任心不强，信息化操作水平不高，不愿意参与学习，来提高业务能力，对信息化管理流程不熟悉，不能利用信息化设备进行档案的检索和使用，严重影响了档案管理工作的效率和效果。
        2.2管理资金投入不充足，缺乏配套管理设施
        第一，受到管理资金投入不充足的影响，水利工程的档案管理场所比较简陋，面临着多种安全管理的隐患。很多单位普遍认为档案管理不能创作良好的经济效益，所以领导层不能重视档案管理的信息化建设，没有购买电脑和打印机等相关的设备。第二，管理场所比较简陋也会出现火灾问题，这样就导致纸质档案在火灾或者是水灾等影响下出现毁灭或者是丢失的现象，限制档案管理的工作。
        2.3系统安全风险防范功能不足
        由于水利工程建设单位多为临时组建的机构，办公条件一般较为简陋，对系统的安全性认识不足，着力于档案收、管、用等常规功能的实现上，电子档案安全管理方面易被忽视。多表现在未安装确保档案安全的门禁系统、监控系统等设备，这一方面由于部分工程项目所处环境过于简陋，现实条件不允许；另一方面也暴露出安全意识淡薄，对工程电子档案安全性重视程度不够，一旦发生泄密或电子档案丢失、信息遭非法传播，不但难于采取补救措施，甚至无相关应急预案。同时在电子档案存储载体上，有些工程建设单位不做任何要求，参建单位随意使用U盘等拷贝、传输档案，甚至有些档案长期保存在U盘中。还有单位不了解系统建设中的角色授权原则，随意分配超级管理员，而无监督员的角色，导致系统信息被篡改或泄露时难以被及时发现。
        3水利工程档案信息化建设问题的解决策略
        3.1健全档案信息化管理制度
        在水利工程建设当中，利用相关的手段来支持档案管理工作是领导人员对于档案管理工作常用的方法，这其中尤其需要重视健全档案信息化管理制度。这就需要相关人员分配好工作，进行资料的收集和整理，定期讨论学习，制定符合当下以及可持续发展的信息化管理制度，不断地进行修改和完善，进而提升管理质量。

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建立一个规范的水利工程信息化管理制度具体可有以下步骤：（1）掌握动态变化。对水利工程建设市场的动态化发展充分掌握，按照具体情况修改或调整档案管理系统，使档案管理工作跟上时代的变化。（2）规范档案管理行为。加大水利工程档案的日常管理力度，包括审计、监督和质量检查，保证各责任部门的监督职能有效落实。（3）制定奖励机制。可以向档案管理纳入水利工程建设单位的绩效考核或年度考核，制定严格的评分标准，并且在执行过程中做到奖惩分明，建设一个良好的工作环境。
        3.2重视管理资金的投入，合理完善信息化管理设施
        上文研究指出在进行水利工程档案管理的过程中出现管理资金出现投入不充足的现象，缺乏配套的管理设施的问题，限制信息化建设的效果。所以本文认为参建单位应该重视管理资金的投入，合理完善信息化管理设施。一方面，单位应该增加在档案管理上的资金投入，根据实际情况购买相关的硬件设备和软件设施，给信息化管理提供更好的设备支持。另一方面，需要提高工作场所的安全管理效果，避免火灾或者是其他因素造成的档案资料被毁问题。
        3.3注重对人才的培养
        只有关注在人才方面的培养，才可以给水利工程档案的管理水平提供相应的保障。水利工程档案管理人员应该具有相应的信息技术基础和知识，这样的话才可以建立强大的信息化管理队伍，从而推动水利档案管理工作的进步和发展。所以需要关注建立创新复合型人才队伍，同时设立有关的人才培养计划，让档案管理工作者实施信息技术方面的学习，从而强化档案管理工作者的技能，同时丰富他们的知识，提高他们对于自身职责的责任感。除此之外，还需要关注对于技术信息人才的引进，让团队里面的成员的综合素质得到提升，同时，强化水利工程档案等管理水平，让水利改革跟上现代信息化社会前进的脚步。
        3.4优化信息化管理系统，不断提高管理水平
        水电工程档案管理是较为复杂而繁琐的工作，涉及到各个专业领域的各种内容、信息形式。因而在应用信息化手段构建相应管理系统时，往往会出现系统本身不够完善，难以完全满足实际工作需求的情况。尤其是在信息化改革初期，这一问题更为常见。为了解决这一问题，专业人员必须要对信息化管理系统进行不断优化，结合档案管理实际情况，及时发现系统运行过程中存在的缺陷并加以修正，进而促进管理系统的不断完善，提高实际管理水平。
        3.5加强档案信息安全管理
        信息化背景下，水利工程档案信息化管理也要注重安全性问题，让档案信息始终处在安全状态，从而让档案管理质量实现提升。在水利工程档案信息化和电子化的管理中，将遇到很多不确定性因素，这要求每个档案管理人员要具备较强的安全防范意识，既要做好纸质档案管理工作，也要积极应用无纸化档案管理模式。这样才能避免网络中病毒感染、网络攻击等带来的档案不完整问题，真正将水利工程档案信息化登记、归类和安全管理工作做到位。针对定期备份的水利工程信息化档案，要注意再一次备份，形成完整的备忘录，并严格落实保密制度，将安全保护措施做到位。要坚持涉密不上网的基本原则，为水利工程档案数据库信息安全提供可靠保障。
        4结束语
        总而言之，新时期，水利工程档案信息化管理既是时代发展的要求，也是社会发展的需要，加快档案信息化建设不仅可以对水利工程建设与管理起到推进作用，而且对社会其他领域的发展也能起到借鉴作用，档案信息化管理建设的意义极其深远。因此为了在档案管理中有效应用信息化手段，必须对信息化改革进程中面临的困难与问题加以分析和研究，并采取相应的措施，全面加强水利工程档案管理。
        参考文献
        [1]马继萍.水利企业档案信息化建设的必要性及要点分析[J].企业改革与管理,2019,01:25-26.
        [2]王红玉,王霞,潘立云.信息化背景下水利工程档案管理面临的问题与对策[J].办公室业务,2017,22:136.
        [3]张明兰.水利工程技术档案信息化管理中主要问题及对策[J].低碳世界,2018,04:107-108.