摘要:人事工作最为关键的一部分就是人事档案管理。相比较传统的档案管理,现代化的档案管理管理更为集中,材料信息读取较为完整,弥补了一些传统档案管理的不足。人事档案数字化是管理方式的一种创新,能够快捷的对资料进行收集、鉴别、以及整理和查阅等等。查阅人事档案是人事工作的日常,因此将人事档案管理进行数字化管理是很重要的。
关键词:人事档案;数字化;重要意义
一、实施人事档案数字化管理的重要意义分析
1.1人事档案的数字化管理能够有效推进现代人事管理
数字化人事档案管理工作是现代网络信息技术发展的必然趋势,信息科技的快速发展为人事档案管理的数字化建设提供了有力支持。网络信息技术也是人事档案建设中数字化模式的基础,只有网络技术发展到一定程度,档案管理工作才能够有效依据其自身特点和网络技术结合起来。随着信息科技的发展,档案管理的模式已经由传统手工管理转向数字化管理,借助扫描仪器等设备将相关信息传递到数据库中,同时也可以利用相片存储技术将信息存储到内存卡中,这样的方式不仅提高了档案管理的安全性,更提高了管理工作的效率和质量。通过相关技术将档案信息上传到云端之后,可以依据实际情况开发自身的信息平台系统,完善平台的管理模式,尽量丰富系统的功能,提高系统工作的准确性和安全性,同时还要开发系统的采集与查找功能,节约工作人员工作时间,例如在档案的搜集、整理、类别以及对外借用环节上,都可以借助档案信息管理系统,实现信息的在线共享,提高管理工作的效率。
1.2人事档案的数字化管理能够提高管理综合水平
人事档案的数字化管理能够从根本上提高档案管理工作的工作质量,满足生产经营对于档案管理工作的一系列要求,提高企业整体管理水平。以往,档案管理部门大多采用纸质形式的档案管理,如果需要调出相关资料进行查找就必须要根据档案存放的类别慢慢寻找,找出相应的档案信息资料之后再进行分析整理,这样不仅降低整体的工作效率,还会降低档案信息分析工作的科学性,分析结果可信度较低。相比之下数字化的人事档案模式会自动对档案进行数字编码,每份档案资料都会有其特定的编码,这样在档案资料的查找和收集方面就可以节约大量的人力物力和财力,不仅能够有效提高档案信息的查找速度还能够提高信息分析工作的准确度。与此同时数字化的档案信息管理系统能够根据使用者的信息和检索条件对档案进行智能化搜索,突破了时间空间的束缚,很好地将档案管理工作与智能化技术结合起来,提高服务质量,创新服务模式。
1.3人事档案的数字化管理能够为信息参考提供可靠依据
数字化的人事档案管理能够帮助使用者更好地发现管理环节中有价值的信息,为企业和相关单位的决策者提供可靠的决策依据。当前社会条件下不管是以经济利益为重点的企业主体还是相关的行政事业单位管理人员都将人力资源建设看作是内部发展的重要环节,相关领导者要想对内部的人事管理工作有一个明确的把控,就必须要重视相应的人事档案管理工作,加强对档案管理工作人员的选拔和培养,数字化的人事档案管理能够帮助管理者更加清晰地了解内部人事建设的概况,根据自己的需求对人事档案进行筛选,提炼出有价值的信息,为下一步的决策提供科学依据
1.4人事档案的数字化管理能够加强组织安全信息建设
现阶段组织内部的安全信息建设工作已成为一个十分重要的话题,数字化的人事档案管理能够有效提高人事档案管理工作的安全性。由于人事档案管理本身流程就十分繁琐,相比于其他管理工作其内容更加复杂,涉及到多种信息的采集、整理、分类和使用,如果采用以往人工管理的方式很容易出现信息的遗漏,这样无疑加大了后续工作的工作量和工作难度。所以在组织内部搭建档案管理的网络系统平台,通过设置信息密码锁等方式将各类信息进行保护和备份,防止紧急情况的发生以及病毒入侵,确保数据存储的安全性。
二、国内事业单位人事档案数字化的措施
2.1塑造符合现代的人事档案数字化管理理念
一个单位的管理模式是一个框架,而它的管理理念就是这个框架当中的核心内容和灵魂,管理的好与坏理念都起到了决定性的作用。塑造一个符合当代的人事档案数字化管理理念是现在事业单位发展过程中的一个环节,只有有了新的人力管理理念,事业单位才算是走稳了框架里的第一步,才会朝着新的方向发展。如何制定一个新的人力管理理念是要慎重考虑的,下面是塑造新理念的步骤:第一,人事档案数字化管理是一个新的人事管理理念,需要单位敢于放弃之前旧的老的人力管理理念,打破循规蹈矩的制度,敢于去创新,让创新的理念能够得到一个充足的空间。第二,虽说要用数字化去进行人事档案的管理,但是人始终是处于第一位的,要合理利用数字化信息去进行管理,员工是单位里的一份子,应该让他们感受到单位给予他们的工作空间。第三,应该要注重单位人才的引进,并且要让这些人才和数字化管理完美的融合在一起,这样才是真正的发挥数字化的人力管理。
2.2用科学的方式创建人事档案数字化
事业单位在让员工入职前,应当进行一个详细的调查,清楚明白每一个员工的特长以及擅长的专业领悟是哪些,在将他们的个人信息输入到电脑中和职位进行匹配。这样子才能够发挥员工真正的作用以及能够让员工体会到自己的价值所在。这种方式就是一种比较科学的方式:去配置人力资源,俗话说“人尽其才,物尽其用”才是对资源的有效利用,建立人事档案数字化也是将资源合理利用的一种方式。总的来说科学的去创建人事档案数字化在人力管理中是极其重要的,特别是在现在科学流行的时代。
2.3建立健全管理团队,强化人事档案数字化管理的制度保障
首先要对管理团队进行严格的培训,清楚明白人力管理团队的从业资格,确保团队当中是不是符合要求的人。然后分层次,分批次的对团队进行专业和业务方面的培训,要做到明白人去管理明白事,有效提高团队专业能力和素质。最后要加强梯队建设,建立起传承交替机制,要不断完善和更新管理的机制和知识库和编制人事档案,分层次描述出现有职位的人、新入职的人、兼职的人事档案,有针对性地对人才进行培训和储存,建立上下有序、层次明确、高素质的人事档案管理数字化人才团队。
2.4强化纪律保障
强化纪律保障在人事管理中是非常重要的,因为个人信息是需要保护的,它的安全性如果得不到保障,员工在工作中也会处于一种恐慌的状态,互联网本身就具有一定的风险性,这些就对人事档案管理提出了极高的要求。比如说相关人员查阅档案的这个过程就需要做出相应的规定和给出策略,以防止档案信息的泄露和遗失,单位内部应当建立起一套完整的网络防卫安保体系,请相关网络安全员对档案的信息进行定期的检查,避免外部病毒侵入。制定严格的保护措施制度,对泄露信息者进行严格的惩罚,同时对保护的人进行奖励。这样子才能确保人事档案处于一个安全的环境当中,员工才会放心工作,单位才能够有保障的向前发展。
结语
综上所述,人事档案管理工作应当转变传统的管理模式,采取数字化管理模式,数字化人事档案管理在人事管理之中具有十分重要的作用,为了完善人事档案管理工作,需要健全人力资源管理中的激励体制和约束体制、增强数字化人事档案管理的安全性、合理挑选数字化人事档案管理的载体。
参考文献:
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