国家能源集团宁夏煤业有限责任公司梅花井煤矿 宁夏银川 750011
摘要：工作单位的办公室作为特殊的服务窗口部门，起到承上启下、沟通内外沟通上下级、协调左右、联系各方的作用，日常主要工作“参与政务、管理事务、搞好服务”，体现在来往资料、文件、文稿撰写、公务接待等方面工作，其工作具有特殊性，尤其是在面对百年未有之大变局的大背景下，各单位面临着来自各方面的机遇和挑战，本文对新形势下如何提高办公室文秘工作质量和水平进行分析，以供参考。
关键词：办公室文秘；工作质量；水平
引言
企业文秘工作人员具有特殊的使命和任务，协助领导对日常信息及事务进行处理，要具备纵览全局、协调各方的专业素质，突出文字工作的软实力，做到以文辅政；为领导决策提供对应的服务，在企业发展中发挥着辅助决策、综合协调、沟通信息及公共服务的重要作用。较强的语言和文字表达能力是文秘工作人员应有的能力，重点突出文字在以文辅政中的魂和根，这是对文秘工作人员的基本要求和必备能力，也是其办文、办会、办事的必备专业素质。
1办公室文秘工作中存在的问题
1.1办公室的文秘工作者缺乏专业的能力
由于办公室文秘的工作繁重，工作量很大，导致很多文秘工作者会不知道工作的重心在哪里。每天处理的事情都是堆到面前急需解决的，而从来没有条理性地按照顺序工作。这也可以看得出来部分文秘工作者缺乏头脑清醒、办事有力的能力，工作上容易出现错、乱的情况，而且任务重，也会使文秘工作者只想快点完成任务，但是工作的质量却无法保证。这样的工作态度和工作能力无法保证工作的效率以及提升文秘工作者的能力。
1.2文秘工作人员工作积极性差
现阶段，企业中还存在文秘工作人员积极性较低的问题，主要表现在以下三点：第一，文秘工作人员自身素质较低，上进心不强，工作兴趣不大，将会使文秘工作沦为跑腿及打杂工作，没有时间和耐心撰写高质量的文稿，严重影响企业发展及文秘团队建设。第二，岗位管理制度未指定、不落实、不严不细或者脱离实际，对文秘工作人员的约束力不强。第三，对文秘工作人员实际工作的全面性、深入性了解不够，仍然使用传统观点看待文秘工作人员，认为文秘工作人员就是写材料的，对企业发展的直接贡献不大，将会导致文秘工作人员不受重视，严重影响工作积极性。
2办公室文秘工作者要注意提高自身的专业素质
2.1要严格遵守公司的规章制度
文秘工作虽然任务繁重、工作辛苦，但是文秘工作者依然要遵守公司的规章制度，不要迟到早退、上班偷懒，保证每天以最饱满的热情面对工作。俗话说：“无规矩不成方圆”，办公室文秘工作有很多的管理制度，文秘工作者需要严格遵守，这样才能保证文秘工作的顺利进行以及提高工作的质量。而且文秘工作有很多比较琐碎、细小的事情，这就需要文秘工作者多利用边角余料的时间细心处理这些小事情，这样才能更加完美、优质和全面地完成工作。
2.2文秘工作人员需要将自身素养全面提升
只有依靠学习才能走向未来。文秘工作人员要把学习作为一种长期追求，向书本学，向标杆学，向实践学。第一，向书本学，突出加强知识储备。
积极学习新政策、新知识、新业务，建立完善的知识库、资料库，适应新时代综合素质和能力要求越来越高的文秘岗位需要。第二，向标杆学，突出赶先进、超先进。明确学习目标内容、工作措施以及完成时间，通过对标学习，努力追求卓越，实现自我提升。第三，向实践学，突出提升服务质量和效率。从细节出发，切实把公司和领导安排的每一项工作当成自己的事情去做好，更高标准地完成任务，既让领导放心，又让员工满意。
2.3有效落实奖惩激励机制，创造学习机会及环境，提升秘书业务素质
根据文秘人员培训和管理工作需要，构建并落实奖惩激励机制，促使文秘工作者更好地融入学习活动之中，在学习中不断提升自己，激发文秘人员学习的兴趣，增强自身综合素质，更好地适应工作需要。同时，要充分开展秘书线上、线下专项培训，以便拓展业务知识，增强业务能力，做到与时俱进，更好的当好党政参谋助手。
3提高办公室文秘工作质量和水平的策略
3.1增加文秘工作者的数量
文秘工作者的数量少是企业和政府机构文秘工作进展缓慢的主要原因。人员太少，工作量太多，形成了巨大的失衡，文秘工作就无法正常进行。这就导致了很多办公室文秘的工作每天都完成不了，工作任务堆积如山。让大部分文秘工作者都望而却步，感到巨大的压力。但是文秘工作的人员数量增加的数量不要太多，因为人员太多，工作者的工作效率就会降低，这样就难以发挥每个人的自身能力。因此，文秘工作者要增加到合适的数量，以更好、更有效率地开展工作。
3.2提高文秘工作人员的业务水平
在经过长期的工作以后，文秘工作人员逐渐适应了文件、文稿工作的模式，也掌握了工作的技术要点和工作方法，渐渐开始凭借自己的工作经验来应对文件工作，从而忽视了对业务水平的提高，例如，对于收到的资料文件不及时登记保存，积累到一定量的时候再统一登记保存，将原本琐碎的工作模式变成集中处理的工作模式，日积月累形成不好的工作习惯，严重影响工作的有效性，因此，要提高文秘工作人员的业务水平能力，对业务进展要定期检查和临时抽查，保证工作人员的业务能力维持在较高水平上，保证工作正常进行。
3.3秘书工作者提高工作质量
在提高办公室文秘工作质量的时候都需要创立一种创新的意识，不能墨守陈规，被时代遗留。特别是提高文秘工作的水平时，更加需要树立一种创新的意识，远离死板、不灵活的工作理念和工作方式，以创新的方式提高工作效率和工作质量，做到理论联系实际，随时写、经常写，写一切需要之文。
结束语
由此看来，在新时期背景下对人员的素养有更高的要求，办公室文秘工作中存在的问题有很多，需要及时去处理并且提升工作的效率以及加强文秘工作者的自身素质。在提高文秘工作者自身素质的时候，要注重对文秘工作者的工作责任感和认同感进行着重培养，提高文秘工作者的专业素质，以更好地提高其工作质量和水平，从而达到更优质、更完美的工作面貌。
参考文献
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