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云时代背景下档案数字化管理及其应用

发表时间：2020/7/3 来源：《基层建设》2020年第6期作者：许秋玲

[导读] 摘要：随着时代的发展，传统档案越来越无法满足社会的需求，它既不能实时查找，又不能实时更新，对于利用者来说十分不便。

        吉林油田勘察设计院吉林松原 138000
        摘要：随着时代的发展，传统档案越来越无法满足社会的需求，它既不能实时查找，又不能实时更新，对于利用者来说十分不便。当人们进入大数据时代，所有的档案及资料都往数字化的方向发展，数字化档案将是一个大趋势。本文主要探讨了云时代背景下档案数字化管理及其应用。
        关键词：云时代背景；档案管理；数字化建设
        引言
        云时代背景下档案信息管理的数字化发展可谓是势在必行，尽快引进数字化管理系统、调整现有管理理念、培养专业化的管理人才，是促进档案管理数字化发展的必由之路。然而目前，很多档案管理工作都存在不足之处亟待解决，因而在未来的发展中，档案管理工作者、主管单位等等，都必须要积极采取应对策略，争取找到最佳的档案数字化管理实践对策，为长远发展考虑。
        1云时代背景下档案数字化管理的优势之处
        1.1实现海量存储
        档案管理工作的开展具有较大的工作量，其中涉及到多个方面的信息，在保存的时候，需要耗费较多的空间，若是采取传统的档案资源管理模式，信息的管理成效并不明显，甚至会影响到资料的正常使用。在云时代背景下，云存储方案的运用使得数字档案备受关注，其可以直接将相关的信息上传至网络，无需运用到光盘等各种各样的设施，只需通过电脑终端便能完成既定的目标。云存储拥有着海量信息的存储能力，可以让数字档案馆的存储功能充分彰显，其本身具备的扩容能力可以满足当前数字档案持续增长的存储需要。
        1.2强大的抗灾能力
        通过运用云时代背景下的云存储模式，其彰显出的备份功能改善了这一局面，在硬件资源的基础上，实现了对档案信息的数字化管理，同时又能拓展相应的管理空间，保证了相关信息的完整性和可靠性。若是遇到火灾和地震等异常的情况，纸质档案极易影响到数据信息的合理运用，云存储彻底解决了这样的问题，运用网络进行备份，将数字档案信息存放至不同的网络节点，在某一个节点难以进行读取的时候，可以实现自动读取相关文件的目标，确保数字化的档案信息最基本的抗灾水平有所提升。
        1.3提升资源的共享度
        数字化档案管理主要是借助于云存储技术完成了相应的目标，从最大的程度之上让档案资源能够避免出现重复的问题，同时网络技术独有的开放性特征，使得数字档案信息的共享性充分的彰显出来，使得档案资源的运用不再限制于频繁的翻阅档案信息，而是构建起更为合理的档案网络平台，借助于手机和相应的电脑终端等，即可完成对相关资源的合理运用，实现资源共享的基本目的。
        2数字化档案管理工作存在的主要问题
        为了适应当前时代的发展，企业已经基本上实现了数字化档案管理，虽然在一定程度上提高了工作效率，但事实上仍然存在一些问题，影响档案管理数字化进程。首先，设备滞后。目前大部分企业所采用的计算机、影印机、扫描机，不管是使用时间较长，更为主要的是在功能上也存在一定的滞后性，数字化档案管理的实现，对软硬件设施的要求都相对较高，而设备的滞后性，将直接影响到数字档案的保存，是档案管理数字化的重要阻碍。其次，大部分档案管理人员的年龄偏大，对于数字化的接受程度相对较低，还有一部分则是非管理专业出身，一人身兼数职，缺乏管理经验，但年龄较小，需要事业单位在这一人才任用、培训方面加以重视。再次，精细化管理工作仍待完善。目前，企业中大部分档案仍然是纸质档案，以书面形式充分显现，这些档案存储时间较为久远，无法完全录入到计算机中，需要结合实际情况，采取有效的对接方式，保证纸质档案与数字档案的准确对接。最后，企业的档案管理系统与自动化办公室之间无法实现紧密对接，这也就使得单位档案管理、自动化管理系统之间缺乏管理规范，不利于档案管理工作的数字化发展。

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        3云时代背景下档案数字化管理与应用策略
        基于上述分析可以了解到，随着时代的发展，档案的数量不断增加，而内容也更为详细，传统的档案管理方式已经无法发挥作用，导致档案管理工作有效性不高这一消极后果，需要企业在今后做出调整。
        3.1改变传统档案管理观念
        在云时代背景下，强化档案数字化管理的效果势在必行，其能够有效增强我们的工作水准，也能从根本上提升为人民服务的质量，同时也展示着我国档案信息资源整合的成果。为了进一步满足新体制改革的需求，也为了应对档案信息几何式增长的现状，在今后的工作中，无论是行业主管部门还是领导干部，亦或是档案管理的一线工作者，都必须要尽快地扭转错误的管理理念。充分认识到档案数字化管理的重要性，认清档案信息对于发展的重要性，从长远发展的角度和战略角度出发，为档案数字化管理进程的推进做出努力。
        3.2完善档案数字化管理技术体系
        想要改变目前不同部门之间档案信息难以共享的僵局，改变档案数字化管理体系标准化程度低下的问题，我们就必须要从现在开始，从档案管理的每一个细节入手，着力于构建一个统一的标准的档案数字化管理技术体系。同时，我们还应该考虑到新时代背景下的档案管理和过去档案管理制度有所不同，其涉及到各种各样的管理标准。在今后的发展中，各个地方政府及相关的主管部门必须要充分发挥自己的作用，在档案管理数字化建设中做好引导工作，参与到档案管理数字化系统建设体系的构建中去。促进电子文件电子信息前端控制、档案归档整理等方面工作的技术体系标准化发展，并且促进档案信息与公共信息系统相挂钩，增强其与社会信息系统的结合水平，从根本上完善档案数字化管理技术体系。
        3.3培养复合型人才
        在云时代背景下，复合型人才培养已经成为一项迫在眉睫的重要任务，也是新时期下档案管理的新要求。首先，要对档案管理人员的专业知识进行培训，必须要具备基本的管理工作常识，为了适应数字化档案管理发展，还需要针对其基本的计算机、硬件设备操作能力进行培养。其次，可以选择具备一定计算机操作能力的工作人员担任档案管理工作人员，并负责有关工作，在上岗之前必须要接受与档案管理相关的工作培训。通过这些方式，使得档案管理人员既可以完成管理也可以进行计算机设备操作，能够应对数字化档案管理中可能会出现的问题，具有重要意义。除此之外，企业还可以对外招聘复合型人才，同时，对档案管理人员的薪酬进行调整，并制定一系列奖励制度，将该项工作纳入考核范围，提供晋升空间与可能性，调动档案管理人员的工作积极性，提高数字化档案管理质量。
        结束语
        近年来，中国的经济发展水平不断提升，云计算数据时代也开始逐渐到来，在这种情况下应该如何进行改进才能保证档案数字化管理的质量，就成为了我们必须要研究的重要课题之一。然而目前来看，很多人虽然已经认识到了档案数字化管理的重要性，然而都不约而同地陷入了一种误区，那就是他们普遍将信息化数字化建设的重点放在了设备引进和系统构建方面，却忽略了档案管理云建设的其他方面。这使得其所有的努力都终究毫无实际意义，为此我们有必要对此课题进行研究。
        参考文献
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