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国土资源管理档案系统与OA系统无缝对接的注意要项

发表时间：2020/7/2 来源：《基层建设》2020年第6期作者：赵文山

[导读] 摘要：在国土资源管理局办公自动化系统（简称OA系统）的逐步引入与应用过程中，确保其与档案管理系统的合理衔接有利于文档一体化管理目标的实现，进而加速国土资源管理部门的文档信息化建设进程。

        临沂市自然资源和规划局山东临沂 276000
        摘要：在国土资源管理局办公自动化系统（简称OA系统）的逐步引入与应用过程中，确保其与档案管理系统的合理衔接有利于文档一体化管理目标的实现，进而加速国土资源管理部门的文档信息化建设进程。基于此本文从办公自动化系统在档案管理工作中的优势分析入手，针对国土资源管理档案系统与OA系统无缝对接过程中应注意的重点问题进行分析，以期优化国土资源管理部门的档案管理效果。
        关键词：国土资源管理；档案系统；OA系统；无缝对接
        在信息化建设进程逐步深化的当下，随着网络技术的应用日益普及经济及社会发展都呈现出电子化的发展趋势，各个事业单位纷纷实现了网上办公。由于电子文档数量及类型日益增多，对档案管理提出了更为严格的要求，档案管理模式也迫切需要改革，基于此实现档案管理系统与OA系统的有效衔接成为了档案管理效果提升的关键。
        一、OA系统在档案管理工作中的应用优势分析
        1、有利于提升档案管理效果
        传统档案管理过程主要是对纸质文件的收集与保存，然而在档案文件移交与存储过程中常会出现档案文件遗失或损毁的问题，并且需要较长的时间才可完成档案的归档处理。应用OA系统进行档案管理可以将系统中产生的材料文件直接打印成纸质档案进行收集与归档，操作较为便捷，突破了时空的限制实现了日常工作文件的即时归档，档案管理效率得以有效提升。
        2、有利于实现档案管理的信息化
        实现OA系统与档案管理系统的对接后，电子文件的数量更多，档案管理的载体得到了创新，除了文本文件以外还可以实现图像、音视频等多种形式电子文件的存储与收集，推动了档案管理的创新与发展，档案管理的信息化建设进程得以有效推进。
        二、国土资源管理档案系统与OA系统无缝对接中应注意的重点问题
        1、强化公文归档管理的规范性
        国土资源管理部门在OA系统应用过程中，对公文档案进行在线归档时应对档案归档目录进行增加，并进行目档数据著录的添加，然而由于办公文档处理与档案管理职责并不是同一岗位负责，因此办公室文秘人员对公文档案进行归档时的规范性难以保证。为了实现档案管理系统与OA系统的无缝对接，提高档案归档的规范性、提升工作效果，办公文秘人员应对公文资料进行扫描生成电子文件并以统一的格式发送给档案管理系统，国土资源的档案管理系统接收到文件资料后会向档案管理人员发送接收提醒，档案管理人员接收文档后要对待归档的公文资料进行严格的审核，并对缺少的信息内容进行补充，进而对档案案卷进行著录使之形成完整的档案后再进行归档。在这两个系统的协同配合下可以有效提升公文档案的归档效率，提升归档信息内容的准确性。

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        2、加强档案数据管理的可靠性
        国土资源档案系统需对OA系统所产生的文书档案以及业务档案进行收集，因此与OA系统相比档案系统的安全级别更高，因此应在服务器的虚拟化云集群中对档案系统进行独立部署以此提高其可靠性与安全性，即使一台服务器节点出现了故障问题也不会对整个系统的稳定运行产生影响。同时还可建立大型数据库以便于进行图像类文件档案的保存，同时运用计算机操作系统及数据库的安全机制保护档案数据的安全。此外，还可采用加密存储方式实现对数据库中相关文件信息的安全保存，即使不法分子可以访问服务器或数据库也无法查看或使用档案数据，进而可有效保障档案数据的安全使国土档案系统的数据安全级别达到较高标准。
        3、保证登录信息验证的一致性
        应用一致的登录信息验证体系可以使用户登录两个系统时身份一致，用户可获得更好的应用体验并且工作效率可得到有效提升。因此国土资源部门应深度集成档案系统以及OA系统的基础信息资源，以OA系统的组织机构及工作人员信息作为档案系统的登入信息，以此可提升数据维护的便利性，在公文文档的归案、借阅以及审批等各个环节用户身份的识别与验证标准较为一致，且两个系统中用户的身份是统一的。
        4、提高档案文件借阅与使用的便利性
        为了便于档案资料的查阅与使用应在OA系统中增设档案目录检索功能，确保两个系统的无缝集成，进而使用户可在任意系统中进行档案文件的借阅与使用，使用户在两个系统中获得一致性的应用体验。用户检索到所需的档案目标后便可即时申请该档案资料的借阅，档案管理负责人按照档案借阅流程进行审批，借阅申请通过后申请人即可在线进行该档案资料内容的查阅与使用。
        5、实现档案检索引擎的智能性
        检索工具的应用可提升档案资料查阅的便利性，在检索过程中需要了解档案的标题、文件编号等相关检索信息，否则将无法实现有效的查阅。基于此应提升档案检索引擎的智能性，采用模糊性关键词进行相关档案的查询。档案管理人员应将所有档案进行扫描后生成电子文件，实现所有类型附件文件信息的全文检索，进而用户可输入任意与文档相关的信息进行档案资料的搜索，这种检索方式更加智能化，档案资料使用效率更高。然而全文检索所涉及的数据内容较为庞大，因此国土资源部门应进行高性能搜索引擎的开发，以此提升档案信息检索的准确性与高效性。
        6、拓展综合档案库藏的包容性
        国土系统中的各个国土资源管理部门的档案各自独立，由于行政区域重新划分或调整等原因常会出现难以明确档案资料存储部门的问题，档案资料的查找较为困难。因此国土资源档案系统应以各个单位的需求为依据，采用异地分布的方式进行档案系统的部署，实现各个国土资源管理部门的分别管理，并可进行档案的分布式异地云查询。基于此应加强云查询功能的开发，实现各级国土资源管理部门信息的有效兼容，用户可不受地点限制进行云查询，进而快捷、高效地查找到所需的档案信息。
        结语：无缝连接可有效消除当前阶段档案管理系统与OA系统的衔接问题，可有效促进工作效率的提升。国土资源管理部门应从强化公文归档管理的规范性、加强档案数据管理的可靠性、保证登录信息验证的一致性、提高档案文件借阅与使用的便利性、实现档案检索引擎的智能性、拓展综合档案库藏的包容性等多个层面入手，实现两个系统的无缝连接，以此提升国土资源部门的档案管理效果。
        参考文献：
        [1]李南杰.实现OA系统与档案管理系统无缝链接的策略与研究[J].中国科技投资,2018(015):201.
        [2]余轶.浅谈办公自动化系统与档案管理的有效结合[J].办公室业务,2017(010):176.