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摘要：本文从技术专业、服务灵活、管理高效三方面，对数字技术在档案管理工作中的应用优势进行简要分析，并阐述此技术的具体运用措施。
关键词：档案管理；数字化技术；应用
引言：网络的发展，数字化进程加快，为档案管理带来全新机遇。其中互联网、云计算以及大数据等技术应用频率较高。如何利用数字化技术，优化档案管理工作，值得该领域人们思考。
一、档案管理数字化技术应用价值
数字化档案的管理具有如下三方面特点：
首先，数字化特征，转变以往纸质档案管理不足，在数据平台上实现档案信息的整理和分类；
其次，网络化特征，数字化关键之处为网络化处理，使得管理高效；
最后，智能化特征，对比以往档案管理形式，数字化的管理形式。
在档案管理环节，数字化技术的运用能够实现档案的数字化管理。由于各行业档案资料信息较多，占据档案馆内大部分空间，以往管理技术难以适应档案信息的快速增加。因此，急需开发出全新管理技术，优化档案管理模式。通过数字化技术，如：云计算、互联网以及网络存储，为档案管理开辟全新途径，利用信息化管理平台，对档案信息完成分类、转化以及存储等，体现出数字化技术运用的专业价值。
与此同时，社会发展迅速，各项建设需要基于档案作为基础，因此，档案管理工作的高效性以及准确性至关重要。人们对于档案管理工作十分重视，将数字化技术运用其中，可结合人们对档案信息的需求，展开灵活管理，为人们提供个性化档案服务，建立数字化管理系统，便于人们自主选择档案服务，因此，数字化技术运用的服务价值较为明显[1]。
除此之外，档案管理环节数字化的运用，可确保管理过程的规范性，实现自动化管理。如：利用物联网技术，可实现对档案库环境的自动监控，随时传输管理信息，结合档案管理需求，灵活调节环境的温度与湿度等。通过网络技术还能完成电子档案的高效管理，保证档案管理过程信息安全。因此，数字化技术的运用可展现出管理价值，优化档案馆的管理工作。
二、档案管理中数字化技术的应用
（一）云计算创新管理形式
云计算为数字化技术类型之一，其在档案管理方面的运用具有诸多优势，能够创新档案管理形式。利用云计算，管理人员能够将档案数据上传至管理中心，实现信息共享。结合用户需求，对管理策略灵活调整，创新服务形式，保证用户满意度。
同时，利用云计算平台，还能实现档案信息的查询，为其高效利用奠定基础。云计算的利用能够将管理平台加以整合，为信息存储安全性提供保障。应用过程，将用户数据上传到云端，在多个服务器内完成存储，确保数据安全。用户可按照需求获取档案信息，保证管理过程档案使用安全。基于云计算设计的档案管理平台，服务模式更加人性化，用户可结合使用体验，按照满意度，自主选择平台退订。
此外，云计算技术的运用还可实现追踪服务，挖掘用户需求，基于典藏资源，为用户提供智能化的推送服务。管理人员可结合档案业务，建立网站，将档案信息添加到网站当中，设置浏览方式，为使用者提供便利。在云计算的运用下，展现出档案信息服务的人性化
（二）物联网实施一体化管理
1.文档管理
物联网技术的运用，能够实现档案管理的一体化。
在文档管理环节，利用物联网不但能够实现人和物之间通信，而且还能实现物与物间通信，对档案文件展开周期性管理。在物联网的运用下，可对接档案馆、档案室，完成定向档案管理，提升档案的数字化管理水平，并且化解档案形成、移交等过程存在的矛盾。在Rfid技术运用下，可将档案资源加以整合。其中电子标签具备重复利用、容量大、寿命长等使用优势，因此，可作为档案信息保存的良好载体。通过物联网系统，将采集完成的档案信息向电子标签内存储，和电子档案系统之间相互关联，完成异构档案之间信息整合。运用电子标签，可防止数字化环节对原始档案造成人为破坏，保证信息整合顺利完成[2]。
2.档案检索
物联网这一数字化技术具有强大的智能识别功能，依托此技术建立互联网系统，可对档案信息展开快速识别。档案检索环节，可利用射频设备完成阅读器、档案内部电子标签二者之间对话，对于档案信息批量化读取。同时，还能利用检索系统完成主题检索，快速辅助管理者获取需求档案。互联网智能识别这一功能，为档案管理环节各项自助服务提供更多可能。利用档案环节，系统可结合数据库内信息，和档案标签进行匹配，从而对可利用的档案进行智能化识别，为用户带来良好体验。智能识别还可将检索系统和专家系统相互连接，自动识别用户身份，在档案自助服务当中，快速分析出用户是否具备使用权限，完成档案的自助利用。
3.自动化管理
运用物联网技术可减轻管理人员的工作压力，实现档案的自动化管理。利用传感器终端，能够直接生成电子档案，将电子标签作为载体，保存档案信息，档案能够动态化形成。互物联网技术运用下，通过感知层，对管理信息实时收集并反馈，并和应用层之间完成交互，实现对系统指令的自动化传递，及时处理信息。在档案库房的信息获取方面，可通过传感器节点完成，在网络层、处理系统二者之间的交流过程，能够及时采集、反馈库房监测信息，发出指令完成自动化调节，如库房湿度、温度等。在数字化技术的运用下，可实现档案库房的自动化管理，整个过程无须人为干预，减轻人员工作负担。
（三）网络技术保护电子档案
电子档案是国家、团体或者企业、事业等单位在不断发展过程当中积累的价值文件。和纸质信息不同，管理人员可利用数字化技术，将档案当中的价值信息存储于计算机当中，利用光盘、磁盘等媒介完成档案的数字化储存。在使用过程，可利用计算机设备完成处理和读取，并利用网络完成档案传输与共享。电子档案的保管，对环境要求严格，因此，存储数字档案环节，需要确保周围环境内不含有强热源和磁场等，使用净化系统以及消毒系统，合理控制环境。因为电子档案存储环节，若存储媒介受到损毁，就会造成数字档案丢失，在存储过程需要安装防磁柜。针对电子数据，为防止其存储介质受到磁场或者材料老化等问题影响，发生档案数据丢失风险。在此过程，可利用数字化技术对档案进行备份，针对重点档案信息，“一式三份”便于保存以及使用。与此同时，在档案管理期间，还须按照特定时间段，备份原始档案信息，确保档案数字化管理信息更新及时，防止重要档案发生丢失。在档案查阅过程，需要制定严格的流程，利用的档案设置为只读文件模式。
同时，在电子档案管理过程，还需关注档案安全。为防止档案信息存在被窃取、删减或者损毁等安全风险，需要依托管理平台，充分运用数字化管理技术，为重要档案在服务器内设置安全网段，利用虚拟技术与网络设备共同实现安全管理。对用户权限严格设置，在管理系统内设置防火墙，通过信息检测，展开电子档案的管理。利用网络系统，限制用户权限，为确保档案数据完整、安全，具体可通过数字水印、加密等方法实施管理，防止电子档案当中的数据丢失或者泄漏[3]。
结束语：总之，数字化技术不断发展过程，将其引入到档案管理工作当中高度可行。可创新管理形式，减轻管理人员工作压力，提供个性化管理服务。管理者需灵活运用数字化技术，发挥其技术优势，推动档案管理事业不断发展。
参考文献：
[1]白云丽.数字化技术在档案管理工作中的应用[J].科技风,2020(13):123-124.
[2]许磊.浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用[J].档案管理,2019(04):92+94.
[3]孟庆楷.数字化技术在档案管理的应用价值[J].现代农业研究,2018(05):109-110.