广东省东莞市石龙第二中学 523320
摘要：学校档案是学校在教学管理活动中形成的有查考利用价值的资料，是学校各方面工作的真实记录和综合反映，也是学校历届师生集体智慧的结晶。但是一直以来，学校档案工作普遍未得到足够的重视，不仅在“收”“管”“存”等环节不够规范，而且大多数档案都是“一存了之”，并未得到有效利用。因此，本文主要以提升学校档案公共服务能力为出发点，探讨如何发挥档案“总结经验、认识规律、延续历史、推进工作”的作用，将档案更好的利用起来，服务学校教学、管理和长远发展。
关键词：学校档案；公共服务；档案管理；资源利用
档案工作是学校的基础性工作，其来源主要为学校教学管理工作中形成的资料和信息。在实际工作中，大部分学校均制定了档案管理分类目录，明确了哪些资料需进入档案、长期保存。概括来讲，可以分为以下五个类别：一是文书档案，主要反映学校党群、行政、组织方面工作；二是教学档案，主要记录学籍、教研、考试、活动等方面情况；三是会计档案，主要保存财务、账簿、凭证、报表等方面内容；四是声像档案，主要为照片、录像、光盘、磁盘等方面资料；五是学校的基建、设备、实物、荣誉等其他档案。在这些大类的基础上，学校一般还有细分的子目录和档案收集的具体要求。
一、档案的服务功能
档案的公共服务能力，是指将学校档案通过一定方式和途径提供给教师、学生、政府部门乃至全社会，进而服务和满足师生需求、教学实践、学校发展、政府决策的能力。从以往经验来看，学校档案主要是通过以下四种场景来发挥公共服务作用的：
（一）信息查询功能。档案是学校教学管理最基础的信息，是一个庞大的数据库、信息库、资料库。因此，大部分学校都将档案在一定范围内进行公开，让学校的老师、学生可以通过查询档案来获得所需要的信息，实现档案资源的共享利用。比如，前任教师制作的教案课件、总结的教学经验，可以为后来新入职教师提供必要的参考借鉴，帮助其提升教学质量。一些毕业多年的校友可以通过查询学籍档案，找到以前的同学和老师，加强交流沟通，增强学校的凝聚力。
（二）研究分析功能。档案是第一手数据，包含着学校发展乃至当地教育事业发展的规律，具有一定的学术研究价值。从学校管理者的角度来讲，通过研究档案，分析学校基础建设、师资生源、财务管理、日常运行等各方面的信息，能够及时发现学校在战略上、管理上存在的漏洞和不足，从而有利于学校改善经营管理、实现长远发展。此外，政府部门制定出台决策规定，也可参考学校收集的数据和资料，总结经验教训，形成规律认识，为政府科学决策和科学管理提供必要的参考和依据。
（三）文化建设功能。档案是一个学校的历史记录，更是学校文化建设的重要素材。通过对档案的梳理、分类、汇编，能够直观反映学校的发展轨迹、人文特色、办学宗旨，对于塑造学校品牌、提升学校知名度和学生荣誉感具有重要意义。比如广东实验中学，前身始于清同治十一年（1872年）设立的“清朝留美学童先修班”和清光绪十四年（1888年）设立的广州格致书院，在近150年的发展历程中，学校保留了大量的珍贵资料和历史遗存，树起了学校独有的精神旗帜。
（四）实践教育功能。档案是学校教学活动的缩影，是全体师生智慧的结晶。据了解，有的学校已经将档案室进行改造，转变为与图书馆类似的功能型实践教育基地，让学生利用课余时间在这里开展活动，学习校史校训和专业知识，转换思维、陶冶情操，提升学生的综合素质。当前，广东省正在积极推进中小学档案教育社会实践基地建设，为充分发挥档案教育功能提供了重要载体。
二、档案公共服务存在的问题
虽然前面阐述了档案的分类方式和应用场景，但在具体工作过程中，能够真正实现的少之又少，质量效果也参差不齐。
具体原因在于以下几个方面：
一是对档案工作的作用和价值认识不到位，缺乏“使用档案”的意识。大部分学校没有用历史的眼光来看问题，教职工普遍将档案工作作为一项次要工作，觉得留档就是为了留个备份，应付上级检查，从而在思想上把档案工作看成一种任务、一种负担。同时，许多学校缺乏利用档案的意识和能力，认为档案没有什么使用价值，不想用、不会用、不敢用的问题普遍存在。
二是档案信息收集、存储、管理不规范，缺乏“使用档案”的基础。大部分学校制定了档案管理制度但没有严格执行到位，对档案管理人员也缺乏相应的培训，导致档案信息报送不及时、不全面、不标准，管理上比较混乱，每年的档案也没有及时汇编、装订成册。此外，目前学校档案仍大量采用传统纸质储存模式，电子化、数据化程度比较低，与时代发展相脱节，导致后续的查找、加工、利用非常困难。
三是在提升档案公共服务能力上创新不足，缺乏“使用档案”的方法途径。大部分的学校始终把主要精力放在升学率上，对档案工作的支持与保障不足，没有想方设法挖掘档案的价值。上部分所说的四种应用场景，大部分学校仅停留在第一种“存档备查”的阶段，在分析研究、品牌建设、教育教学等方面探索应用还比较少，致使大量重要信息成为“沉睡的资源”，难以发挥作用。
三、如何提升档案公共服务能力
习近平总书记提出了“档案工作走向依法管理、走向开放、走向现代化”的“三个走向”要求，对学校来讲，就是要求我们对待档案工作要更加重视、更加规范、更加创新、更加主动，不断提升档案公共服务能力，让“沉睡的资源”活起来。
（一）提高认识，转变观念。首先要明确，档案是一种宝贵财富。学校档案是学校历史的真实记录，其重要性不再赘述。需强调的是，档案工作虽然不是学校的中心工作，但是应给予足够的重视，既不能分散太多精力，又不能置之不理。其次要明确，档案的“存”与“用”是相互作用、协同发展的。“存”是“用”的基础，“用”是“存”的目的。因此，如果能提升档案的公共服务能力，把档案用活、用好，让教职员工看到档案的价值，则可有效提升他们规范存储档案的责任感和主动性。所以，做好档案工作，既要以“存”促“用”，也要以“用”促“存”。最后要明确，档案工作早抓早见效。档案工作是打基础、利长远的工作，具有一定的长期性和稳定性，如果在初期投入一些时间来完善制度、规范条目、明确要求，形成常态化的工作机制后，日常的运行并不会耗费很大精力，可以说是一次规范，十年受益。（二）规范管理，打牢基础。主要做好以下三个方面工作：一是坚持广泛化收集。既要收集前文所说的学校教学管理等五个方面资料，更要逐步扩大范围，通过现代技术，及时查找网络上与学校有关的新闻信息、历史信息、校友信息，经过筛选确认后进行归类存档，不断提升档案的数量和质量。二是实行规范化管存。要严格按照制度要求设置档案存储目录，每年进行分类汇编、装订封存，便于随时查询取用。同时，由于档案是敏感资料，要合理设置保密范围和查阅权限，对于秘密档案要严格管理，严防泄密事件发生。三是推进数字化发展。要顺应时代发展趋势，对现有档案逐步实现电子化备份，对纸质档案材料与电子档案材料进行同步归档，进一步提升档案的管理使用效率。四是形成常态化机制。要完善档案工作队伍和工作机制，明确各部门的责任人，加强指导培训，要求其每个月汇总并报回相关资料，逾期要进行督促和问责，以此保障档案收集工作稳步有序推进。
参考文献：
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