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摘要：办公室文书档案是组织或个人为处理事务、保存信息而制作的有信息的材料。而对文书档案进行管理既是办公室管理工作中的重要组成部分，做好办公室文书档案收集与归档工作，能够为行政管理决策提供支持和保障。本文在分析了办公室文书档案收集与归档内容、特点及现状的基础上，针对当前文书档案收集、归档存在的问题，有针对性地提出了解决措施，对做好新时代办公室文书档案收集归档工作具有积极的现实参考价值，通过文书档案助力行政决策、管理的规范性和科学性，以及整体管理水平。
关键词：文书档案；收集；管理；办公室
0引言
在我们日常工作中，为处理各种事务、沟通各种关系，组织与组织之间，组织与个人之间都要发生这样或那样的联系，而这些联系通常以信函的形式实现。文书档案又称管理性档案，是机关、企业、事业单位、社会团体等在行政管理活动中形成的各种以文字为主要形式处理事务的、具有保存价值的凭证性材料。文书档案收集与归档是一项基础性工作，也是做好文书档案管理工作的关键和核心，要保证收集的真实性、完整性，归档的及时性、规范性，做好办公室文书档案收集与归档工作，为行政管理决策提供支持和保障。
1办公室文书档案收集与归档特点
1.1政治性、机要性
从收集的源头来看，文书档案主要来自机关、企事业单位或社会团体在行政管理过程中形成的公文为主的一类档案资料，发挥着“令到必行”的政治属性作用。此外，文书档案会涉及大量关于机构设立、人事任命等涉密信息，赋予了文书档案一定的政治性、机要性。
1.2信息性、程序性
文书档案包括机关、企事业单位、社会团体所颁布的政策法规、情况反映、商洽公务、存凭留证等活动信息。这些信息具有查考作用，能够为行政管理决策提供参考，具有信息性特点。此外，纸质文书档案收集、归档包括收集、整理、归档、编目、立卷、备份、利用等程序，电子文件的收集、归档又包括登记、编号、扫描、上网等各个流程，从收集到归档需要严格遵守程序要求。
1.3管理性、服务性
办公室文书档案的收集、归档的客体为机关、企事业单位、社会团体的文书资料。这些文书资料也是各行各业、各个领域科学管理的产物，本身也属于管理的重要组成部分。相对于其他工作，办公室文书档案收集、归档也具有较强的服务性特点。在对日常行政管理活动中形成的具有保存价值的文件资料进行收集、归档的同时，又要发挥文书档案中的信息价值功能，为日常行政管理决策提供参考。
2办公室文书档案收集与归档现状
2.1专业素能有待提升
一方面，文书档案收集、归档得不到应有的支持。由于办公室日常事务多、杂，重事务办理，轻文书档案资料的收集、归档现象较为普遍。另一方面，档案工作者也存在重视“红头文件”，一般性文件收集归档力度不够等现象。此外，文书档案收集归档有其严格的规定和要求，需要遵守《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《电子公文归档管理暂行办法》《文书档案案卷格式》《电子文件归档与电子档案管理规范》等。由于思想重视程度不够，专业素能不强，导致档案的收集不完整、归档不规范。
2.2资料收集不够全面
办公室文书档案收集归档还存在一些普遍性的问题，就是收集资料不全面，主要表现为文书档案缺页、漏页，或者文件中缺少印章；文稿保存的多是成文件，领导签批等珍贵资料未得到及时收集等。文书档案内容多、材料来源渠道广泛，又体现着十分重要的价值，日常文书工作中存在着思想认识不足，文书档案收集工作得不到有关部门的支持等。这些因素直接导致了文书档案收集不完整、不全面。
2.3收集归档方法单一
目前，文书档案收集归档的方式方法较为单一，普遍以“坐等上门”的被动式收集为主，档案管理部门主动上门收集未得到有效执行。收集前的指导工作做得不够扎实，缺少文书档案收集指南。在归档方面，又过多依赖手工操作。无论是收集的方法还是归档的模式都滞后于单位的管理模式，主要表现为计算机信息技术的应用普及不够。与普遍实现的自动化办公和信息化管理的办公环境形成较大反差。文书档案收集与文书档案形成部门之间缺少畅通的交流、沟通，存在信息不对称，也是影响文书档案收集归档的重要因素之一。
3办公室文书档案归档工作的探索
根据《中华人民共和国档案法》第十条之规定，“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。”由此可知，对办公室文书档案的收集与归档，不仅是企事业单位工作文书工作的重点，也是国家保证文件管理工作质量的客观要求。
3.1文书档案的归档的原则
文书档案的归档工作应遵循以下三个原则：第一，保持文件之间的历史联系，即文件在来源、时间、内容、形式上要存在一定的联系；第二，在前任工作的基础上开展新的整理工作，即工作人员应充分利用前人整理的工作基础和档案形成的自然基础，切忌随意拆撒原有的文件体系重新整理档案；第三，便于保存与利用，即工作人员在整理档案过程中，要保证档案的可查找性和可利用性。
3.2文书档案归档的操作流程
文书档案归档在实践中主要包括以下流程：分类，即工作人员在整理档案前，按照相应的标准对档案进行分类。常见的分类法主要有年度分类法、机构分类法、保管期限分类法等，这几种分类方法在工作过程中通常组合使用，以保证档案类别清晰。装订，即工作人员要对档案进行拆钉和修裱处理，而在维修破损档案的过程中，应尽量保持文件的原始面貌。排列，即工作人员在完成装订后，应该在分类方案中的最低一级类目中，根据一定的方法确定归档文件的先后次序。最常用的排列方法为时间顺序法，这种方法不论是针对同一事务的发生顺序，还是针对不同事务的发生顺序均具有很强的操作性。编号，即工作人员要将每份归档文件在全宗中的位置标识符号，并以归档章的形式在归档文件上注明，这一环节主要是为后面的编目工作做准备。编目，即编辑归档文件目录。在工作中，编目应该以“件”为单位进行，在文件目录中一件只能体现一个条目，如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中，只能对复文进行编目。装盒，即工作人员应该严格按照件号的先后顺序将档案装入档案盒，同时要保证档案盒的顺序与归档文件目录中相应条目的排列顺序一致，以便于档案查找、使用。
4办公室文书档案收集与归档对策
4.1提升文书档案收集、归档认识和能力
一方面，要在机关、企事业单位和社会团体积极开展档案宣传工作，营造档案工作浓厚氛围，使文书档案收集归档得到应有的支持和重视。通过定期编辑文书档案简报，或者加强文书档案编研（如历年制度汇编），发挥文书档案的现实应用价值，切实提高文书档案管理意识。此外，利用每年的“归档月”等特殊时间节点，开展形式多样、内容丰富的文书档案知识宣传普及，提升办公室工作者的档案意识，从而在思想认识和行动上自觉支持文书档案收集工作。另一方面，要切实加强文书档案收集、归档专业知识培训，尤其是具体参与文书档案收集归档人员的专业知识的培训。加强档案、文秘、行政管理、计算机信息技术等领域知识培训，使相关工作人员熟练掌握文书档案收集范围、归档流程，能够利用计算机信息技术做好电子文书档案的收集、归档。此外，机构、企事业单位或社会团体要高度重视文书档案收集、归档工作，给予文书档案收集、归档必要的人、财、物支持。
4.2完善文书档案收集、归档制度和体系
加强办公室文书档案收集、归档工作，需要建立一套完善的文书档案收集、归档制度体系。建立定期收集为主、随机收集为辅的收集制度，将每年的3月或其他月份定为固定归档月，增强文书收集归档工作的主动性、自觉性。要结合办公室工作现实，建立健全文书档案收集归档等管理制度，确定文书档案的收集范围、归档流程和要求。如，根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《电子公文归档管理暂行办法》《文书档案案卷格式》《电子文件归档与电子档案管理规范》等法律法规，制定具体的实施细则，通过制定详细的文书档案收集、归档注意事项或工作指南，提升文书档案收集归档的规范性、制度化。此外，要制定相应的文书档案收集、归档责任体系，明确各方责任，增强文书档案工作的外部约束。
4.3创新文书档案收集、归档方式和方法
要积极创新与时代发展相适应的文书档案收集、归档方式方法，以满足文书档案收集归档的现实需要。一方面，要增强文书档案收集归档的主动性。改变传统的“坐等上门”收集方式，文书档案工作者要提前制定文书档案收集指南，深入办公室等文书档案生成部门一线，加强与各个部门之间的联系，强化文书档案移交业务辅导，从源头提升文书档案收集的质量和水平。另一方面，还要畅通档案管理部门与其他部门之间的联系渠道，做好重要文书档案的随时收集归档，以及文书档案收集归档过程中发现的问题，及时沟通解决。此外，随着办公自动化无纸化的普及，学会利用计算机信息技术协助做好电子文书档案的收集和归档。如，基于单位内部信息化管理网络平台，建立与各部门之间联络，通过网络渠道及时将文书信息传递至档案管理部门，避免因文书档案收集或者交接不及时导致文档资料缺项等，做到“应收尽收”“应归尽归”。
5结语
文书档案作为行政管理活动的真实历史记录，做好文书档案的收集、归档对保障机关、企事业单位和社会团体高效运转和健康发展具有积极的现实意义。文书档案的收集与归档工作是办公室工作的重要环节，在具体操作的过程中，工作人员要本着认真负责的态度，对不合乎要求的文书档案应予以剔除，对于文书中的缺项记录应及时退回补齐。同时，检查文书的书写质量，对不符合书写规范的，应通知有关业务人员更正或填补。新时期，做好文书档案收集归档要把握其规律和特点，针对制约文书档案收集归档因素，采取有力措施及时解决，使文书档案收集、归档更加规范、科学。
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