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基于WPS云文档平台的线上教育管理模式初探

发表时间：2020/6/28 来源：《中国教师》2020年8月作者：张文渊

[导读] 随着“互联网+教育”的推进，借用高效办公软件提高教育管理效率是非常有意义的。本文章介绍了借用WPS云文档的共享方式进行高效教学管理的步骤，并且分析了其中的利弊，为推进教学管理现代化提供了一种思路。

张文渊浙江省瑞安市湖岭镇中学
【摘要】随着“互联网+教育”的推进，借用高效办公软件提高教育管理效率是非常有意义的。本文章介绍了借用WPS云文档的共享方式进行高效教学管理的步骤，并且分析了其中的利弊，为推进教学管理现代化提供了一种思路。
【关键词】WPS “互联网+” 教育管理
中图分类号：G688.2 文献标识码：A 文章编号：ISSN1672-2051 （2020）08-007-02

        一、研究背景
        “互联网+”与“大数据”是这个时代发展的特有产物，通过云计算、大数据、移动互联网、物联网等新技术与教育管理深度融合，促进教学管理模式的改革是势在必行的。[1]在这个移动互联时代，如何运用移动端口进行高效办公一直是我们思考的方向。在学校教育管理中，往往有这样那样的数据统计，如班级评优评先选举、校内人员数据采集等。针对班级评优评先最开始我们学校采取的是班主任上报名单，发布到微信群中，后续搜寻起来极其繁琐。后来改成政教处编辑好EXCEL表格发到群里让教职工填写再上传，往往会出现以下几个问题：
        1.数据杂乱一人一表，收集的人苦不堪言；
        2.表格需要在PC端下载，有时候手头没有电脑无法即时完成任务；
        3.年龄较大的老师需要学习如何将新的表格下载完成再上传的技巧，对于农村学校来说存在一定的不方便。
        因此，借助相应软件让办公真正走在云上，是众多学校老师和行政的诉求。
        在搜寻相关资料的时候偶然间知道用户在PC端打开WPS Office时，会弹出登录提示，示意用户是否要登录WPS进行后续操作，登陆后就可以进行PC及手机端协同的云办公操作，甚至可以将文档分享给多个人进行协同操作。这样就可以让一个文档一直在云端，不管是PC还是收集都可以实时登录修改、查看，而且可以设置使用权限。[2]这样只要合理运用完全可以改变我们的教育管理模式，尤其是需要多人参与的报表就可以更加高效地完成。
        二、新型办公模式的实施步骤
        （一）普及简单功能
        在决定运用WPS软件平台实施共享办公后，我们先在全教会上公布将使用该软件完成线上办公，并且现场演示如何提交数据信息。简单设计表格并让所有教师进行共享填写，让大家熟悉这种操作方式。通过一次会议后可以保证所有教师都学会配合使用这种软件上报模式，这样让广大教师简单学会其中的操作并且开始接触这种新型办公模式。
        （二）学习制表功能
        为了方便学校各个部门的数据采集，专门召开相应的科室人员培训专题会，通过会上演示学习，让各个科室人员学会共享表格的使用方法，具体步骤如下：
        1.如何打开WPS
        这里我以EXCEL表格为例，首先在手机里安装“WPS Office”或“金山文档”APP，然后在微信里收到表格后直接打开，不管是安卓系统还是IOS系统均可以点击右上角的“•••”符号选择“其他应用打开”，IOS系统选择“金山文档”软件，安卓系统选择“WPS Office”打开表格后用微信登录账号。
        2.创建共享编辑文档
        在打开的文档里，选择“分享”选项，可以直接链接分享到微信、QQ、钉钉等程序，并选择多人编辑，那么就会生成一个小程序应用发送到相应的软件上，发送的人可以根据这个小程序链接进行编辑，就可以实现云上共享办公的操作。
        另外，为了文档的安全，也可以选择指定人进行编辑，如学校管理中的评优评先编辑权力可以都交给指定的班主任，这样其他人只有看没有改的权限。

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        3.共享文档的下载
        这个模式是解决统计复杂的问题，在确定文档共享编辑结束后，可以在PC端登录微信或者QQ等社交软件打开小程序，也可以在网页上打开链接。然后点击左上角的“”图标，选择下载选项就可以下载到本地就可以从云端将表格变成本地表格。
        （三）推广师生使用
        在上两个个学期里，我们的各种信息上报都已经采用了这种新模式，如班级的评优评先上报、教师个人信息上报、学生个人信息上报等。这样慢慢摒弃原有的陈旧模式，转而拥抱新事物。
        三、新模式的利弊
        （一）新模式的优点
        1.新型的办公模式遵循了“互联网”+“教育”的发展趋势。
        现代办公技术与教学管理的深度融合有利于促进学校资源的优化配置和管理模式的转变；有利于促进教学管理方式由传统的“逐级上报制”到“信息互联制”；有利于日常促进教学管理从粗放向精准转变。[3]
        2.与原有的办公OA相比更加方便稳定。
        我校有段时间层运用过办公OA网页上传和下载相应信息，但是由于系统的原因上传下载极其不方便也不稳定，经常会出现系统故障，也不能用手机进行操作，而WPS模式完全解决了原有的问题，可以手机办公且稳定。
        3.使用WPS软件进行办公可以大大提高效率。
        在这次疫情中，表格填报成了很多学校头疼的一个问题，如何快速精准且方便地填写数据表格是后续表格数据统计地一个大前提。很多班主任存在家里办公电脑迟缓，数据统计困难等问题，在使用了wps表格后班主任只需要转发现成的表格到家长群，家长打开链接就可以填写好数据，直接关闭非常轻松。这样既减轻了班主任的负担，也降低了家长操作的难度。不然每个家长按照格式上报不仅费时而且统计起来极其麻烦。
        （二）新模式的缺点
        随着新模式的不断使用，老师和同学们可以逐渐适应这种高效模式，提高管理效应。但是，整体尚处起步探索阶段，大数据的应用仍然要面对许多问题，需要克服很多困难一些事关大数据技术运用的关键问题 , 如果不能得到较好地解决，大数据技术在教学管理诸方面的应用将会十分困难。[4]这些问题主要如下：
        1.在使用WPS时会出现信息覆盖的问题。
        如在疫情期间我校让家长填写邮寄书本的地址时，会出现家长错误操作将别人的信息覆盖、删除等操作，虽然可以通过恢复时间点找回文档，但是那个时间点之后的信息就会丢失。
        2.在使用WPS时会存在隐私暴露的问题。
        在填写一些个人隐私信息的时候不方便使用，因为这个信息是共享的只要通过链接就可以进入查看甚至更改信息，这对于某些隐私信息无法得到保护。而且如果这个链接泄露出去也会导致任何人都能够查看这类信息，所以如果是填写关键信息不建议使用。
        四、未来展望
        我想随着信息化进程的不断推进，会有越来越多的人认识到“互联网+教育”的重要性和必要性，也会有更多更实用的软件或程序推出为教育服务。利用“大数据”让教育管理更加精准而高效是每个教育人的理想。
参考文献：
[1]荆全忠，邢鹏.“互联网 +”背景下高校教学模式创新研究[J].四川民族学院学报 ,2016(7):101-108.
[2]王丹，用了这么久wps居然不知道云文档[J].计算机与网络2016（22）：38
[3]刘志龙，张淋江，周红雷.“互联网 +”背景下教学管理模式研究[J].教育现代化，2018（42）：236-238
[4]熊发政，李育强，陈英齐.浅析大数据技术在高校学生教育管理工作中的应用路径[J].才智，2013（23）：74-77