摘要：数字化档案在档案管理工作中发挥着重要作用，不仅能够提高管理水平和效率，还能够提高档案信息的利用率，使档案管理工作向智能化、信息化、标准化以及规范化方向发展。因此我国企业应该不断提高技术水平，将数字化技术引进到档案管理工作当中，推动企业实现可持续发展。基于此，本文主要探讨了数字化档案管理工作。
关键词：数字化发展；档案管理；研究分析
引言
档案管理工作中应用数字化技术是档案管理工作发展的必然趋势和结果，在新的历史时期，强化是数字化和信息化技术的应用有助于提高档案管理的实效性。我国比较重视档案管理工作，从企业到事业单位皆是如此，要充分展现新技术的优势和作用，提高档案管理人员的素质和专业能力，提高档案资料管理工作的效率，促进档案管理工作的可持续发展。
1档案管理工作数字化的必要性
在事业单位中，档案管理工作具有一定的复杂性，且工作量较为庞大，而随着事业单位的发展，档案的数量不断增加，若是仍然采用传统的管理方式，不仅会影响到工作效率，还会为档案查阅、调取、使用等带来阻碍。因此，在步入数字化时代以后，档案管理工作的数字化发展已经成为一种必然趋势。一方面，能够改变传统纸质档案自身存在的弊端，以电子档案的形式，将所有档案信息保存起来，避免在因纸质档案损毁而影响档案信息的精准度，另一方面，可以有效提高工作效率，数字化的实现能够简化档案管理工作，在调取档案时只需要搜索关键词即可，在提高工作效率的同时，还减轻了管理人员的工作压力，对于档案管理工作的进一步优化有着重要的现实意义[1]。
2数字化档案管理工作存在的主要问题
2.1提高档案管理人员的素质和能力
基层档案管理工作发展经过了一段时间，目前档案管理人员的结构相对稳定，但是随着科学技术的快速发展，档案管理人员素质和能力有待提高，部分档案管理人员年纪较大，资历较深，但是对于数字化和信息化技术不够了解，对先进技术的知识管理不到位，档案管理效率有待提高，管理人员能力有待提高。现代化发展需要档案管理工作转变为数字化和信息化模式，但是档案管理人员这方面的意识有待加强，档案管理工作相对繁琐，一味依靠人为能力是不可能实现档案管理的高效化，因此，必须提高档案管理人员的素质和能力。
2.2数字化档案利用率较低
现阶段，档案管理工作相对复杂，尤其是档案资料的收集、整理和筛选工作较为繁琐，管理过程中还存在一些障碍，很多档案资料不够齐全，缺乏完整性，档案资料的利用率较低。数字化技术的应用可以有效提高档案管理的效率，但是实际情况是，部分企业或事业单位档案资料的管理中技术应用较少，档案资料利用率有待进一步提高[2]。
2.3管理机制严重缺失
当前，无论是在各个企业，还是相关的机关单位，不难看出对于经济成本、效率等问题重视度较高，但对于档案的管理重视度不足，虽然网络的发展日新月异，但网络与数字模式的融合还处于一个摸索的阶段，不同的企业在档案的利用与控制上需求不同，这就导致档案管理一直在不断的整改，因此，大多都还没有确定具体的管理制度与方案，尤其是对档案信息资源的控制仍没有引起足够的重视。
3档案管理数字化建设的有效对策
3.1更新硬件设备
为了更好地实现数字化，事业单位在今后应该根据可动用资金数量，阶段性的更新硬件设备，这样才能够为数字化发展创造一个良好环境。
首先，更新硬件设备应做好原设备上的保存工作，也可以存储在“云”端，硬件设备更换以后的重新下载。其次，在设备更换完成以后，事业单位必须要对设备进行调试，确保所有的设备都能够进入正常工作状态，尤其是计算机，作为数字化档案实现的主要载体，其性能、安全稳定性关系到数字档案的上传、下载、存储等，必须保障计算机系统安全无漏洞，为个后续开展的各项工作提供充足保障。最后，除了硬件设备本身，事业单位还需要为硬件设备运行提供良好的环境。一方面，针对用于档案管理的一系列硬件设备，应为其提供专门的房间，并安排专门的人员进行定期打扫，同时，也方便统计档案查阅人员，避免档案出现丢失的情况; 另一方面，需要定期对这些设备进行检查，计算机为着重检查部分，保证硬件软件都不存在问题[3]。
3.2运用现代化管理手段
现代化管理手段主要是指数字虚拟技术、高微缩技术、智能技术等，随着科技的快速发展，这些现代化技术在各个行业中的应用日益广泛。就事业单位档案管理工作的特点来看，事业单位可以引入密码技术、面部识别技术、指纹技术等，来提高文件管理的安全系数。第一，可以建立专门的档案室，用于存储纸质档案、档案硬盘，进入查阅的人员必须要通过指纹识别、面部识别以后才能够进入，避免外人进入档案室窃取、修改、随意查阅档案;第二，数字化档案则是可以利用密码来实现保存，对于需要共享的档案也应该做好加密处理，只有输入正确的密码才能够查阅，最大程度上保证数字化档案管理工作的有效性; 第三，可以引入智能技术，配合声音识别技术，可以通过声音来直接调取档案，减少中间环节可能会出现的差错，降低档案管理工作难度，为更好地实现数字化档案管理工作创造有利条件。
3.3增强档案管理人员的数字化管理技能
企业想要推动数字化档案管理工作的不断发展，就需要定期开展相关职业技能培训，并且积极鼓励相关的档案管理人员以及部门负责人，使他们主动参与到以信息技术以及网络化数字技术为主题的技能学习以及培训活动中，在必要的时候企业可以适当地给予一定的物质支持与奖励。通过开展职业技能培训，可以有效地提高相关工作人员在数字化档案信息方面的操作技能。除此之外，档案管理人员还需要加强专业知识的学习，争取做到对相关知识的熟练掌握程度。同时，企业还需要不断引进专业技术人才，可以通过公开社会招聘或者猎聘方式，当进行公开社会招聘时，务必要本着公开、公正的方式进行人员筛选，从而选择出精通信息技术的人才。当完成人员引进之后，企业还需要定期开展相关技能培训，不断提高新员工的专业知识以及实践动手能力，并将其培养成档案数字化管理的强大后盾。
3.4及时建立和更新相关标准
档案管理的数字化的实现需要多方的相互努力与配合，这就要求档案室、档案管理主管部门以及档案馆三方共同努力。如果仅仅靠一个部门的努力很难完成这一任务。因此想要真正地实现档案管理的数字化，首先需要查看信息资源，看其是否处在资源共享状态，只有达到共享状态才可以进行后续工作。其次还要保证每个阶级的档案管理主管部门做好相应的工作，及时制定出档案管理的标准规范，一旦企业的相关标准不符合现阶段的发展状况，就要及时进行相关标准的更新。与此同时还需要大力推动档案数字化管理工作的有效实施与开展，当数字化档案管理工作有序开展之后，为了保证档案管理工作的规范性，还需要建立档案工作标准化体系[4]。
结束语
综上所述，在科技快速发展的时代背景下，各个行业均已经做出较大调整，以适应时代发展需求。档案管理作为事业单位一项重要工作，其数字化建设有助于提高工作质量与效率，使得档案管理能够充分发挥积极作用。因此，从实际角度出发对数字化档案管理工作的实践策略进行分析是十分必要的。
参考文献:
[1]陈莉．数字化档案管理工作的实践与探讨[J].卷宗， 2019，9( 6) : 5．
[2]韩云丽．企业数字化档案管理工作的实践与探讨[J].办公室业务， 2018( 18) : 190．
[3]刘传峰．浅谈档案管理中档案的数字化处理技术[J].青春岁月，2017( 3) : 515．
[4]周玉敏．数字化档案在档案管理工作中作用及展望[J].社会科学:文摘版，2016