山东省调水工程运行维护中心寿光管理站 山东寿光 262700
摘要:水利工程档案是水利工程建设的原始资料,也是国家信息资源的重要组成,随着档案管理工作受到越来越多人重视,档案管理人员需要按照水利工程档案的特点,在日常工作中整合档案资源,不断创新档案开发利用方式,全面共享档案信息资源,促进档案工作的信息化与现代化,提高水利工程档案开发利用的活力和效率,更好的服务水利事业和国民经济的发展。本文主要就水利档案信息资源的开发利用进行分析探讨。
关键词:水利;档案信息资源;开发利用
1水利档案的主要内容及特点
水利工程项目档案指的是在水利建设以及管理中具有保存价值的记录。其是工程建设者劳动成果和历史功绩的真实记录,在一定意义上可以起到为工程建设者树碑立传的作用,还是建设过程的根据、凭证。对于工程的建设、管理、维护、改造具有不可替代的作用。
1.1工程档案主要内容
(1)项目建设前期资料包括工程勘测、规划、可研报告、初设报告及报批文件,环境影响、水土保持、社会稳定风险评估等专项报告,招投标资料,工程合同、协议书、合同变更等。
(2)管理文件类资料关于建设中的各项管理办法及制度,项目法人在工程建设管理方面的文件及与有关单位的来往函件,开工报批文件,各种会议纪要,工程建设大事记,征地移民批准文件、红线图及坐标图,工程建设实施计划、调整计划及批复文件,设计变更及审批文件,事故及缺陷处理报告等相关材料。
(3)施工文件资料包括施工单位资质及项目管理机构人员证件,项目技术交底、图纸会审摘要,施工组织设计及报批有关文件,包括建筑原材料的质评材料,施工定位、放样记录,隐蔽工程验收记录,管线试压、通水等试运行记录,工程质量评定资料,施工大事记,施工日志及月报,各阶段检查、验收报告和结论[1]。
(4)监理文件资料包括了派驻人员的证件、监理单位资质、监理实施的细则及规则等等。同时,还包括开工(停工、复工)令,监理通知、往来函件,监理测量复核及平行检测材料,工程质量、安全事故报告,变更价格审批、支付审批、结算、索赔处理文件,监理旁站记录,监理日志及月报。
(5)设备及主要材料文件资料包括出厂合格证,特殊要求证件,第三方检测资料,试运行、验收记录,产品技术参数、性能、图纸。
(6)工程竣工验收文件资料包括验收、管理工作的有关报告以及设计工作总结等,也包括其他的工作报告,如运行管理、监理、质量监督等,还包括工程建设影像资料,工程财务审计、决算报告,专项验收报告,阶段验收鉴定书,竣工验收鉴定书,工程移交文件。
1.2工程档案特点
水利工程档案是科技档案的一种,其是在项目建设过程中收集、整理形成的,以备日后查考和借鉴,以纸质文件为主,声像资料为补充,真实反映项目建设全过程的文件材料。一般形成过程较长,涉及面广,内容繁杂,来源分散。
2水利档案信息资源的重要性
2.1水利档案信息关系到水利工程的建设使用
水利档案信息资源是指在水利工程建设过程中直接产生的对社会和国家可以保存的文件材料,包括有价值的文字、图表、图纸、声音、影像等材料。水利档案信息资源不仅是对水利工程建设施工时进行质量评定的凭证,而且是工程完工后对工程进行维护、检查、使用和管理的依据,对工程项目的监督和验证有着重大的作用。
2.2水利档案信息资源是参建各方维护自身利益的重要依据
水利工程通常投资规模大、建设周期长、风险隐患多、技术要求高,在长时间的施工过程中各参建单位难免会遇到合同纠纷等事宜。
作为客观记录工程建设过程的档案资料,是参建各方主张自身权益,进行事故索赔和反索赔的重要依据。特别是现在建立了工程质量终身制,水利档案信息资源作为证据的作用将要更为凸显[2]。
3完善水利档案信息资源开发利用工作的策略
3.1加强档案信息资源的管理与整合能力
档案信息资源是水利工程管理与发展的重要资源,应进行严格的管理,强化档案信息管理人员的信息意识和管理意识,对水利工程档案信息资源进行有效的整合、统筹和规划,严格执行档案信息管理标准,对信息资源进行及时的跟踪整理,确保档案信息在调取、查阅、归档等环节的严格管理,确保档案信息资源的完整性、准确性、真实性和系统性,提高档案信息管理人员的专业水平与职业素养,不断加强档案信息管理水平,提高档案信息管理的工作效率,强化岗位责任与岗位要求,提升对档案信息资源的获取、筛选、审核、保管及取用能力,尤其是水利工程重要的档案信息,应加强审核与管理水平,提高信息安全等级,从而促进水利工程档案信息资源管理的整体水平和效率[3]。
3.2加快信息技术在档案信息资源管理中的应用
随着信息技术的快速发展,档案信息资源应借助计算机网络与大数据平台进行信息资源库的建设与应用。水利工程应重视档案信息资源的信息化建设,开发与应用适宜的档案信息管理平台,充分利用大数据资源,实现对档案信息的采集、查询、检索、共享等功能,并针对水利工程的实际情况,提供个性化的信息服务;同时,充分利用计算机与大数据技术,对现有的档案信息进行有效的收集、整理、审核、保管和统计,加快档案信息日常办公的自动化建设,利用互联网平台实现档案信息的在线借阅、在线传送、在线归档、在线审核等功能,从而有效提升水利工程在档案信息资源管理中的效率,减少人力资源成本,提升档案信息管理的安全性与时效性。
3.3强化档案信息资源的服务功能
档案信息资源的建设和管理,是为了满足水利工程的实际需求,更好地为水利工程的各项经营管理决策提供数据和信息上的支持,因此档案信息资源的服务功能,对水利工程的整体运营与发展而言至关重要。在档案信息资源管理的制度建设上,应突出其服务功能,尽量提升档案信息调取和查阅的效率和速度,简化审核流程,保障档案信息能够及时传送到需要的部门和人员手中,充分发挥其实用价值;不断提升档案信息管理人员的服务意识,在日常工作岗位,不断优化档案信息资源管理的水平,建立科学的档案信息服务系统,从而确保档案信息的收集、保管及使用能够充分满足水利工程实际要求,做好科学编目、方便检索;提高档案信息管理人员的职业素养与职业态度,加强对档案信息资源管理重要性的认识,从而不断提升岗位责任感,充分实现自身岗位工作的价值,以服务的姿态和态度面对档案信息资源的管理工作,从而更好为水利工程各部分提供服务。
3.4注重信息化人才培养
水利档案信息资源开发利用过程中离不开高素质人才的帮助,因此水利档案信息资源开发利用需要注重人才的培养,尤其是水利档案数字化建设不断完善的今天,更是需要档案管理及开发人员具备专业的档案知识,掌握先进的信息化技术和应用能力,全面的提升其自身综合素质。单位也要定期的开展档案管理人员的岗位培训,做好定期的考核工作,并邀请专家进行讲座,培养出具有带头作用的优秀档案管理人员,充分调动档案管理人员的积极性。
4 结语
水利档案信息资源开发利用具有非常重要的意义,通过水利工程的建设可以有效抵御自然灾害,是人类改造自然的成果之一。通过水利档案的记录可以详细了解地理环境和生活状况,利用水利工程档案可以更加有针对性地对工程进行管理、维护和改造,所以水利工程档案对于促进我国水利事业的高质量发展具有重大意义。
参考文献:
[1]张芳婕.信息时代下水利档案资源的开发与应用研究[J].兰台世界,2017(05).
[2]刘慧玲.加强水利水电档案信息开发利用的策略[J].城建档案,2018,.225(06):37-38.
[3]韩晓华.水利档案信息资源的利用开发[J].档案天地,2019,300(04):48-49.