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浅谈建筑工程竣工资料管理方法

发表时间：2020/6/19 来源：《基层建设》2020年第6期作者：黄冬洁

[导读] 摘要：为了提升建筑工程竣工资料管理水平，促进建筑企业的不断发展。

        广西建工集团第一建筑工程有限责任公司 536100
        摘要：为了提升建筑工程竣工资料管理水平，促进建筑企业的不断发展。本文结合实际，在分析竣工资料管理存在难点问题基础上，详细论述竣工资料管理的相关方法，希望论述之后可以给相关管理人员提供参考。
        关键词：建筑工程；竣工资料；管理；方法
        0引言
        对于建筑工程竣工资料管理来说，在实践的过程中它是系统性的工作，所以对竣工资料管理方法研究探寻出有效的管理措施，对促进建筑工程项目开展起到的作用很大。
        一、竣工资料管理的问题
        （一）资料管理制度不健全
        明确好建筑工程验收资料的相关要求是建设单位与施工单位签订合作合同的重要基础。现如今，有很多的建筑工程在验收过程中经常出现资料编制不完整的状况而影响了质量的验收工作，有很多的资料和文件在存档过程中其相应的编号出现混乱的现象十分严重，导致管理人员和资料人员在查阅资料时不能及时查阅到相关的资料影响工作效率。因此，施工单位应建立健全资料管理制度，确保资料在存档过程中的规范性、严谨性和整齐性，并且需建立专门管理部门进行专业性管理，实现资料管理的健全性和规范性。
        （二）竣工综合管理文件原件不齐全
        结合往年的情况进行分析得出，建筑工程的验收资料在整理过程中普遍存在的问题主要有：（1）缺乏完整性、规范性，相关数据传错误以及管理手段不科学化是工程竣工资料在归档管理工作中普遍存在的重要问题
        （2）竣工原始资料在管理的时候，存在不齐全、不规范、丢失等现象，给竣工资料管理工作带来影响很大。
        （3）在下发以及转发施工资料文件的时候，一些文件是复印件，并且由于建设周期比较长，人员变动频繁很容易导致原件丢失，违背了“竣工资料中不容许出现复印件”要求。
        （4）对于施工中的施工记录来说，就算版本是一样的但是由于技术人员理解的内容不一样，填写时基于出现不一样的情况，一些桩号、高程与工程量等项目，填写施工和具体施工情况不一，另外在签字上存在随意签字或是涂改的情况，这就降低了竣工资料的使用价值。
        上述问题的存在都严重地影响了工程竣工资料的规范性管理，给竣工管理工作的开展带来巨大阻碍，影响了工程竣工的质量。
        （三）竣工资料管理人员责任落实不清
        竣工资料在管理过程中其工作内容需要各大部门的参与和支持，因此，每个部门的管理人员和相关人员应做好沟通工作，对自身所在的岗位资料必须清楚掌握，在对资料进行存档之前先进行自检，确保资料达到存档的要求时方可进行统一规范保管，这样做的目的是实现资料管理工作做到全员参与，保证资料管理的全面性和规范性。
        （四）竣工资料管理力度不足
        竣工资料在归档管理过程中需讲究管理的齐全性、规范性和准确性。如今很多的施工单位在管理资料过程中只重视资料归档时的美观性，而不重视资料归档的规律性和系统性，这不仅影响查阅人员的工作效率降低，同时还不利于资料的科学化管理。为此，管理人员在进行资料归档过程中，应根据资料的规律性和特点进行分类保管，同时还需要严格按照资料管理的相关制度进行科学化管理，从而保证了资料文件在管理过程中不仅确保其形成一定的从属关系，同时还有提高了管理工作的作用力，保留了资料的价值性。
        二、竣工资料管理方法分析
        （一）健全竣工资料管理制度
        在实际的施工过程中，不断地完善工程各项竣工资料的管理制度是确保工程资料管理工作顺利开展的重要保障。

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建筑工程的各项资料的完整性需要各项部门在工程开始施工之前就必须按照相关规定和要求进行规范存档，为了保证资料的完整性、全面性和齐全性，工作人员需要根据实际情况制定和不断地完善文件的管理制度，在管理制度中不仅要明确好资料的存档的规范操作要求，同时还需要明确好相关单位部门的责权，以保证竣工资料管理工作开展能够有序进行。
        （二）做好竣工资料管控
        在开展工程竣工验收工作过程中，施工单位必须严格把控好验收机构的专业性，目的是为了保证工程验收的质量，为工程竣工验收提供准确、完美的资料。其次，在验收过程中，施工单位需要安排专业的资料管理人员和建设单位的专业的资料管理人员一同验收并收集验收资料，在收集和存档过程中，作为专业的管理人员不仅保证管理手段的专业性、规范性和科学性，同时还需要懂得自我检查，在进行归档之前必须先对资料进行全面的检查，审阅，一旦发现有任何问题时应及时地指出并进行更改，总之，工程的竣工资料必须具有完整性、全面性。根据《建设工程质量管理条例》和《工程竣工检验备案制》文件中的相关条例中明确规定，竣工资料的收集和管理必须做好质量的把关工作，并且按照相关文件要求按照流程进行管理，当所有的资料都符合要求时建设单位需要向施工单位颁发《建设工程档案合格证》，否则不给予颁发，总之必须在保证各项资料的完整性才能进行下一步工作。
        （三）强化工作人员综合能力
        为了满足现代建筑工程资料的管理需求，建设单位必须不断地提升管理人员自身的专业水平，不断地丰富和充实自己的业务能力和素养，端正工作态度，增强作业安全意识。此外，随着计算机网络技术的不断发达，在开展资料管理工作过程中，管理人员应积极地应用计算机技术辅助管理，更新管理方式方法，改变传统管理模式，不仅提高了工作效率，同时还提高了资料管理质量，实现工程竣工资料管理工作的科技化。
        （四）按照要求做好竣工资料管理
        工程竣工资料涉及的部门较为广泛，为了保证资料管理质量需要各个部门的全力配合与支持。因此，各个部门在收集整理资料过程中，务必严格按照相关制度和要求进行收集，把关好每一个环节，做好每一项工程资料的验收工作，在验收过程中一旦发现有任何问题时，应及时地指出并做好整改。
        （五）施工资料归档与移交
        1、资料在归档分类过程中，建设单位必须明确好归档规范体系制度，而管理人员在收集资料时需要根据体系按要求进行分类。
        2、通常情况下，工程竣工资料的管理一般由建设单位和城建单位两个单位部门进行管理。无论哪个单位部门进行管理都必须按照资料文件的管理制度进行管理，资料档案的封面、目录和清单等都要清楚明了，排列井然有序，这样的操作不仅是为了满足文件的相关要求，同时也是为了方便后期查阅资料。
        （六）利用信息化技术，做好竣工资料信息统计
        为了提高建筑工程竣工资料管理工作的质量，实现信息化、规范化和现代化管理模式，在开展资料管理工作过程中，建设单位应重视计算机网络技术的在管理工作中的运用，利用计算机技术进行资料的文件的分类和编号，建立资料文件的网络系统，这样在检索资料过程中能够实现快、稳、准三大原则。此外，为了保障资料文件管理的规范性、规律性，管理人员应根据资料的格式、来源、性质等特征进行分类和编号，在查阅时可以根据文件的特征进行查阅，从而提高工作效率，同时也大大地提高了资料管理的质量。
        结束语
        综上所述，建筑工程竣工资料的高质量管理需要在健全的管理制度的支持下形成的，作为管理人员应重视提升自身的管理能力水平，不断地充实和丰富自己的专业业务能力，并积极运用计算机网络技术开展管理工作，从而保证了资料管理的质量，同时还实现了工程竣工资料管理工作的信息化、规范化和现代化的管理目标。
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