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大数据背景下电子信息档案管理创新研究赵可

发表时间：2020/7/2 来源：《基层建设》2020年第6期作者：赵可

[导读] 摘要：电子档案已经成为新时期企事业单位档案的主要形式，电子信息档案管理对稳定行业发展，推动社会进步具有重要作用。

        成武县民政局山东成武 274200
        摘要：电子档案已经成为新时期企事业单位档案的主要形式，电子信息档案管理对稳定行业发展，推动社会进步具有重要作用。传统电子信息档案管理模式已经无法满足当前电子信息档案的要求，并且在实际管理过程中暴露出诸多问题。因此，要结合当前大数据背景，创新电子信息档案管理方式，对促进行业发展具有重要的现实意义。本文就大数据背景下电子信息档案管理创新的途径进行了分析，希望对当前电子信息档案管理提供一定的思路。
        关键词：大数据北京；电子信息档案管理；创新
        0.引言
        大数据时代的到来，信息呈现爆炸式涌现，不仅信息量巨大，而且更新速度让人震撼。电子信息档案通过对信息的收集、鉴别、整理、分类、保存等步骤，实现对信息的分析和利用。可见，电子信息档案管理对各企事业单位极其重要。但是，当前电子信息档案管理还存在诸多不足，需要不断的创新，以适应未来的发展。
        1.大数据背景下电子信息档案管理的意义
        1.1保护企事业单位信息安全
        电子信息档案承载企事业单位的各种文件、业务信息，甚至还要具有法律效力的机密文件，一旦泄露或丢失，将会给企事业单位带来难以估量的损失。所以，加强电子信息档案管理，是保障企业事业单位的信息安全的有效措施。
        1.2稳定各行业的健康发展
        电子信息档案涵盖社会各行各业，而且是各企事业单位的重要信息，这些信息将会影响我国社会的发展态势和发展方向。所以，加强电子信息档案管理，确保其科学、有效，对稳定各行业健康发展发挥有利的作用。
        1.3保密公民个人信息
        在大数据时代，公民的个人信息已经成为衣食住行的重要依据，而且公民的个人信息都以电子档案的形式存储于相关部门的系统中。一旦电子信息管理不善，出现信息泄露，将会曝光公民的个人隐私，给公民的日常生活带来极大的困扰，也给不法分子实施犯罪活动留下机会，难以维持社会的稳定。所以，进行高效的电子信息管理能够最大程度保护公民的个人信息。
        2.传统电子信息档案管理的弊端
        2.1管理形式单一，工作效率较低
        中国人口众多，劳动力费用低廉，所以，在传统电子信息档案管理中，大部分企事业单位都采用大量的人工，以弥补管理不足的状况。传统电子信息档案管理模式形式单一，只是依靠人工操作和人工管理，档案管理人员知识将大量的电子信息档案集中起来并保存，需要耗费大量的时间和人力。同时，由于档案管理人员面对巨大的信息档案，难免出现疏漏和懈怠，管理人为错误现象频频出现，给电子信息档案管理留下了大量的问题。
        2.2零散管理模式，容易造成资料残缺
        传统电子信息档案管理模式多为零散管理，能够极大降低管理成本，但是工作效率十分低下。零散的管理模式，就是各企业、各部门分别管理各自的电子信息大难资料，如果需要查阅某一方面的电子信息档案，得到全面的资料，就必须到各企业、各部门收集资料，资料也会在多处之间往返，极易出现资料不全，或中途破损、丢失的现象。
        2.3管理不全面，极易导致资料丢失
        电子信息档案管理过程中，对档案资料的变更和传递途径都有明确的记录，这就形成了电子信息档案登记信息。但是电子信息档案登记信息不全面，就容易导致重要资料在归档、外借时出现混乱，出现丢失状况。另外，传统电子信息档案登记信息虽然借助计算机完成，但是管理人员在记录过程中，出现错误或登记不及时的情况也极为普遍，从而造成重要资料丢失的现象也极易出现。

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        2.4管理不精细，应对海量信息吃力
        在信息化和网络化发展的推动下，海量信息同时蜂拥而至，相应形成的电子信息档案资料日益增多。面对海量的信息档案，如果依然使用传统的管理方式，人工的工作量不断攀升，需要人工的数量也在激增，而且巨大的工作压力，造成人员工作懈怠，电子信息档案难以实现全面、系统、精准的目标，与电子信息档案管理的初心背道而驰。
        3.大数据背景下电子信息档案管理的创新途径
        3.1积极应用大数据技术
        大数据技术就是能够对海量数据进行快速、准确的分析和处理的技术，是科技和信息高速发展下的产物。当前，很多行业都应用了大数据技术，通过对海量信息的分析得到更加全面、高效的参考信息。大数据在处理海量信息方面不断有新的优秀表现，在电子信息档案管理中，应用大数据技术，能够短时间处理海量的电子信息档案，并且做到精准、细致的归类和分析，极大降低了人工成本，极力提高了管理质量和效率。
        3.2采用高效的集中管理模式
        与分散管理相对的就是集中管理模式，集中管理模式虽然需要专门的电子档案管理部门和人员，增加了管理成本，但是能从根本上保证电子信息档案资料的系统性和完整性。现在，互联网技术的不断深化，计算机运行能力的不断优化，集中管理已经能够实现电子档案平台共享和实时传递，弱化了集中管理成本高的不足，真正实现了经济效益和社会效益双赢的目标。
        3.3促进纸质和电子融合管理
        传统的电子信息档案管理，虽然借助计算机进行操作，但是管理的对象仍为传统的纸质档案。纸质档案有一定的管理优势，资源固定、能够长期保存，但是在信息大爆炸时代，海量信息却难以实现全部纸质化，电子化信息不能能够承载海量的信息，而且还能够轻松对数据进行增改删等操作，更新电子信息档案的效率极高。所以，电子信息档案管理要促进纸质和电子化档案的融合，重要的档案资料要采取电子化和纸质化双备份，而普通档案资料可以只保留电子化档案，充分发挥两者的互补优势，提升电子信息档案管理的效率。
        3.4制定电子信息档案登记制度
        第一，制定电子信息档案登记操作流程，整个流程前后衔接，不存在重叠环节，减少矛盾登记步骤。第二，登记电子信息档案信息要详细、准确，确保根据关键词就能够快速找到目标电子信息档案资料。第三，电子信息档案登记每个步骤，都要明确操作内容和操作规范，保证为电子信息档案管理人员提供可实操的行为指南。
        3.5组建高素质的档案管理团队
        招聘计算机技术、档案管理等专业人员从事电子信息档案管理工作，同时，配备先进的电子信息档案管理设备。另外，要积极组织档案管理人员参加技能培训，了解最新的行业知识和技能，为优化电子信息档案管理工作提供人才支持。
        4.结语
        综上所述，新时代背景下，信息社会的特点已经愈加明显，对电子信息档案管理的要求也有了新的变化。传统的电子信息档案管理模式已经无法满足社会的需要，面对海量的信息，就要创新管理理念、积极采用先进的大数据技术工具、规范电子信息档案管理制度，才能有效保障电子信息档案全面、系统、准确，为企事业单位的发展提供更多有价值的信息，推动社会的不断进步和发展。
        参考文献：
        [1]高昂. 基于大数据背景下事业单位档案管理工作的创新研究[J]. 办公室业务,2018(23):72.
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        [3]杨桂明,许凤姣. 大数据时代电子档案管理现状与发展对策分析[J]. 档案管理,2020(02):84-85.
        [4]郭亚丽. 基于大数据思维的电子档案管理策略研究[J]. 兰台内外,2020(04):9-10.