中国冶金地质总局山东局 山东济南 250102
摘要：办公室是企业承上启下的重要部门，在企业运营中发挥着重要作用。办公室内协调工作重点表现在协调领导和领导之间的联系；协调部门和部门之间的联系；协调职员与职员之间的联系。由此得知，协调对于展现办公室的服务效果、凸显办公室的服务观念有着非常直接的关系。本文就企业办公室管理协调职能的服务意识展开探讨。
关键词：办公室管理；协调职能；服务意识
引言
办公室作为企业承上启下、协调左右的枢纽，协调工作是其工作的核心所在，也是体现企业管理意识和服务意识的关键。办公室的协调工作主要体现在协调领导与领导之间的关系；协调部门与部门之间的关系；协调员工与员工之间的关系以及协调上下级等之间的关系，由此可见，协调对于体现办公室的服务质量、体现办公室的服务意识有着必然且直接的联系。本文先从办公室协调的认识谈起，再说明强化办公室协调职能对于服务的意义，最后阐述如何做好协调职能以提高服务意识。
1办公室协调职能基本内涵
从协调的内涵上看，主要是指基于共同事务及相同目标，针对思路及行为而达成的一种配合过程。协调的对象分为主体和客体，双方秉持同一目标，采用互相交流沟通的手段，达到一种兼具平衡和默契的状态。在协调下，各方的行动、步调、秩序才能趋于一致。作为办公室而言，其在企业管理及企业运营中起到重要的润滑作用，是企业能够完好运转的中枢，企业又有众多的管理及技术部门，这些部门的工作需要串联沟通时，办公室就从中起到协调职能。
2企业办公室管理协调职能的重要性
2.1能够疏导企业之间的关系、缓解企业之间的矛盾
企业的内部往往存在着各种各样错综复杂的人际关系，不论是通过行政手段还是法律手段亦或是经济手段都带有明显的强制性，不能从根本上解决问题，所以，办公室的协调作用就应运而生，通过相互间的协商和调节，达到疏导人际关系、说清道理问题、沟通信息交流、反复磋商探讨的目的，从而体现办公室的协调职能的服务意识。
2.2可以帮助领导部门保持企业间的相对均衡
在当前市场竞争日趋激烈的背景下，怎样建立和谐稳定的市场格局和科学稳定的协调制度是当前市场经济的核心。办公室是行政管理的基础部门，更需要做好协调任务，并积极自主的支持领导上传下达，真正发挥决策参谋的功能，为领导层出言献策。此外，办公室还能够协调各部门间利润不协调的情况，可以调整每个部门之间的利益得失，促使企业的发展与服务更充满一致性与综合性，可以有效促进企业的长远发展。
2.3提高办公室内部的整体效率
办公室作为基础的管理协调部门，应该以协调服务为主，管理人员要充分了解公司的未来发展方向，统一目标，提高整体工作效率，顺利推进工作。要尽量减少和化解内部矛盾，配合运转部门和监管部门及时疏导，确保内部稳定运行。
3如何发挥办公室管理协调职能的服务意识
3.1协调好办公室的内部矛盾
办公室内部协调工作对于办公室行使协调的职能起着铺垫和衔接的作用。办公室的内部协调职能作为办公室协调的基础性职能，不仅要求办公室内部各个部门保持高度的衔接性和整齐的统一性，还要求办公室职员能够及时准确地完成协调任务，做好基础性的传达和协商调解工作，其次，还要求办公室职工要随时关注工作的发展和近况以便及时解决突发性的矛盾，同时还应当注重中转部门的配合，适当把握各中转环节的衔接性，以此提高整体的协调工作效率。
3.2工作和学习应综合考虑
针对办公室的职工来说，“活到老、学到老”是其不可或缺的学习要求，因此，在办公室员工工作阶段，学习也显得十分关键。学习不仅是一种业务的准备与经济类，还是认真工作、充分发挥协调职能的重要前提，还是员工以身作则的要求，更是一种责任与技能。由此，在开展协调工作时，只要是有助于发挥协调作用，有助于提升工作能力与水平，可以促使实际协调活动进程均应该努力学习，如此方可将理论与实际工作相统一，方可促使协调职能中服务意识的真正发挥。
3.3确职能划分
办公室协调管理的基本工作内容主要包含政策协调、关系协调、工作部署等。政策协调在领导的决策上发挥一定的参谋助手作用，以企业的长远发展为目的，为决策管理者收集外界信息，并综合各职能部门合理分析信息，为企业提供未来的战略决策方案。关系协调即主要协调内部关系和外部关系，内部关系主要指的是企业内部各个部门之间的沟通问题，利用自身特有的协调特点促使不同部门之间相互理解信任，从而提高企业的整体效率。而外部关系协调，主要针对企业整体与外部进行协调，做好各个单位之间的沟通理解，搭建相应的信息桥梁，发挥办公室的桥梁服务作用，为企业的长久稳定发展提供有力的市场基础。工作部署协调是办公室协调的主要内容，主要包括落实决策、督办催办、值班管理、会务服务等。工作部署是办公室协调的主要内容，相应的管理人员需要密切了解公司各项工作的进程，合理协调，分清主次，确保企业各部分工作有序开展。
3.4增强效率意识
“高效率”一般是人们对办公室服务人员的整体影响。确实如此，办公室事务要求的便是高效率，职员要有的便是“手勤、脚勤、眼勤、口勤和脑勤”。在激烈的竞争环境下，企业的经营发展对效率的要求非常高，办公职工更要增强效率观念。快节奏、迅速，不等同于一味的快、没有秩序的快，对各个工作环节均需要区别轻重缓解、有序的进行，要做到准备充足、动手积极、行动快速、工作果断、贯彻到位、反馈灵活，给领导决策及基层各部门开展业务带来高效便捷的服务。
3.5人才适岗，强化办公室工作人员素质能力建设
在办公室工作人员的配备及素质能力建设上，要确保办公室岗位配搭协调能力强的专业行政人才。一是对办公室人员的专业知识进行考核，对其实际岗位的工作情况进行跟踪；二是要加强办公室人员处理公共关系能力的培训，使其掌握一定的社交知识及人际交际能力；三是结合企业的实际情况，定期补充学习行业相关政策。总而言之，新时期条件下，企业要立足于发展变革，不失时机地提高企业办公室人员的综合协调能力，使企业各部门能够实现顺畅沟通。
3.6完善办公室监督机制
根据社会发展和办公室业务发展需要，与时俱进，适时修订规章制度，制定专业奖励考核兑现细则以及适时进行不定期评比评优等活动，不断增强办公室人员的服务意识，奋发进取，改进工作方式，努力打造一支现代化人才组成的思想积极向上、办事效率高的办公服务队伍。
结语
综上所述，办公室是统一性的管理服务部门呢，其是一个企业顺利运作的重要环节，是企业获得反馈资料的桥梁。办公室职员应协调好各领导、领导和职工间、职工和职工间、企业内外部间等多种关系。作为企业经营的纽带，办公室职员应树立全局的服务理念，从大局着手，做好各方面的沟通任务，为企业的正常运营提供服务。
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