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强化办公室文秘“档案意识”提升档案工作效率

发表时间：2020/7/3 来源：《基层建设》2020年第6期作者：陈卓燕

[导读] 摘要：随着我国经济的飞速发展，档案的管理面临新的挑战。

        东莞市石龙镇人力资源服务中心
        摘要：随着我国经济的飞速发展，档案的管理面临新的挑战。在我国的档案管理中，档案的规范化管理显得尤为重要，对档案进行规范化管理不仅能提高办公室工作的效率，还能使办公室的工作得到认可。本文分析了档案规范化管理的现状，办公室档案规范化管理的意义，提高办公室档案规范化管理效率的措施。
        关键词：办公室文秘；档案意识；档案工作；工作效率
        办公室文秘是单位内部负责文件起草、文书档案处理的人员，是文书档案的形成者。保证办公室文秘有较强的档案意识，不仅能够保证办公室文书档案相关工作的质量和效率，还有利于推动管理工作整体发展，进而强化核心竞争力。
        一、强化办公室文秘档案意识的重要性和必要性分析
        （一）决定档案资料是否能够完整归档
        办公室文秘负责办公室档案搜集、整理、记录等，利用众多档案汇总构成档案文件。如果办公室文秘有着较强的档案意识，那么就可以较为全面的整理各种会议记录、领导讲话、各种制度文件等，并将之合理归入档案类别，形成系统、完整的档案资料，档案资料的完整性将能够得到最大程度的保全。反之，如果办公室文秘档案意识较差，那么档案资料的收集和整理将会比较随意敷衍，宝贵的档案资料将可能面临缺失问题，进而浪费宝贵的办公室档案资料[1]。
        （二）决定档案功能是否能够充分发挥
        办公室档案的收集最主要目的是为日后的管理工作提供相关的数据资料。档案使用价值的发挥与办公室文秘人员的档案意识之间存在着紧密的联系，如果文秘人员的档案意识较强，档案资料的完整性较高，档案资料的功能发挥将会更完善，否则档案资料的功能发挥将会遭受影响，于推动办公室档案管理质量发展所能够产生的效力也将受到影响。
        二、当前阶段办公室文秘档案管理问题分析
        当前阶段，由于大多数的内部办公室文秘缺乏档案意识，这导致办公室文秘档案管理过程存在问题，且以如下两点较为突出。
        （一）办公室文秘素质整体较差
        当前阶段，办公室文秘人员大多不是专业的档案管理人员，很多人在从事档案管理工作之前未经过系统培训，还有些人完全不了解档案管理，由于档案管理素质较低，在工作过程中遭遇实际的档案管理问题时，很难采取恰当措施妥善处理问题。与此同时，部分办公室文秘缺乏档案管理重要性的认识，档案管理过程比较随意，档案丢失、档案混乱等问题屡见不鲜，还有些档案人员没有积极提高自身档案管理技能和方法的思想，在档案管理过程中过分借鉴自身经验，这无疑也给档案管理质量提高设置了障碍[2]。

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        （二）档案管理细节被忽视
        部分办公室文秘人员并不重视档案管理的细节，档案管理工作的重心被放置于文件起草文秘服务等工作方面，档案的整理归档等工作未被重视，档案管理细节存在明显问题和漏洞，进而导致档案遗失、缺损问题频频发生，严重的影响了办公室档案的使用价值。
        三、强化办公室文秘档案意识，提高档案管理效率的策略
        想要提高办公室档案管理的效率，必须有意识的强化办公室文秘档案意识，要充分考虑当前的办公室文秘档案管理问题，立足于问题设置策略，在实际操作时，应关注如下3个方面：
        （一）加大对办公室文秘的教育培训力度
        首先，应该积极制定良好的人才聘入机制，积极引入优质的、专业的办公室文秘人员。其次，应该加大对现有的办公室文秘的教育培训力度，要借助教育培养工作提高其专业素质，使之能够具备较强的档案意识，能够拥有丰富的档案管理知识，较高的档案管理技能，能够妥善的处理档案管理问题，并保证档案价值发挥。最后，应该重视对办公室文秘的日常审核和考察工作，要提高办公室文秘的档案意识关注度，确保办公室文秘能够积极自主的提高自身素质，保证时刻具备较强的档案意识。
        （二）加大办公室文秘的档案实践操作力度
        由于办公室档案管理工作对办公室文秘的档案管理实践能力要求较高，因此，应该有意识的为办公室文秘提供档案实践操作机会和平台，要确保办公室文秘能够在实践的过程中不断总结经验和教训，能够提高自身的档案意识，规范档案收集、鉴别、归档等，提高档案管理质量[3]。
        （三）引导办公室文秘自主强化档案管理工作
        办公室档案的最大价值在于档案的可利用性。因此，应该帮助办公室文秘人员强化档案资料的利用导向，要以档案利用为出发点妥善处理档案管理工作，要确保档案管理服务于内部其他部门的档案使用需求，最大程度的去挖掘档案资料的价值，保证档案的使用效能。
        四、结束语
        综上所述，每个单位都离不了档案管理工作，档案管理规范化程度的高低不仅对办公室的工作效率有影响，也会影响到企业工作的正常开展。与现代化发展相结合，对档案管理实行信息化，同时办公室档案的管理工作也离不开管理人员素质与档案现代化建设。因此为了提高办公室的档案管理工作效率，需要大家共同努力，相信通过我们素质的提升与现代化的档案管理方式，使得企业能更好更快发展，为社会企业的正常运行保驾护航。
        参考文献：
        [1] 李薇薇.强化管理意识提升高职院校档案管理水平[J].科普童话，2017.3：18.
        [2] 曾小亮.中学档案管理工作问题与工作效率提升方式[J].文学教育（下），2018.3：82-83.
        [3] 张晓伟.新媒体技术在推动档案管理信息化进程中的应用分析[J].新媒体研究，2015.114：41-42.