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摘要：机电工程档案资料管理需要对机电工程项目开始到结束的所有关键内容都进行记录和保存，这样能够为项目后续的建设与维护提供重要的基础资料依据。本文分析了机电工程档案管理工作的重要性及其作用，结合其中存在的一些问题提出了解决建议。
关键词：机电工程；档案管理；重要性；问题与对策
1 机电工程档案管理的重要性与作用分析
所谓机电工程档案管理指的是，在机电工程建设过程中，工作人员对具有实际价值的相关材料和内容采用文字、影像或者是图表的方法进行记录保存，便于后续的工作者能够利用档案进行参考，吸取有价值的经验，进一步完善工程建设的工作。档案产生于工程建设的整个过程当中，能够被人们进行研究和利用的一种信息资源，对工程建设活动当中的具体过程以及达到的成果能够进行直接的反应。工程档案具有一般性，因为其主要是对原始的信息进行具体的记录，能够作为一种追踪建设过程的凭证；但是工程档案又具备特殊性，不同的工程建设所记录的工程信息不同，因此所能进行参考的经验也有所不同。由此可见工程档案是对工程建设项目进行管理的过程中的一个重要部分，对于工程的顺畅开展具有重要意义。
2 目前机电工程档案管理中所存在的问题
2.1 管理的意识比较单薄
在具体的工作过程当中，部分管理工作人员认为档案管理只是将工程建设过程中的内容进行简单的记录，因此当工程建设工作完成之后，档案只是记录了相关的数据、施工的进度以及用料等，但是对大部分有用的信息却没有进行具体的总结分析，在后续的工作过程当中当工作人员需要寻找档案进行参考时，往往找不到真正有用的信息，也无法对一些需要用到的数据来源进行具体的追踪，最终影响了档案的质量。除此之外，档案的记录还存在着与实际不符的情况，从而造成档案记录和实际过程的差距较大，造成该种现象产生的原因主要是由于在建设的工作过程当中投资者和施工人员有可能为了更快的完成工程的验收工作，对档案的内容进行隐瞒或者夸大，从而造成了档案真实性的缺失。
2.2 管理的机制不健全和管理技术相对落后
在实际的建设过程当中，档案记录的时间和建设的时间往往不是同步的，主要是因为管理机制不健全所造成的现象，因此会导致建设过程中关键性的信息未能及时进行记录而缺失，不仅会对管理工作的有序进行造成严重的影响，也会对建设的工作以及日后的维护造成不良的影响。在管理技术方面，部分落后的地区还是采用纸质的方式来记录档案，传统的档案记录管理容易造成档案的损坏，其管理的效率较低，在档案保存方面也具有较大的难度。在较为发达的地区虽然已经实现了使用电子档对档案进行存档记录，但是在管理归类方面还较为混乱，缺乏一定的延续性以及统一性，会对管理的工作产生不良的影响。
3 机电工程档案管理问题的解决对策
3.1 提高领导及工作人员对机电工程档案管理的重视程度
重视的态度才能带来好的工作态度。现在的机电工程中对机电工程档案管理的重视态度还不够，作为项目的领导人员，如果没有对机电工程档案足够的重视，会严重的影响工作人员的工作态度。多数的项目建设单位并没有独立的档案管理系统，对项目档案管理工作保持着可有可无的态度，所以无法将项目档案管理工作做好。作为项目建设单位的领导，首先自己应该重视其负责工程的档案管理工作，起到带头作用，并且扩大发扬对项目管理工作的重视，通过把项目档案管理工作的成效列入考核、开办动员会、学习培训会等策略对员工进行鞭策，使负责工程档案管理的工作人员重视这一工作。并且，领导人应该让项目相关人员对项目整体工作更好的认知。这样，工作人员才能真正的参与到项目中，将项目的档案完成当作自己的任务，提高其积极性和责任心，从而使工作人员切实的体会到机电工程档案管理的重要性。
3.2从源头上确保机电工程档案准确真实性
对于机电工程而言，因为档案中的数据及其它资料对整个工程以及后面的工程有衔接和参考的重要作用，所以其数据是否真实可靠也对参考其数据的工程部分影响重大。保证工程档案管理可靠安全可以从以下几点着手：
首先要考虑数据资料的根源。当施工单位、建设单位、设计单位、监理单位进行合同签署的时候，作为业主单位应该在合同中确立合同相关人员的责任，保证每个参与施工的单位将自己的工作内容认真归档。
在工程进行的过程中，也应该确保档案资料的真实性。应该确立档案管理效果的奖罚措施，使用经济手段对每个工程关键节点进行把控，确保各个相关单位对档案管理工作尽职尽责。
在工程结算时，要对工程整体档案管理工作进行总结，保证档案资料细致准确真实，并保证档案完整安全的存储。
3.3使用信息技术提高档案管理效率
随着科技发展，工程方面已经出现了很多档案管理相关的技术和工具，工程管理者大可以善用这些工作和技术，用以提高档案管理的效率，减少档案管理花费的时间成本。信息化档案管理的普遍使用大大增加了工程档案管理的效率。虽然现代化的工程管理方法已经在各种建设工作中普及开来，但是现有的档案管理还未有一套系统化的、清晰的方法，所以，为了提高项目档案管理质量，在一个项目开始时，首先应该统一工程档案管理模式，使各个工程单位在档案管理的时候使用统一的标准，更好的进行档案管理归档。应当积极地进行档案管理系统的探索和研究，建立一套常用的模型，将整个工程的数据、照片、文字、等资料按照一定的规律进行存储整理工作，并对档案进行编目，建立检索系统，方便后期的档案使用。
工作人员应该认真仔细的做好数据储存和管理的工作，管理人员应该对各个部门的工程进度以及归档作有效的监控，以便及时收集工程进度信息，对现有状况进行有效评估，对工程进展中有问题的地方及时发现更正，并记录更正经验作为之后工程进程的参考。科学有效的使用信息化技术系统的对项目资料进行归档管理，提高项目归档效率。
3.4通过业务培训进行档案管理提档升级
在工程的档案管理工作中起到关键作用的便是档案管理人员。作为工作的实际执行者，档案管理人员应当担负起提高档案管理工作的责任。为了使工作人员提高对档案管理工作的重视性，领导人员应该组织档案管理工作人员进行档案管理的工作培训，主要包括技能培训以及业务素质陪培训，并设立针对档案管理工作人员、工作监管者以及项目相关各方的档案工作人员进行考核制度，设立管理的规范和工作规范，分别对其业务能力、业务技能以及工作结果进行考核。并且有针对性的设立培训课程，对不同的岗位有所侧重，对档案管理人员，设立信息化的档案管理技能培训；对监管人员，使其全面的了解需要监管的内容和考评体系；对各个工程相关单位的归档人员，进行协调并提供统一的归档格式以及规范。使各个岗位的档案管理相关人员对其自身工作有全面的认识，并深入的掌握工作所需的知识技能。提高工作人员的重视，保证工作人员对项目有良好的认识，对档案管理工作有积极的参与性，这样才能营造一种积极向上的工作氛围，从而提高工程档案管理工作的质量。
4 结语
综上所述，对于机电工程施工来说，档案管理工作是一项重要的工作。所以，应该提高工作人员的重视程度，保证工程档案记录的真实准确，使用信息技术提高档案管理工作效率，并重视对工作人员的业务培训，这样才能更好开展机电工程档案管理工作。
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