摘要：随着信息时代的到来，计算机技术、网络技术、通讯技术被广泛应用于档案管理领域，严重冲击着传统的档案管理模式。在当今信息技术运用越来越广泛的趋势下，将信息技术与档案管理工作相结合具有相当重要的现实意义，可以极大地提高档案管理的效率。为此，如何利用好信息技术，以应对信息时代的伟大变革，成为了当前亟待解决的问题。
关键词：信息时代；信息化；档案管理；问题；对策
在当前的社会发展背景下，传统的以人工手动操作的档案管理工作要消耗大量的人力物力、办事效率低等缺陷，很明显已经与这个时代发展的主题格格不入，倘若不寻求改变，那么档案管理行业势必会被这个时代所抛弃，那么，也就失去了其存在的价值，会被其他行业吞并，这不应该是一个行业的未来前景，所以，在信息时代下，档案管理工作重视智能化发展，与信息化时代相融合，显得格外重要。
1 信息时代下档案工作的必要性
相比于传统的档案管理，信息化的档案管理具有很大的优势，首先，信息化的档案管理，摒弃了传统的纸质的信息载体，利用电子进行信息的存储，因此无论是在信息的收集还是整理方面都具有相当的优势，可以极大地提高档案的收集与整理的效率，因为档案都以电子信息的方式存储，因此也不存在档案丢失的情况，另外由于现代的信息存储设备都具有比较高的容量，因此可以存储大量的档案信息，不仅可以节省出大量的空间，同时也一举解决了档案保管的难题，最后，在档案信息的查询方面，信息化的档案管理具有明显的优势，同时在软件或者是网页输入想要查找的档案，可以在极短的时间内显示出想要查询的档案。因此在信息时代的背景下利用信息技术提升档案管理的质量和效率具有重大的意义。
2 信息时代档案管理工作面临的问题
2.1电子档案管理工作的安全性存在问题
信息时代下的档案管理工作不同于以往，信息化档案管理模式更快捷、高效，但同时也为档案管理工作带来了新的安全问题，在使用电子科技进行档案管理工作室，有心之人可以利用其计算机技术窃取档案文件中的信息和数据，造成损失。如果有心之人利用计算机技术篡改电子档案文件，将会对档案管理工作的安全造成很大的影响。另外。电子档案文件的存储特性，使得一旦计算机出现故障，很容易造成信息不可恢复，对电子档案造成破坏，影响电子档案的安全性。
2.2信息化档案管理统一性不高
要实现档案管理工作的时效性、高效性，就要对档案管理工作进行统一、规范的管理，从而实现管理工作的标准化、科学化。但在时间建设过程中，很多档案管理工作之间存在严重的差异，形成了孤岛现象，无法实现档案管理工作的资源共享。各单位系统软件不统一、档案存储模式不统一，使得互相之间的档案管理工作不兼容，导致大量资源的浪费，无法形成档案自动化、统一化、标准化、科学化，这在一定程度上阻碍了档案管理工作的整合发展。
2.3档案管理工作人员综合素质没有得到提升
信息化时代下的档案管理工作需要更规范化的档案管理手段和具有更高综合素质的档案管理人员。在实际档案管理工作中，一部分工作人员的综合素质没有跟上信息时代发展的步伐，没有适应信息时代的档案管理工作手段，对信息技术了解不够，对信息技术在档案管理工作中的应用不够熟练，信息化意识薄弱。这些档案管理人员不能满足现代化档案管理工作的需要，影响了档案管理工作的效率和质量。
3 解决档案管理工作问题的对策
3.1加强档案资源的信息化建设
在信息时代下，档案信息化管理的最终目标就是为了实现档案资源的有效共享，使档案的价值得以最大限度的发挥。为了实现这一目标，必须加强档案资源的信息化建设。
首先，应当借助先进的信息技术，实现档案信息的自动化处理，从而使档案、文件等真正实现一体化管理，这样有利于确保档案信息的高速检索。同时应对不同载体的档案，如文字类、图像类等进行数字化存储，并利用计算机技术、多媒体技术等将这些信息资源进行合成，使之成为图文并茂的新资源，借此来丰富档案信息资源的表现形式；其次，应借助计算机网络实现档案信息的远距离、无障碍的传输和交流，从而达到高度的信息资源共享。这样不仅能够实现档案信息的海量存储，而且还能够有效地预防档案老化以及人为损坏等问题的发生。
3.2建设高质量的档案数据库
信息时代下档案的基本形式主要是以数字为主，这类数字就是我们常说的数据信息，计算机网络也成为了这种数据的主要传输平台，该平台使得档案信息的快速传递变为可能。由此形成的数字化档案需要一个地方进行存储，这个地方就是数据库。为此，应当建设一个高质量的数据库来确保档案管理工作的有序开展。该数据库不仅应当符合网络传输标准，并满足人们在网络上的阅读习惯，同时还应当符合计算机对数据信息的读取标准。此外，在建设数据库时，必须充分考虑到档案未来的发展情况，软件的选择应当具有一定的前瞻性，以满足未来发展的要求。在数据库建设完成后，必须加强对数据库的运行维护管理工作，以此来确保数据信息的安全性和完整性。
3.3建立健全档案信息安全保障体系
在我国各类信息资源当中，档案资源无疑是最为重要的一部分，其在政治建设、经济建设以及社会发展中都起着至关重要的作用。在信息时代到来的今天，档案信息化建设的速度不断加快，信息的安全性问题也随之凸显，为了进一步确保档案信息的安全性，应当建立并完善档案信息安全保障体系。该体系主要包括以下两方面内容：一方面是档案信息存储安全，另一方面是档案信息的使用安全。在信息技术不断发展的同时，推动了信息的竞争，这在一定程度上对档案安全形成了威胁，加之档案信息网络化建设中信息技术应用不够全面，从而使得系统安全性较为薄弱，为此，在这一方面上应当不断提高档案信息安全和网络安全意识，为了防范黑客和非法用户对档案网络系统的侵入，应当采取行之有效地技术手段和管理措施，加强对用户的身份认证，通过密匙管理等手段保护系统安全。同时还应加强对计算机网络系统的监控，并加装最新版本的杀毒软件，尽可能使内网与外网相隔离，数据库也要经常性备份，以此来确保档案信息安全。
3.4加大档案管理人才的培养力度
在信息时代到来的今天，计算机网络技术在档案管理工作中的应用越来越普及，这就要求档案管理人员不但要了解并熟练掌握传统的档案管理知识，同时对于现代化技术也必须熟悉和了解，如计算机基本操作、数据库管理、数据输入以及网络管理等等；既要具备与档案管理有关的知识，又要具备档案信息资源开发的能力，这样才能使档案真正成为社会物质和精神财富，实现服务于现代化建设的目标。为此，档案管理人员除了应当对本职工作有一份事业心之外，还要具有正确的政治鉴别力和责任感。所以档案部门应当对档案管理人才的培养予以高度重视，并采取行之有效的措施不断提高档案管理人员的综合素质和专业水平，以此来推动档案管理工作在信息时代下的发展。
4 结语
智能化的发展，给全球的产业发展造成巨大的冲击，为了跟上时代发展的步伐，不被时代淘汰，在智能化的背景下，各行各业都在谋求新的出路，积极的由传统的方式与信息化相结合，向信息化智能化转变，其中，档案管理工作也不例外。有关的工作人员需要增加对于档案资料管理的重视程度，合理运用档案，及时发现问题解决问题，然后在工作的时候要不断进行总结，进而促进档案管理工作的进步。
参考文献：
[1]杨焕英.信息时代档案管理工作面临的问题与对策[J].办公室业务.2017(15)
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