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档案管理现代化过程中存在的问题和改进措施余圳璇

发表时间：2020/7/3 来源：《基层建设》2020年第6期作者：余圳璇

[导读] 摘要：档案管理工作应该朝向现代化的趋势不断奋进以顺应时代潮流，档案管理现代化建设的意义重大。

        身份证号码：44162119881005xxxx
        摘要：档案管理工作应该朝向现代化的趋势不断奋进以顺应时代潮流，档案管理现代化建设的意义重大。近几年来我国档案管理建设取得了一定的成绩，但在迈向现代化管理的过程中还存在一些问题。比如，档案管理工作缺乏衡量标准，管理人员素质无法与现代化建设相适应，经费投入不足等等问题，这些问题严重影响了档案管理工作的现代化进程。那么，如何帮助档案管理工作实现现代化建设应该引起我们的重视，本文根据相关研究和实际经验，找出了档案管理现代化进程中存在的问题，并提出切实可行的改进措施，希望能满足现代化档案管理的需求，提升档案管理质量，为我国现代化建设贡献一份绵薄之力。
        关键词:档案管理；现代化；存在问题；改进措施
        引言
        经济社会发展的新形势对档案管理工作提出了新要求，档案管理现代化为我国档案工作的发展指明了前进道路。同样，档案管理信息化也是实现新时期社会进步和档案管理工作进步的重要保证。首先，档案信息构建了社会信息系统，因此，要想实现档案管理现代化就必须大力发展信息技术，在信息技术发展的基础之上更新管理档案方式，发挥信息在现代社会发展中的重要作用，逐步使管理档案工作变得系统，完整，并逐步渗透到各个领域。现代信息技术的深入发展为实现全面推进档案管理现代化建设提供了物质基础，为了能够对档案进行迅速查阅，档案管理人员应该及时更新档案管理方式，使现代化的档案管理对我国经济社会发展起到不可替代的积极作用。
        一、目前我国档案管理工作的现存问题与实际情况
        我国档案管理现代化建设事业虽取得了一定进步，但目前仍然存在一定程度的不足。首先，基层档案管理人员对档案管理的现代化意识不足，他们仅仅依赖于过去实际的工作经验，认为现代化没有必要，对现代化信息手段的利用产生抵触思想。另外，部分档案管理人员对现代化信息手段并不熟练，对信息档案的电子化设备使用也不熟练，他们既没有运用现代档案管理的技术手段，也没有及时学习档案管理涉及的新知识。这也导致了当管理人员的工作效率较低致使这些设备闲置，造成浪费。其次，相关单位与企业对档案管理人员的职业技术培训做的不够。使管理人员在没有足够的技术培训下不能完整地操作设备，从而无法满足现代化管理的需求。再次，档案管理现代化缺乏相关标准，相关规定和措施也没有及时出台。最后，档案管理现代化设备的数量较少，经费投入不足，信息数据安全性的程度较低，信息安全工作不到位很容易发生档案被篡改盗取或破坏，从而带来较大的工作失误。
        二、积极促进档案管理现代化建设的有效措施
        1.树立现代化意识，落实档案管理人员的职业培训
        掌握现代化意识，懂得运用现代化的手段实施档案管理工作十分重要。首先，相关单位与企业应该不断扩大档案现代化管理工作的宣传力度，要切实引导档案管理工作人员树立现代化意识，减少抵触情绪，让他们明白现代化信息技术在当管理工作中的重要作用。其次，对那些无法使用现代化手段的管理档案的工作人员在工作中定期进行职业培训，加大培训力度。针对他们工作中存在的一些问题重点讲解，结合具体的培训内容开展实际操练并及时复习培训内容加强巩固，帮助他们提高工作效率。最后是加强档案管理专业人才的培养，档案管理的专业人才能够系统的相关知识，并且拥有较为熟练的专业技能，他们懂得如何利用计算机信息技术进行档案管理，如何建立与应用数据库，如何建设网页设计网站，提高档案管理的效率。因此加强档案管理现代化，专业人才的培养措施尤为重要。
        2.加快设立档案管理现代化标准
        相关企业与单位应该对档案管理的规范化与标准化建设加强重视，使它成为需要迫切解决的问题。

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首先，相关企业和部门应该加强档案管理系统的标准化建设，加快设立档案管理信息化标准的速度，制定相应的管理标准，在进行档案的采集、交换、保存、共享等环节做到速度快，质量好，使档案管理工作变得规范与标准。其次，应该及时更新档案整理，分类录入的工作标准，由于互联网技术的飞速发展为现代化信息手段提供了物质保障，满足了档案存储载体的多样化需求。因此，通过技术运用使档案管理工作适合现代技术需求。最后，企业和单位可以大力开发档案管理技术软件，提高档案管理技术软件的使用率，积极推广技术软件，努力促使档案管理的各个单位在采购档案管理系统软件上实现统一标准。在系统参数和数据输入上实现统一标准，有利于各个企业单位在今后的工作中分享档案数据，从而提高使用效率，让档案管理技术软件为实现现代化建设提供有力的技术支持。
        3.重视档案管理，现代化建设工作的前期准备
        在档案管理现代化建设的工作中，如何处理数据成为了越来越重要的问题。在工作中不仅要确保信息数据的稳定可靠，还应该重视信息数据的安全。档案信息管理数据输入的数量较大，如果原始数据输入质量较低，会影响办案管理工作的工作质量。一方面要切实保障输入电脑的信息数据的质量，让高质量的信息数据成为档案管理现代化的基础。这样也有助于信息数据收集与整理的前期准备工作，也有助于不断提高现在的管理工作的技术水平。另一方面则是要保障信息，数据输入的安全性。如果信息数据到安全工作做的不到位，那么很有可能使档案信息的安全系数降低，存储在电脑的大量信息数据遭到电脑病毒感染以及非法访问黑客的攻击。工作人员应该对必备的办公设备，如计算机、刻录机、扫描仪等进行及时更新与监测，企业部门重视档案信息安全管理工作，对档案管理人员积极展开信息安全教育，提升他们的风险防范意识和能力。对档案管理有关的软件也要严格管理，及时更新，下载软件补丁。减少档案信息管理工作中存在的漏洞。
        4.提高基础工作质量，加大现代化经费投入
        对一些没有利用价值的重复和无标题文件及时删除，避免档案信息重复率过高，降低工作效率。在规范案卷时，应该将案卷科学合理的进行分类，及时整理页码与目录的档案信息，并对缺少的部分及时填补。结合相关企业与单位的实际情况制定出合理有效的工作标准与规范，可以对档案信息的分类号统一处理，这样既能提升工作效率也便于日后查找档案信息。另外，部分企业与相关单位由于受到资金条件的限制，无法购买档案管理的现代化设备，而要想实现真正的档案管理的现代化。先进的管理设备必不可少。因此，相关企业单位应该积极推进档案管理现代化理念，意识到档案管理现代化工作的重要地位，这样才能加大资金方面的投入，另外，计算机、刻录盘、扫描仪等电子设备必须妥善保管，加强维护，将他们放倒通风较好，采光适当较为干燥的环境当中，同时也要确保他们的安全。保护设备不仅是在保护档案信息的安全，同时也能防止资料被盗取和流失，从而提高了信息档案管理基础工作的工作质量，也能够保证现代化信息设备高效工作避免浪费。
        结束语:在经济建设发展的新时期，档案管理现代化如何发展关系到我国经济建设的发展方向，那么在当管理现代化建设进程中，针对这些存在的问题应该及时改正。采用科学的可操作性强的方案与措施提高信息档案管理方式。在提高工作质量，加大经费投入，重视档案管理前期准备工作的基础之上，加快建立档案信息现代化标准，努力培养人才，扩大经济社会效益，使档案信息管理工作朝着又好又快的方向发展。
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