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新形势下企业档案管理问题探究董文斌

发表时间：2020/7/3 来源：《基层建设》2020年第6期作者：董文斌

[导读] 摘要：企业档案是企业在生产经营过程中逐渐形成的具有一定保存价值的历史记录，既可以表现为文字、图表，也可以是声像、视频等资料，档案本身是企业的重要资产，对提高企业工作效率和工作质量具有重要作用。

        河北蔚州能源综合开发有限公司河北张家口 075700
        摘要：企业档案是企业在生产经营过程中逐渐形成的具有一定保存价值的历史记录，既可以表现为文字、图表，也可以是声像、视频等资料，档案本身是企业的重要资产，对提高企业工作效率和工作质量具有重要作用。企业档案管理一般按照法律法规和企业规章制度执行，内容庞大、专业性强，是一项长期的综合性系统工程。企业档案的管理在企业生产经营过程中扮演着重要角色，企业应该高度重视档案管理工作。对此，本文分析了新形势下企业档案管理的意义，研究了企业档案管理工作中存在的问题，并提出了应对策略，以供参考。
        关键词：新形势；企业档案管理工作；意义；问题；应对策略
        1新形势下企业档案管理的意义
        企业档案管理在传统的企业管理当中是将企业的经营生产以及管理工作中的记录进行保存，然后存档下来，帮助在必要的时候能够找到相关的实际记录作为依据进行查证。这样的档案管理方式在传统的企业管理当中占据十分重要的作用，可行性较高。但是，新形势下，企业的管理已经逐渐自动化，随着网络的发达，企业将经营生产过程中的信息控制逐渐转向资源管理模式，这样的转变，对于企业档案管理模式来说，也侧面反映了需要有更多的创新才能够满足社会、企业的发展需求。新形势下，企业档案管理的模式已经逐渐摒弃了传统档案管理模式，朝着以价值为导向的档案知识管理模式转变，从而实现企业的发展战略目标。企业档案管理模式是采取积极有效的信息规范与整理以及数据清除，设计信息流动的环节等相关具体的工作，凭借信息自动化管理的平台，进一步规范档案管理，提升企业的档案管理工作效率，从而有效降低企业档案管理者的工作压力和工作量，有助于减少企业的管理成本。在大数据支持的时代下，企业档案管理也实现了电子化，有效提高了企业的工作效率，利用电子软件，能够让工作人员随时随地对档案进行检索、查阅以及归档等工作，提高企业档案管理工作效率，达到事倍功半效果，从而减少企业的人力成本，并有效降低了企业档案管理过程中潜在的风险，提高了企业档案的利用效率，在企业生产经营过程中发挥了重要的作用。
        2企业档案管理工作中存在的问题
        2.1没有充分认识到档案管理的重要作用
        企业档案管理工作关系到企业的发展，但是目前很多企业往往没有充分认识到档案管理的重要作用，对于档案归档的要求不明确，档案管理工作脱离企业的实际情况，影响了档案管理工作的最终效果。
        2.2档案管理人员素质不高，管理质量较差
        调研了解到，绝大多数企业档案管理专员没有接受过专业的培训，档案管理缺少专业科班出身的人员，现有人员对档案管理流程、分类，尤其是档案材料的采集、整理、存档、入库、查阅等业务并不熟悉。很多企业采用兼职人员负责档案管理，管理人员精力和能力不够，对档案管理重要性的认识不够，很多企业只是简单将档案放入档案盒，没有及时整理、分类、归档，甚至无法有效查阅，个别资料准确性和真实性不高。
        2.3档案管理环境条件达不到规范要求
        按档案室建设规范要求，档案室至少应包含档案用房、档案用柜、温湿度控制器、计算机、储存介质等设备，同时符合防止受潮、着火、霉变或者污染等要求。建设应达到相应技术规范和建设标准。但有的企业往往从降低成本的角度考虑，而未设置专门的档案管理用房。大部分企业更未按照科学布局、保密谨慎、规范实用的标准来建设，档案室一般面积小，未能充分考虑到长远发展的需求。档案架多为自制钢筋架或木架，既不规范也不美观。档案袋、档案盒等达不到规范质量或标准。档案用房达不到国家规定的基本要求，严重影响档案管理质量，乃至档案管理安全。
        2.4现代化、信息化手段融入滞后
        绝大多数企业档案管理依然依靠传统的管理手段，尤其是基层单位，大多停留在纸质档案的机械化管理层面，档案管理水平低、方式方法落后。很多企业对档案管理的要求不高，重视不够，缺乏主动探索运用现代化、信息化管理手段的尝试，企业档案管理的信息化水平发展缓慢。

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        3企业档案管理问题的应对策略
        3.1提高全员档案管理意识
        首先，应加强宣传教育，让企业各级管理人员和员工都能认识到档案管理的重要性，了解档案管理的基础知识，持续改变过去企业对档案管理重视程度不够的问题。其次，企业要主动对标行业先进，主动学习推广档案管理成效卓著企业的管理经验，要有效利用现有档案创造管理效益，让领导层和管理层对档案管理感兴趣，并逐步加强档案管理工作。
        3.2强化档案管理者综合能力
        档案管理工作水平的高低直接取决于档案管理人员的专业能力。企业档案管理必须结合单位自身情况，设置专人专岗，对因工作需要进行兼职管理的人员，一定要审核其基本条件，并组织进行系统的培训。由于档案管理的政策性、保密性、专业性要求，企业档案管理者还应择优选用政治素质高，作风正派，责任性强的员工从事档案管理工作，注意对其进行继续教育培养，关心和重视其工作、生活，充分发挥他们的工作热情和创造性。
        3.3保证档案管理环境设施规范和达标
        要严格按照标准档案室建设指标建设档案管理环境，配置档案管理设施。档案室的建设工作要提前制定科学的档案用房计划，科学研究档案室的建筑结构和布局要求，要因地制宜实行功能分区，特别是要考虑受潮、着火、盗窃以及浸泡等问题，力求便捷、安全、实用。企业必须进一步健全完善档案管理规章制度，对档案的借阅、使用进行严格审批，通过管理制度做好日常安全管理、安全检查、保洁卫生、保密规定等量化管理，确保档案室、库房等安全、整洁和舒适。档案管理必须符合行业和国家的规范与标准，特别是对较大的档案室还应配备符合相应要求的电脑、扫描设备、刻录光盘、网络和存储媒介。档案盒尺寸要满足各类档案的存放需要，质量要符合国家档案局颁布的行业标准。还要结合档案管理经验，做好应有的经验防范和管理工作，结合单位实际，最大限度地保证档案的完备与安全，确保档案尽可能发挥价值。
        3.4积极运用现代化管理手段
        科学利用现代化手段和信息化手段加强档案管理是提高档案管理质量的重要举措，也是信息时代档案管理发展的一大趋势。企业应积极探索运用电子台账、网络云端、办公自动化APP、在线系统等信息化手段，不断提高档案管理的专业化、标准化、自动化和智能化的水平，提高档案管理维护的工作效率，为企业发展成为综合质量效益型智慧企业创造效益，提供助力。
        3.5努力做好档案资源的开发利用，为企业发展提供优质服务
        企业档案资源的开发利用是企业档案管理工作为企业发展服务的直接手段和具体表现。它是企业档案管理工作与企业生产、经营、科研等各项工作密切联系、相互促进、相互影响的一个重要环节，是企业档案发展的动力和生命线，也是推进企业档案管理工作向前发展最有力最活跃的因素。企业档案部门要围绕档案信息开发利用这一中心强化为市场经济服务的职能作用，克服“重藏轻用”“你借我调”的模式，进行档案信息深层次开发利用，在档案信息资源开发的深度、广度上下功夫，为企业的生产经营等各项活动多做贡献。
        结语
        总之，新形势下，企业档案管理仅仅依靠传统管理模式已不能适应企业发展的需求，要从思想上彻底转变忽视档案管理的旧思维，积极探索有助于提高企业综合效益的现代化档案管理模式，使档案工作更科学、更实用，为企业发挥更大综合竞争优势做出应有贡献，为社会不断进步与发展提供有利有效的资源。
        参考文献：
        [1]李菊先.新形势下企业档案管理工作的探讨[J].中国盐业,2018(22):39-41.
        [2]王巍.企业档案管理中的问题与应对策略[J].城建档案,2018(06):64-66.
        [3]刘喜林.新形势下做好企业档案管理工作的思考[J].办公室业务,2018(11):107.