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论新形势下如何做好文书档案管理工作

发表时间：2020/7/3 来源：《基层建设》2020年第6期作者：于升昊

[导读] 摘要：文书档案管理是一个单位内部管理工作的重要组成部分。尽管从总体上来看，文书档案管理工作越来越受到重视，而且也不断得到加强，但仍然有一些单位在开展文书档案管理工作的过程中缺乏创新，特别是不适应形势发展需要，导致文书档案管理工作具有较大差距。

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        摘要：文书档案管理是一个单位内部管理工作的重要组成部分。尽管从总体上来看，文书档案管理工作越来越受到重视，而且也不断得到加强，但仍然有一些单位在开展文书档案管理工作的过程中缺乏创新，特别是不适应形势发展需要，导致文书档案管理工作具有较大差距。鉴于此，文章详细论述了新形势下怎样能将文书档案管理工作做好，旨在能够为相关业界人士提供有价值的借鉴与参考，进而更好的为行业的发展贡献应有之力。
        关键词：新形势下；文书档案管理；措施
        前言
        随着我国改革开放的不断深化，对于任何单位来说，都应当不断改革和创新管理模式，只有这样，才能使管理工作更个有成效。文书档案管理工作是一个单位内部管理工作的重要组成部分，只有大力加强文书档案管理工作，才能使各类资料得到有效保存，同时也才能使各类资料的应用更具有持续性。特别是在信息技术快速发展的新形势下，对文书档案管理工作提出了更高的要求，但目前一些单位在开展文书档案管理工作的过程中，还存在诸多不到位的方面，特别是在文书档案管理模式方面仍然缺乏创新，导致文书档案管理工作受到了一定的限制，文书档案管理工作的整体水平不高，而且文书档案的利用率也相对有限，需要引起高度重视，特别是要将文书档案管理工作上升到更高层面，运用科学的方法和策略，大力推动文书档案管理工作改革、创新、发展，使其能够发挥更加积极作用。
        1文书档案管理存在的问题
        1.1管理制度缺失
        文书档案管理存在的根本问题就是管理制度的缺失，虽然文书档案管理工作存在着悠久的历史，但并没有一套科学的管理制度能够对这项工作进行规范。大部分组织都有自己的考核制度、薪酬制度，却鲜有听说那个组织有自己的文书管理制度，大部分是综合办公室或者档案室按照约定俗成的规则进行收集和整理。在这方面的制度缺乏也导致部分人员分不清工作主次，只会机械的收集和整理这些文书档案，而忽视了对这些档案服务和利用价值的开发，文书档案的实际作用并没有被发挥出来。
        1.2领导重视程度不高
        在大部分组织中，管理者都对那些能够直接产生经济效益的部门更加关注，对于像“后勤”一样的文书档案管理工作是较为忽略的，在日常的办公流程中地位并不高。很多领导都觉得这只是对于过去资料的收集，只能偶尔提供一些借鉴意义，所以对这项工作并不重视，文书档案管理部门往往是无人问津的。
        1.3管理人员素质有待提高
        一些管理者对于文书档案管理工作的认识不够充分，他们认为这是一项较为简单、没有什么技术含量的工作，所以很多组织招聘的文书档案管理人员的专业技术能力都较低。往往应聘这类工作的人也都试图这项工作比较清闲，看起来没什么压力。在入职后，日常的工作也比较敷衍，缺乏上进心，不利于文书档案管理工作的发展。实际上这并不是一项毫无技术性可言的工作，在图书档案管理这个专业中，就要学习组织档案管理、文书学、档案管理学等重要内容，这是本科期间专门开设的学科，是存在专业人员的，看似谁都能做，但并不是谁都能做好，文书档案管理工作实现创新的前提就是建立一支高素质的团队。
        1.4信息化程度低
        大部分组织的文书档案管理工作还都停留于书面上，没有实现电子化、信息化。这一点从各组织每年购进的档案盒数量就可以看出，从档案室内经年积累的档案数量也可以看出。随着大数据技术的发展，云端的储存功能也很强大，不一定所有的档案都要留存纸质版，既占用储存空间，使用、查找起来也非常麻烦。落后的文书档案管理工作已经不适应现代快节奏的组织管理，急需进行创新和调整。
        2新时期文书档案管理工作的优化对策
        2.1加强管理制度创新
        文书档案管理工作创新的重中之重就是制度的创新。尤其对于那些没有制度或者制度不健全的组织来说，要在这方面多下功夫。

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可以借鉴国内外在文书档案管理工作这方面做的比较好的组织进行借鉴，结合自身组织的规模和管理体制加以调整或完善，产生一个适合自己组织的文书档案管理制度，为相关部门的工作提供依据。另外，明确工作重点，收集、整理不是目的，让这些文书档案真正的为组织发展提供借鉴、指明方向才是真正发挥这项工作的价值。
        2.2转变领导观念，加强重视
        作为组织领导，不能只关注经济效益，更要总揽大局，用发展的眼光看待问题，文书档案管理工作虽然不能直接创造经济效益，但在陷入困境时，往往是过去的经验能够帮助组织走出困境，这对不同类型的组织都是有着重要意义的。比如医院，遇到一个症状特殊的病人的时候，往往就需要查阅过去的病例，看看有没有相似的案例能够提供帮助，有时候表面的现象并不能完全相信，从本质上找到病因才是更重要的。可能看起来是结核问题，但其实是由于真菌感染所引起的，根据过去的从医经验可能无法一眼看出，但总有特殊的病例可以给医生一些灵感，从而找到问题所在。对于其他组织也一样，文书档案管理工作就像是后备军，当你需要的时候，它总是能发挥自己独特的作用。所以领导者要看到这项工作的重要性，对各部门一视同仁。
        2.3培养管理人才，提高人员素质
        建设一个高素质的团队对于文书档案管理工作来说是十分重要的。一方面，在任职资格条件上，可以优先选择具有从业经历的人或者是相关专业的毕业生，他们会对这项工作有着更清楚的认识，往往会认真负责，不会敷衍了事。另一方面，加强员工培训，提高专业技能素质。首先，可以聘请专家或者高校教授给员工进行知识技能培训提高他们的管理水平；其次，定期进行能力测试，并收集日常工作的数据，找到员工的长处与不足，制定相应的奖励或惩罚措施，在绩效考核时纳入相应指标，与薪酬体系挂钩，以促进管理人员专业技术能力的不断提升。
        2.4创新文书档案管理模式
        创新是进步的灵魂。在信息技术快速发展的新时代，一定要深刻认识到信息技术对文书档案管理工作的重要基础性、支撑性和保障性作用，大力推动文书档案信息化管理模式建设。要将“互联网+文书档案管理”模式作为重中之重，切实加大文书档案管理信息化、网络化、智能化的投入力度，既要配备专业化的管理软件，同时也要在硬件建设方面下功夫。要着眼于更有效的发挥文书档案管理工作的积极作用，将大数据技术应用于文书档案管理工作当中，切实抓好文书档案的收集、处理、分析等诸多功能，进而为更有效的开展业务工作以及科学决策提供参考价值。要着眼于发挥文书档案管理工作的综合功能，积极打造文书档案利用平台，比如可以开发相应的网络平台和APP平台，使文书档案管理工作领域得到有效拓展。
        结束语
        一言以蔽之，对于文书档案管理工作的创新要从现状入手，有针对性的进行调整和改进，结合组织内部的实际情况，才能使文书管理工作开展的更加有条理，加强对信息技术的利用，实现各部门之间的交流和信息共享，每个部门都不是孤立存在的，他们之间的业务流程也是有着千丝万缕的关系，信息化能够提高信息流转的速度，迎接档案管理工作的新时代。
        参考文献
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