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浅谈市政工程档案数字化建设与档案管理

发表时间：2020/7/3 来源：《基层建设》2020年第6期作者：唐倩

[导读] 摘要：为保证市政工程档案管理工作落实水平更高，为市政工程建设提供更多信息参考。

        南宁市市政工程管理处
        摘要：为保证市政工程档案管理工作落实水平更高，为市政工程建设提供更多信息参考。本文对市政工程档案信息数字化建设与管理要点进行简要分析，首先，详细解读了市政工程档案数字化建设的意义。而后，对提升数字化建设与管理水平的措施进行列举，如转变档案管理观念、控制安全风险、建立数据库、重视管理人员培训、规范档案数字化管理采集和输入。
        关键词：市政工程；档案数字化建设；档案管理
        引言
        落实市政工程项目建设工作时，必须收集与整理能够指导工程建设工作高效落实的信息，也就是市政工程档案。为让档案信息的价值发挥的更高、保证提供的服务水平更高，档案管理工作必须得到管理与工作人员的重视，结合最为先进的数字化档案管理方法，促进工作落实水平提升。
        1市政工程档案数字化建设的意义
        与传统的纸质档案信息管理方法相比，档案信息管理数字化，意味着档案数据信息的储备将不受储存空间的限制，可实现海量工程档案信息的储存。其次，工程档案管理人员的处理任务量也将大幅缩减，数字化档案管理工作能够让成本得到有效降低，缩减人力与物力方面的成本。与此同时，档案信息进行分门别类的储存、归置后，档案信息的查询与使用人员可直接在最短时间内检索到自己需要的信息。
        2市政工程档案数字化管理方法
        2.1转变档案管理观念
        任何管理工作，想要彻底性的优化升级，获得更多管理成效。就必须先从管理意识上进行转变。市政工程档案信息化管理也不例外，档案工作人员首先要具备较强的信息化意识，才能让工程档案管理工作信息化转变水平更高，并获得更好的档案数字化建设与管理效果。与此同时，推动档案数字化与信息化管理转变的过程中，工作人员首先要革新工程档案管理理念，对市政工程档案数字化建设和管理的积极作用进行充分认识。如此，才能保证此项工作的落实更加高效。同时，管理人员还要对自身的发展进行严格要求，树立终身学习意识。并迎合时代发展，不断对自己的理论知识与专业技能进行有效扩展，提升自身数字化技术管理层面驾驭能力。同时，及时学习新出台的法律法规与规章制度，保证档案管理效率可以一直维持在较高的水平之上。在对时整档案进行管理时，必须要重视数字化建设工作的落实。原因是信息时代背景下，信息技术在各行各业的发展过程中渗透的力度越来越大，因此档案管理工作必须及时搭上时代发展的快车，保证自身发展与档案信息的价值发挥不受受限制。市政工程档案管理人员需要加大数字化建设力度，并保证数字化管理形式的灵活多样。同时，让大量信息的分类更加详细、科学，储存方式更为灵活，方便档案信息查询人员的调取。
        2.2控制安全风险
        在对工程档案信息进行数字化管理时，管理重点应放置在安全风险防控上。原因是工程档案信息搭上数字化快车后。由于形式上的转变，储存过程中很可能出现数据丢失或残缺不全的情况。原因是网络属于较为开放的环境，能够保证档案信息共享水平更高的同时，也容易因为网络管理漏洞或是被其他木马程序给攻击，致使部分保密性要求较高的信息外泄或被篡改。这对于档案信息的储备与价值挖掘来说，属于无法预测、不可挽回的损失。因此，市政工程档案管理工作人员必须保证数字化建设工作的高水平落实，同时注重安全管理工作的强化。依据实际情况，配置专业的计算机安全防护管理技术人员。同时，档案信息对外开放的过程中，要注意设置登录密钥。只有具备访问或使用权限的人员，才可通过密码登录系统，并获取到自己需要的信息。同时做好防火墙设置，完善管理制度，将责任落实到人。一旦出现档案信息丢失或被篡改的情况，应立即对责任进行追踪，保证问题可以尽快解决。

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与此同时，为了加大管控力度，还应配置适宜的惩罚机制，对档案信息的录入与管理人员进行更为严格的约束，保证其在自身岗位职责落实过程中能够秉承严谨、负责的态度。
        2.3建立数据库
        市政工程档案信息的数字化建设核心工作内容就是将文件转换成数字形式，因此工作人员需要构建档案管理平台、档案数字库等系统保证档案信息的数字化管理模式的作用全面发挥，注重挖掘数字档案信息背后的价值。与此同时，还要以数字系统开发为工作核心，重视工程档案信息的数字化建设与管理。需要注意的一点是，罗马不是一天建成的，因此市政工程档案信息数据库中的信息不可能一开始就储备的非常完善，或是配置的管理制度非常先进、适宜。这需要工作人员不断总结工作落实成果与经验，摸索开发出更为科学的管理模式。所以，实际工作落实过程中，必须依据当管的实际情况对数据库建设进行计划配置，对应更为先进的软硬件设施了，保证档案数据信息的查阅与使用人员可以直接在系统平台上自主完成登陆与信息检索工作，提升工作效率，为信息访问人员提供更为高效的服务。
        2.4重视管理人员培训
        任何工作的组织与落实离不开人员的针对性筹备与管理，所以，想要市政工程档案数字化建设水平更高管理工作获得更好的效果，就必须配合先进技术的同时，注重工作人员的综合素质水平提升。首先，管理人员要对档案管理工作进行步骤与流程上的熟悉，如此才能具备较强的信息技术操作能力。其次，为了工作人员的日常事务落实水平可以保持在一个较高的层级之上，市政工程的数字化档案及其管理部门需要定期对工作人员配置事宜的培训工作、学习机会，不断提升工作人员的业务素质水平。最后，注意依据实际情况，对档案管理工作人员的素质能力进行考核，例如资料分类、工程档案装订与编目、信息移交信息储备等，工作人员需要按照档案信息的管理系统条目将档案号输入电脑中，不断完善档案信息储备的数字化管理工作的同时，也要注意将纸质档案信息的储备工作落实好。同时，最好及时将纸质档信息采用数字化形式录入到系统中，给予这些信息最好的保护。管理人员也要加强对自身的要求，养成终身学习的好习惯，能够与时俱进地对自己掌握的业务知识与操作方法进行不断更新。
        2.5规范档案数字化管理采集和输入
        在落实市政工程档案数字化采集工作时，需要秉承的第一个原则就是从简单开始到复杂结束。也就是在采集与输入档案信息时，应从简到难的顺序落实。只有这样，数字化管理系统对信息的管理才更加科学，条理更为清晰。与此同时，为了给当信息的查阅与使用人员提供更高水平的服务，信息化管理过程中还要对相关信息进行关键字提取，保证信息查阅与使用人员可以在更短的时间内检索到自己需要的信息。
        结语
        市政工程大案管理势必随着时代的发展与进步，朝着数字化信息化方向发展。因此为了让档案信息数字化建设步伐迈得更大、速度更快，市政工程档案信息数字化管理人员必须不断完善支撑此项工作开展的软硬件设施。同时，加大技术普及力度，保证档案资源的共享水平更高，并更加深入地挖掘出大的信息背后的应用价值。
        参考文献：
        [1]王梅.市政工程档案数字化管理的探索与对策[J].陕西档案，2017（06）：25-26.
        [2]李维娜.如何做好市政档案数字化管理工作[J].中外企业家，2017（29）：136+138.
        [3]赵薇.论市政工程档案资料的数字化建设[J].东方企业文化，2012（21）：276.
        [4]赵薇.数字化对市政工程档案管理的作用[J].东方企业文化，2011（24）：163.