摘 要：随着会计电算化的普及应用，电算化会计内部控制已逐渐成为会计管理领域发展的新趋势。本文阐述了电算化会计内部控制的内容和要素，结合单位工作案例，分析了电算化会计内部控制存在的问题，提出了解决问题的办法、措施和合理性建议，为今后行业单位建立和运行电算化会计内控管理提供点滴思考。
关键词:电算化会计； 内部控控； 问题；措施
会计电算化下的会计内部控制作为一个新兴领域，它的运用弥补了传统会计的不足，实现了单位财务与业务的远程报表、报帐、查帐、资产管理、审计和监督。电算化会计内部控制的应用在给单位带来了极大管理便利的同时，也迎来了新的风险与挑战。本文结合临沂职业技术学院单位具体应用实际，对照查摆出运行电算化会计内控管理存在的问题，探究解决问题的方法，提出合理化建议，为今后行业单位建立和运行电算化会计内控管理提供点滴思考。
一 电算化会计内部控制概述
内部控制是指经济单位在经济管理活动中形成的一种相互制约的业务组织形式和职责分工制度。它是一个单位为了实现其经营目标和管理目的，确保经营方针的贯彻执行，保护资金的安全完整，保证经营管理活动的正常、高效进行而在单位内部采取的制度约束、调整规划、评价与控制的一系列方法、手续与措施。内部控制一般包括环境评估、风险评估、活动控制、信息存储与沟通、审计与监控这五个要素。
单位内部控制一般都是通过会计控制管理来实现的。会计内部控制是单位利用会计运行手段来完成对单位的内部控制。单位根据管理需要，会计内控范围目标逐渐多元化，目前高校行政事业单位的会计内部控制一般都设置了预算管理、收支管理、采购管理、资产管理、项目管理和合同管理以及内部监督等众多管理岗位。会计内控通过会计手段，从内部控制入手，有效做到会计内控手段和有关管理控制相融合，达到从内部全面控制的目标，提高内部管理水平，实现了管理目的。
随着会计电算化软件技术的开发和应用，电算化会计已被广泛应用，单位会计控制管理都是在电算化环境下运作的，电算化会计内控已成为单位内部控制的主要手段。电算化会计内控一般设置批准和授权、数据保管记录、会计报告、资产经营管理、资产控制和内部审计监督等任务。电算化会计内控分一般控制和应用控制。 一般控制是通过电算化程序对系统的控制、对操作的控制、对组织结构的控制。组织控制是在内控管理制度框架内制定的人员职责分工和人事管理措施；系统控制是在系统开发与维护过程中对计算机软件开发进行的控制，主要是系统安全控制；操作控制是在正确的操作规范下执行操作，减少系统信息差错以及未经授权就使用会计内控信息的控制。应用控制是内控系统对数据处理实施的控制，分为输入控制、处理控制和输出控制。
二 电算化会计内控存在的问题
1. 人员方面的问题
首先人员职责分离不清。 在电算化会计内控系统中，操作人员只要有密码或者口令，就可以登陆系统进行操作，所以单位工作人员和管理员一定要责任明确、职责分开。通过调研发现，临沂职业技术学院就存在个别部门一人分担两职，或为了操作省事就让部门工作人员既当管理员又当审核员，存在既录入又审核的现象。这样就违背了内控职责分离的原则，给工作人员进行改动、篡改会计资料的机会，给单位经济造成损失或管理带来问题。
其次会计人员操作不当 。 有时会计人员操作不当，或电脑卡机时，没有让维护员处理就直接关机等，就会造成会计资料的丢失或损坏现象。因为电算化会计数据的处理都是自动生成，操作上的失误就会影响系统数据的准确性，给单位经济造成损失。临沂职业技术学院内控管理系统覆盖学院所有部门，每个部门都有领导（审批）、管理员、操作人员等，所有人员都要在系统上进行录入、签字等操作，开始使用之处，由于操作人员计算机操作水平不熟练和操作程序不熟悉等原因，经常出现录入错误或预算科目不符等造成制单出错，线上程序走不下去，不得不退回重走的现象，让本来便捷快当的线上流程有时显得反而拥堵。
2. 内控系统方面的问题
第一软件风险问题 电算化软件是会计内控系统得以进行运作的支撑。好多单位为了节约成本而不使用正版软件，导致系统在运作过程中不稳定或运行程序出错等问题，如果专业的软件工程师不能及时调整维护，势必对单位的会计流程运作造成影响。另外，软件运行的不稳定性也会给会计内控正常运作带来反复的麻烦和障碍。临沂职业技术学院进行内控管理，在系统的完善和维护过程中，就经常出现程序出错、审批流程错位、审批结束无结果、维护过程丢失单据等问题。
第二硬件风险问题 电算化会计内控系统中计算机储存着大量的数据。它的硬件的安全是存在大量风险的，如果计算机瘫痪或部分功能失效，如故障、停电或被病毒感染，都会造成储存数据的损坏或丢失。另外一些环境因素会使存储硬盘损坏、数据不读或丢失，并且这些现象还是员不容易发觉的，这都会影响会计活动的处理和内控管理工作的进行。临沂职业技术学院内控管理系统开始运行之初，因为对计算机系统安全重视不够，外部保护措施不健全，曾经出现因雷击断电造成系统瘫痪，部分数据丢失的事故。
3. 内控管理制度方面的问题
第一岗位职责不明确 会计工作人员岗位职责和分工不明确，没有做到职责和岗位的完全分离，有的操作与审核不分离、授权和执行不分离等。例如在实际实施过程中，临沂职业技术学院就存在一人多岗，权责不分，代为签批等现象，制度执行失去了严肃性和制约性，最终会导致因执纪不严，造成经济管理混乱和一定的经济损失。
第二审批制度不健全 会计内部控制是严格按照审批程序进行的，单位工作人员有时不按规定程序进行财务审批，或者简化审批流程，或是干脆省略线上审批流程，脱离了内控监督，就会导致一些支出与预算不符，严重超出预算，造成单位会计管理混乱，造成经济损失，使得单位财务管理出现问题。临沂职业技术学院内控管理系统在开始运行之初，部分经办人员和分管领导由于对线上流程操作不熟悉，或对线上流程操作嫌麻烦，就越过线上流程，直接线下签字支出，造成预算控制不到位，支出和预算开支相违背的问题。
第三监督审计制度滞后 电算化会计内控制规范了单位运营管理，保障了单位事业的正常发展，但与其配套的监督和审计体制还十分滞后。到目前为止，国内在电算化会计内部控制监督审计方面还很不成熟，审计平台和软件利用还在进一步探索完善中。所以许多单位只是在使用电算化会计内控，而缺乏完整的内部审计监督，和临沂职业技术学院一样，好多单位在使用会计内控之初都没有设立专门的内部监督审计部门。
三 加强电算化会计内部控制的措施
尽管电算化会计内控在使用过程中还存在一些问题，在运行中还会产生很多未知的新问题，但由于电算化会计内控管理给单位带来管理效益，多数行业的经营和管理都要依托这个平台，对单位实行内控管理，所以如何加强内部控制措施，完善管理策略，减少错误的发生，使单位内部管理处于全面有效的控制之下，是摆在我们面前的当务之急。通过对临沂职业技术学院内控管理运行中存在的问题进行探究和分析，结合学院运行会计内控过程中处理解决实际问题的案例，找出加强电算化会计内控管理的方法和措施，重点从以下面几个方面来完善和提高。
（一）加强学习培训
1. 全员学习与培训 电算化会计内控是一个系统工程，需要全员参与，分类指导，共同维护来完成。
临沂职业技术学院高度重视，进行全体人员培训学习，校内进行报账员、管理员培训学习，假期进行专业会计人员培训学习，学习使用操作规程，熟悉管理流程，熟练掌握操作过程，使所有人员都通过自己的账户进行使用操作，完成相应的的业务操作流程；进行职业道德教育和专业风险意识培训，提高风险意识和综合思想素质，做到安全保管好密码和密匙，不定期更换系统的密码口令等，防止被他人盗用；全面加强全体人员计算机应用能力的学习和培训，提高全体人员计算机应用操作水平。
2. 专业人员技能培训 临沂职业技术学院聘请山东省财经大学专家进行专业报告讲座，对会计专业人员和高级管理员定期进行专业技能培训，熟练掌握内控系统操作和使用，做好系统运行问题的处理和掌控，保障系统的稳定运行，逐步完善内控措施，实现内控管理目标，达到全面控制管理的目的。
（二）加强内控系统的管理控制
1. 计算机硬件控制 临沂职业技术学院按内控管理制度要求，加强预算管理和采购管理，重视合同审批流程，做到有效的内控管理。严格按照程序，招标采购质量好、性价高、性能优、配置高的知名品牌计算机，及时更新换代，注重硬件的更新。设施配备齐全，既做好系统的独立性运行，又做到系统与单位机房、局域网的科学有效连接，配备了专业技术人员进行硬件的维护与保养，出现问题及时维护和处理。
2. 计算机软件控制 临沂职业技术学院安排系统厂家专人进驻学院，进行系统维护和提供技术支持，对会计内控系统内的计算机，全部安装国家开发推广应用的正版系统软件，连网使用局域网用户或者是多用户，建立报账人员工作群，随时上报发现和出现的问题，专业工程师人员随时维护解决，及时提醒会计人员对重要数据及时备份。计算机都安装正版杀毒软件和防控系统，不随意连接外网，不乱插移动硬盘等，防止系统遭受病毒的感染和黑客的攻击。 统一使用兼容性强的软件，方便统一各种业务之间的相互衔接，完成相关数据的自动生成、上传、核对、校验和备份，做到记录和检测正常顺利操作。
（三） 完善电算化会计内控制度
1. 加强团队建设 临沂职业技术学院不断加强人员之间(特别是管理者与被管理者)的沟通与交流，搞好单位的的人文环境，形成真正意义上的团队精神。只有所有人员团结协作，内控工作才能更好地开展和有序进行。
2. 健全组织机构 根据单位管理需要，临沂职业技术学院设置以财务会计部门为核心，各部门配备专职管理员，全体人员共同参与的管理体制。机构所有人员按照权责分离的原则，各司其职相互制约，密切配合，完成内控管理操作。制定会计人员的工作职责、内控管理制度，实行责任追究制度，严格按程序和制度办事，确保内控管理工作正常进行。
3. 建立风险防控机制 临沂职业技术学院通过专业技术人员开发应用程序，用技术手段将制约、监督等风险防控机制融入系统程序，使操作人员必须按照职责权限和制约程序才能进入系统处理业务，通过技防措施达到防范技术风险目的，提高内控系统风险防范能力；按要求设置会计档案管理机构，配备专员管理会计档案，对会计档案资料进行存放保管；要求会计人员平时注意做好重要的会计资料的备份，防止内控系统因设备或其他原因出现故障而导致数据的丢失或损坏。同时，单位实行严格的会计人员保密制度，对单位会计信息进行严格保密，确保会计资料信息的安全使用。
4. 加强审计监督 临沂职业技术学院的内控管理在运行了一段时间后，在系统管理基本走上稳定正规渠道时，逐步建立了单位内部审计部门，健全了考核监督审计制度，定期进行自我内部审计和配合外部审计，通过审计，对内部控制的过程进行监督。有完善的内控制度来保障，由内部审计部门来监督，让社会业务主管部门来督导，现在，临沂职业技术学院内控管理已经步入正常运作、规范管理的正常轨道上来，正较好地发挥着其职能控制作用。
总之，随着计算机技术的不断进步和发展，电算化下的会计内部控制必将会得到更广泛的应用和发展，这是会计管理发展的趋势。在其应用发展历程中一定会产生许多新的问题，这也是新生事物发展的一个必然规律，但总有办法会将问题一一解决的。这需要我们经过一定时间的探索和实践，找出解决会计内部控制问题的办法和措施，并逐步进行完善。接下来，对于如何加强电算化下的会计内部控制，还需要社会各界人士的共同努力，找出有效的对策，解决好已经存在的问题，分析潜在的风险和防控措施，从而提高电算化下的会计内部控制的效率，保证会计信息系统的安全性，在最大限度上发挥内部控制的优势，让其在行业经营管理中起到真正的作用，规避和化解所面临的风险，为单位创造经济效益，实现经营管理目标。
参考文献
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