摘要：信息化时代的发展使得档案管理工作不断朝数字化的方向改革，利用数字化技术，对档案信息资源进行管理、使用，能够有效提高资源利用率，有助于不断丰富档案管理的形式，提高档案人员的积极性，推动档案管理工作有序开展。当前，社会经济的发展使得档案信息更加复杂，数据库也逐渐庞大，如何利用数字化技术不断完善档案管理，是各个单位需要重视的问题。
关键词：档案管理；数字化；规范管理
1、数字化档案管理的内涵
数字化档案管理是信息化发展的必然趋势，也是当下信息技术发展的重要体现。在互联网时代下，传统的纸质档案已经逐渐被电子档案代替，档案信息资料也变得更加丰富，文字、图像、视频等资料都能够实现自动化搜集和整理，查阅、调取以及保存等工作也更加便捷，管理工作的效率有了明显提升。而信息技术的发展使得数字化档案信息成为了管理工作的重点，数字化信息能够在互联网时代快速传播，因此加强档案管理的规范性，深入研究数字化档案管理技术，结合时代发展的需要，利用更加先进的手段提高档案管理的质量，发挥档案信息的价值，仍然是当下重要的工作。数字化档案管理具有众多的优点，能够节省成本和储存空间。提高访问效率，也能及时对数据进行采集和归档，提高工作效率。
2目前我国数字化档案管理中存在的问题
2.1计算机系统的故障
计算机系统的故障是档案管理中出现最多的问题，而计算机系统的故障一般可以分为两种，一种是硬件系统出现故障，另一种是软件系统出现故障。硬件系统出现故障的原因又分为以下几种：系统硬盘不够大不能容纳大量的档案数据、系统的处理器不能满足超大数据量的运算、系统频繁运转时容易崩溃造成死机。软件系统出现故障的原因一般是计算机系统安装的档案处理相关软件存在设计的缺陷造成的，这种档案处理软件的算法可能存在不合理性，或是运算繁琐会导致系统过热而死机；另一种情况是相关软件与系统的匹配不协调，这也会导致计算机系统出现故障，从而导致档案的丢失。
2.2防火墙设计不严密
我们都知道，每台电脑都应该有防火墙这种装置，它是用来防止有黑客暗中入侵电脑或者防止电脑中病毒的，对于我们平常人来说，基本上不怎么可能会被黑客袭击，而且中病毒造成的损失一般也不是很大，但是对企业和国家来说就不一样了，一旦企业或者国家的网络被黑客袭击，导致计算机系统瘫痪或者造成重要信息泄露，那么这一损失是不可估量的，轻则导致企业蒙受巨大损失，重则导致企业破产，对国家来说就更家严重了，重要信息的泄露会对国家安全及未来的发展构成巨大威胁。
3做好数字化档案管理规范性工作的措施
3.1加强对计算机系统的维护
要想解决计算机系统的故障，就必须加强对计算机系统的维护，针对计算机系统的两种原因，本文分别进行解决。对于硬件系统的故障，我们不难看出这一问题是比较容易解决的，因为只要更换了足够良好的硬件就可以了，比如更换更大的系统硬盘，更换更加快速的处理器，这样就可以使得计算机的硬件系统能够满足档案管理的需求。而软件系统的问题也是不太难解决的，需要提高成本，购置更加合理适用的档案管理软件，另一方面，需要软件设计公司不断创新，不断提高软件的运行效率及运行的流畅度，同时还要提高软件与计算机系统的匹配程度，这样才能使软件系统运行更流畅，更方便地处理档案。
3.2提高防火墙的安全水平
防火墙关系到计算机系统的安全，进而关系到公司机密的安全，出现问题的几率虽然小，但是问题的严重性却是十分的大，其危害上文已经提到过，这里也不再多说，下面就解释一下应该如何面对这样的问题。
要想提高防火墙的安全水平，系统公司和一些电脑管理软件公司必须担起责任，因为用户的电脑上的防火墙或者是其他杀毒软件都来源于这里，用户信任他们的产品，购买并使用，而因为这一防火墙的不安
全而造成了损失，这一责任无论如何无法逃脱，而且不仅仅要负责，在负责的同时还要全力改进软件的功能，修复漏洞，这样才能使公司信誉不到。
3.3强化责任分配制度
要全面实现数字化档案管理，还需要对纸质档案资料进行有序处理，单位内部要建立明确的责任制度，才能对庞大的数据和资料进行整理和归档，实现数字化发展。因此，要对数字化档案管理规范性的工作内容进行细化，根据单位内部的需求，设立明确的工作岗位，明确相关的工作内容，包括对资料的分类、整理、数字化处理等过程，都要有专人负责。建立科学合理的责任分配制度，首先就要对数字化档案管理工作的内容和环节进行明确，根据实际情况，制定更加程序化的工作流程，才能根据管理的需要，细化工作内容。在责任分配的过程中，也要明确工作的目标，除了实现全面数字化管理之外，更要保证资料的全面性、管理的规范性。比如在对档案信息进行归档时，可以安排1-2人进行专门管理，用数字化技术进行有效整理，按照不同资料的类型、内容进行分类，规范格式。
3.4完善数字化档案管理机制
各单位在进行数字化档案管理工作时，要根据国家对档案管理的要求制定规范的工作机制，包括单位内部档案管理的流程、档案借用、调取以及数字化发展，完善单位内部的计算机设备配置，为数字化管理营造有力的条件。同时，要构建健全的管理系统，规范管理流程，在纸质档案向数字化转化的过程中，规范操作行为，建立双重管理机制［3］。对管理人员的素质以及现代化技术掌握的水平进行考核，定期对管理工作的质量进行评价，加强对数字化档案管理的宣传和教育，从整体上提升员工的数字化水平，才能真正推动档案管理工作的规范性进程。因此，除了要完善档案管理的机制以外，还要建立人才培养机制，促进各工作人员加强对计算机以及信息技术的学习，深入了解数字化档案管理工作的技术。当然要结合单位内部的工作性质，进行针对性学习。比如高校的人事档案管理工作，就要针对高校的发展和教育需求，制定人才培养机制，档案管理也要重视机密性和完整性。校领导也要重视人事档案管理，不能局限在教育工作中，对信息资料的高效管理和利用，同样有利于促进高校教育质量的提升。
3.5完善管理设备和管理系统
数字化档案管理工作需要利用计算机网络信息技术和相关设备，更需要安全可靠的信息系统进行保障。一方面，单位和相关部门需要认识到数字化档案管理的重要性，加大经济投入，以构建健全的管理环境。引进先进的计算机软件和技术设备，配备专业的信息技术人才，为档案管理向数字化推进提供更加良好的保障。另一方面，要结合计算机网络技术构建科学的档案管理系统，针对数字化档案信息资料的特点，加强对信息资料的管理，提升安全性和严密性。比如单位内部可以建立特殊的档案管理网站，以实现内部档案的调用、查阅，以免被外来病毒侵犯，威胁档案的安全性。另外，严格控制档案数字化管理流程，以确保每个工作内容都在系统机制内执行。
结束语
综上所述，当前数字化档案管理工作已经成为了许多单位重要的工作内容，在信息化时代，数字化档案资料已经成为了主要的趋势。各单位要重视数字化档案管理工作的发展，构建完善的系统，规范管理工作，强化资料信息的管理流程，提高资源的利用率，才能推动社会的发展。
参考文献:
［1］罗淑兰．做好新时期数字化档案管理工作的思考［J］．办公室业务，2017(10):14．
［2］爱如娜．高校档案管理数字化发展研究［J］．科学与信息化，2019(94):125-126．