【摘要】
本文根据中央企业采购管理办法及采购案例分析，通过审批时长数据分析提出了采购风险可控且能提升采购效率的建议。
【关键词】
效率、采购、管控
一、概述
高效的采购活动对于企事业单位的长远发展来说至关重要。近几年在供应链管理理念以及市场经济不断发展的影响下，各企事业单位尤其是中央企业通过规范完善采购制度等措施也在逐渐探索增强控制管理采购活动内部的对策，并取得了一定成效。但是在具体的采购活动中还是存在着一些问题，相关管理人员还要直面挑战，继续努力，逐渐实现军工科研单位采购活动的现代化与高效化。
现阶段很多中央企业一般都采取的采购模式为，每年由单位向上级部门申报采购计划以及采购预算，在得到批准之后，经过分类整理，再下达至其他下级单位，之后各级单位的采购部门再根据批准过的计划正式开展采购活动。这种模式虽然提高了对采购流程的监控力度，但是却也变相地增加了很多不必要的繁琐流程，严重影响了采购活动的效率。采购执行进度偏慢。虽然现在国有企业采取的集中采购模式可以降低采购及物流成本，但是由于集中采购后需求衔接不顺畅、手续过多、流程过长等原因，导致采购执行操作时间偏长、进度偏慢，影响了效率。
本人根据从事采购工作以来的经验，对本单位的采购活动中的采购申请、采购商务、合同审批、合同执行、付款审批等各环节进行分析，提出合理的优化建议。
二、采购流程分析
下图是某标的的采购申请流程
从流程图可以看出影响采购效率的主要原因为审批流程长，单节点耗时长，同时还有需求论证久、杂乱无计划、过程执行慢等原因。
审批流程长（需求、合同、付款不需公司领导审批时，最长达20个节点），单节点耗时长（审批习惯、审批不便等），其中合同审批最长居然达147天；需求论证久表现在需求不明确、不准确，需求反复更新、颠覆；杂乱无计划表现为由于需求缺乏计划性，导致产生大量的重复审批和重复采购，增加采购工作量，影响整体采购效率；过程执行慢主要原因为无足够供方资源，需新开发供方、无标准合同模板，合同谈判、拟制时间长、支撑合同的技术文件提供不及时、过程问题处理不及时等。
以上仅展示了采购需求审批的环节所体现出来的流程冗长问题，合同审批、付款审批中也有相应流程过于复杂等问题。
三、采购效率提升建议
针对公司现行采购流程所出现的问题，为了提升采购的时效性，促进相关工作的高效开展，采购部门组织项目管理、技术、财务等多个部门，进行了系统分析，并从制度、流程等方面提出了优化方案。
经过原因分析，拟将流程简化为如下图所示，对提高单点审批效率提出两点建议：1、在移动审批基础上，建议建立督办机制，培养各审批节点及时审批习惯；2、对于需公司领导线下审签的，建议经邮件或微信等确认后，可采用签名章完成。
推行采购计划，强化需求论证。
需求说明书是采购过程中最重要的文件，是确定项目规模和候选供应商制作项目方案、配备项目团队、量化工作量和进行项目报价的依据。需求说明书不清晰不明确，不仅直接影响谈判的质量和效率，同时也不利于采购合同的签订、采购结果的实施。防控措施需求说明书需尽可能地明确，内容包括但不限于项目标的、项目背景、项目工作内容、项目成果质量和价值要求、项目团队人员要求、项目时间要求、项目报价要求等项目需求。采取在项目一级计划中明确项目重点采购任务完成里程碑要求，采购部门根据项目一级计划制定项目采购计划，项目组需按计划提前开展需求论证；采购提前进行供应商开发。按模板每月底汇总下月各项目采购需求（经计划主管、项目总师认可），作为采购提前策划的依据等措施。
化零为整，降低事务性采购和零星采购的频次，提高整体采购效率。通过签订定点供应商模式，对信息化耗材、行政后勤物资等需求量小、采购频率高的物资实施定点采购，实现付款的月度支付和批量验收。
细化人员分工，建立有效机制。按技术方向进行内部分工，提升采购人员专业知识水平；加强部门内、部门间的有效沟通，资源共享，增强供方资源储备；与纪检监察审计部、需求部门等建立起良好的问题处理机制。
制定合同模板，缩短拟制耗时。梳理公司主要采购业务，与纪检监察审计部一同分类制定相应合同模板，减少合同谈判、拟制时间，提高合同签订的时效性和规范性。
重视采购过程档案整理。采购档案包括采购申请审批文件、采购谈判前沟通会会议纪要、采购结果审批文件、评分表及评分汇总表、采购会议纪要、候选供应商竞聘文件、采购小组及候选供应商签到单、采购合同等。某一环节档案不齐全将导致采购项目依据资料缺失，一方面不利于采购项目后续执行，另一方面不利于项目总结归档。
四、总结
本文是本人作为采购经理工作过程中的经验总结，采购流程过慢会导致企业生产效率降低，通过具体采购案例剖析，提出提升采购效率的建议，希望对公司管理，业务操作提供指导作用。