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教育局档案收集与管理工作的现状与对策

发表时间：2020/7/3 来源：《基层建设》2020年第6期作者：许伟新

[导读] 摘要：教育局存放的档案内容复杂，并且类型较多，这就加大了教育局档案收集与管理工作难度。

        惠东县教育局人事档案室广东惠州 516800
        摘要：教育局存放的档案内容复杂，并且类型较多，这就加大了教育局档案收集与管理工作难度。档案收集及管理工作的开展需要教育局相关人员、学校以及教师的配合，对档案进行相应的处理。但是实际档案收集与管理工作中存在各个方面的问题，如内容丢失、不能及时更新材料等，进而影响教育局档案收集及管理，还会给工作人员带来较大困扰，加大工作难度。因此，针对教育局档案收集与管理工作存在的问题，需采取积极的对策，提高工作质量。本文针对教育局档案收集与管理工作的现状与对策展开研究。
        关键词：教育局；档案；收集；管理；现状；对策
        档案是对历史客观且实在的反映。教育档案所涉及的范围较多，内容较多，进而加大了教育档案收集及管理工作难度。教育局档案的收集与管理就是通过接收及征集的方法，收集相关档案与资料，并且统一负责管理规划，教育局工作基础就是资料收集，如果不能较好的完成这项任务，就会给档案的管理带来较大影响，造成许多困难[1]。因此，收集工作对档案工作后续工作的开展有着较大影响，还会影响其他工作进度。因此，必须提高档案收集工作质量，收集丰富的档案资料，才能更好的提供相关服务，发挥档案收集与管理工作的作用。
        一、教育局档案收集与管理工作的现状
        （一）档案工作人员参差不齐
        教育局档案工作存在不稳定性，需要通过学校来为师生提供服务，这样就不能将其社会及经济效益充分体现出来，也无法直接反馈教育局工作。并且教育局工作人员流动性较大，对相关工作并不能进行完善的交接，进而对一系列工作造成影响。很多教育局没有专门负责的档案员，并且相关负责人员调动频繁，导致档案收集及管理工作缺乏连续性，对教育局档案管理造成较大影响[2]。
        （二）档案收集工作不及时
        教育局存放的档案较多，但是缺少收集资料的过程，只反应了材料的结果，导致许多内容都不够完善。近年来，教育局各部门工作人员调动频繁，工作人员对工作的交接也是急急忙忙，进而在工作交接时，不能清楚、准确的交接相关工作细节，进而工作内容交接不完全，与原来的业务衔接出现问题。还有些刚开始工作的人员，对相关业务熟悉程度不高，不知道哪些资料应该送往哪个科室，进而增加工作量，出现资源严重短缺的情况。例如针对送过来的资料，科室不能对其进行及时的处理，就会出现归档不及时的情况，导致资料中间内容缺乏、资料不全等问题。并且造成资料短缺的其中一个重要原因就是归档制度的不完善，而且不能严格遵守归档制度也是一个主要原因[3]。
        （三）工作难度加大
        当前，计算机已经成为了人们日常生活中不可缺少的部分，并且在教育局档案收集与整理中得到了广泛应用。在档案管理工作中，电子版与纸质版并存的情况已经成为了档案管理工作主要形式。现代化信息技术给档案工作带来了很多便利，但是也提高了对工作人员的要求，进一步加大了其工作复杂及工作难度，并且工作内容也随之增加了。
        （四）档案意识缺乏
        在档案收集工作中，不仅教学教师要提高移交档案的重视程度，还应提高工作人员主动收集档案的意识。在实际工作中，档案工作人员工作缺乏积极性，不能主动的去收集档案，如果有人来交就收集，没人交则不管。长时间这样的工作状态下，会出现各种问题，如档案收集不全、移交整理不及时等。

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当前，还有部分教师档案意识不强，不能对档案收集工作引起重视，例如在收集各教师资料信息时，如果不能快速的落实，进而给档案收集工作带来较大影响[4]。
        二、教育局档案收集与管理工作的对策
        （一）完善档案收集及管理制度
        出现学校及教师上报资料收集不及时的情况的主要是为因为没有明确相关规章制度，进而出现拖延工作的情况。因此，为提高学校及教师上报资料的积极性，就需对档案收集与管理制度加以完善，不仅有利于资料收集完整性的提高，还能高效、快速的完成档案收集与管理工作，避免出现工作拖拉的情况。教育局可制定处罚及奖励制度，对能及时完成档案工作的学校或教师进行表扬，不能及时完成的进行相应的处罚，这样不仅能保证档案的及时性及完整性，还有利于后续工作的开展。档案收集及管理工作制度的完善是一个长期的过程，相关规章制度需深入到细节，并且包含工作的各个方面，并且进行严格执行。
        （二）加强档案收集与管理人员的培训
        档案收集与管理工作本身存在一定不足，如果工作人员专业性较差，就会对档案收集与管理工作质量造成更大的影响，并且加大工作难度。因此，要求教育局及学校应安排专门的人员开展档案收集与管理工作。并且要求相关工作人员进行专业的训练，学习档案收集与管理工作新知识。在工作过程中，要求工作人员具备高度责任心，工作认真，及时发现自身存在的不足并且进行及时的学习，不断完善自我。还应注意激发工作人员热情，提高其积极性，使其处于主动工作的状态，更好的完成档案收集及管理工作[5]。
        （三）加大档案收集及管理宣传力度
        对档案管理及收集进行宣传，提高人们认识。可通过报纸、杂志、互联网等方式进行宣传。让学校及教师引起注意，认识到档案收集工作的重要性，并且不管是教育局领导还是学校领导，都应该对此引起重视，只有在得到重视与支持的情况下，才能更好的进行档案收集及管理工作。
        结束语
        教育局档案收集及管理工作是非常复杂的，进而给相关工作人员的实际工作带来了较大难度，因此要求教育局档案收集管理人员应该注重与学校档案收集管理人员的配合，共同做好档案收集及管理工作，进而及时更新、补全资料。与此同时，还用进一步完善档案收集与管理工作制度，强化相关工作人员的培训工作，并且加大对档案收集及管理的宣传，进而更好的开展档案收集管理工作。
        参考文献
        [1]苏和.高职院校档案管理工作的现状与改进对策[J].中国培训，2016，25(8):62-62.
        [2]沈丽红.浅谈事业单位档案管理现状与优化对策[J].改革与开放,2016, 31(22):127-128.
        [3]胡岩.疾控中心档案管理工作的现状与对策[J].成功:教育,2017(11): 23-23.
        [4]谭晶.独立学院档案管理工作现状分析及对策探讨[J].城建档案,2018, 229(10):64-65.
        [5]王静芳.中小学校档案管理工作的现状及对策[J].时代报告:学术版, 2016.7(3):95-95.