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小议建筑工程档案资料管理问题及处理措施

发表时间：2020/7/3 来源：《基层建设》2020年第6期作者：郑新宇李红玲

[导读] 摘要：在当今建筑工程当中，关于工程的相关信息档案作用重大，随着建筑业的迅猛发展，完善的工程档案资料管理越来越重要。

        身份证号：130282198304182415xxxx 河北唐山 063000；
        身份证号：13028219850726xxxx 河北唐山 063000
        摘要：在当今建筑工程当中，关于工程的相关信息档案作用重大，随着建筑业的迅猛发展，完善的工程档案资料管理越来越重要。本文对建筑工程资料管理的重要性及问题展开探讨，提出相应的处理措施。
        关键词：建筑工程;档案资料管理;处理措施
        一、建筑工程档案资料管理的重要性
        建筑工程工序复杂，建筑面积较大且时间较长，在设计知识面较广的长期工程施工中，会产生相当大量的与建筑工程相关的档案资料，而一般相关资料管理工作是对施工信息的保存，是保证施工质量的基础。因此，在专门的档案保管制度建立过程中，有很多相关的问题需要注意，一个完整的档案保管部门能够通过完整的保管制度对档案资料进行总结，帮助企业提升运行水平与管理质量，从而提升工程质量，最终达到创造经济效益、增强企业竞争力的目的。
        二、当前建筑工程档案资料管理的发展形势
        （一）无专管部门。在当前发展情况之下，仍然存在部分建筑企业未设立专门的管理部门，对于工程档案资料的管理仅仅停留在与其他需要保存管理的材料等混合存放，在需要使用时往往信息缺失，相关的部门只能凭经验，摸着石头过河，对于工程各个工序没有相应的质量保证，其中最常见的情况就是档案资料和建筑材料、设备等管理统一由一个管理人员管理。
        （二）管理人员档案意识薄弱。目前建筑工程当中，管理工作更加偏向于土木工程管理与造价管理方面，因为相关的管理涉及工程的成本、质量、进度等问题，企业内部未重视的情况之下，导致管理人员的档案意识薄弱，由于建筑工程包含的资料往往冗杂，在工程竣工之后，需要交由验收部门查阅的资料相当多样，验收部门需要通过相应的资料对施工的建筑规格和质量进行验收，如果资料管理未对资料进行细化保管，往往会出现问题;在进行商品房的出售时候，同样也需要交给业主住房的相关资料。
        （三）管理质量偏低。在建立了相关监管制度的企业当中，还是存在着管理质量偏低的情况，资料管理一般分为施工前资料、施工过程资料、工程验收资料。施工前资料一般包括：其他建筑公司建筑相关信息、造价资料、施工设计资料等;施工资料一般包括：建筑相关参数资料、施工进度及相关安排资料、材料及设备使用资料、管理工作日志等资料;工程验收资料包括：质量验收资料、建筑规格资料、材料用料及种类资料、污染物测量等相关资料。以上所列资料对于相应的过程都有十分重要的意义，但是在相关资料整理提供时，往往残缺不全，数量虽然众多却没有实质性数据。
        三、提高建筑工程档案管理质量的措施
        （一）完善管理制度，引入精细化管理。由于业主和相关部门对于工程质量安全越来越注重，档案管理制度也应该健全起来，一个完整的管理制度可以确保相关人员的工作规范性与严谨性，同时相关的标准能够促使档案管理相关工作的履行与落到实处，在此，笔者建议对档案管理引入精细化管理制度。精细化管理：精细化管理由管理理念创新衍生而来，随着社会工作分工越来越精细化和专业化的发展，该理念被广泛采用，建立在常规管理基础之上。精细化管理除了拥有常规管理的基本思想与管理模式之外，以大幅度减少管理所占用资源为目标，通过管理人员职责细分、推动管理创新等方式，将管理职责明细化、具体化，及时将自身负责工作进行落实和检查;除了对于管理人员职责的监督要求，精细化管理对于工作的细节和全过程也拥有极高要求，以期有效推行相关管理活动，最终获得好的管理结果。

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精细化管理在资料档案管理中的实际应用措施：1.人员精细化。将资料档案管理工作的每一项细节工作都精细化到每一个相关人员身上，在实际工作中组成管理小组，设置组长、小组成员，分别负责工程数据记录、原材料领用和归还、实际施工记录（例如地基厚度、场地建造长宽高）等。通过考核制度对人员职责的履行进行考核，同时要求对于资料档案管理工作中的每个人员进行素质上的提高、职责上的落实、生活上的关心。只有将整个队伍拧成一股绳，精细化管理的效果才能真正体现。2.工作精细化。工作精细化要求相关人员细化资料档案管理的每一项工作细节（例如资料收集、资料处理过滤、资料归档、资料存放与提取管理等），只有将工作过程精细化，例如出现设备使用天数和保养次数记录数据的缺失，先从资料收集人员开始问责，逐步确定，记入考核中，同时要求该人员对相关数据的修复进行负责。只有精细化管理完全落实，整个资料档案管理过程才能够顺利展开，管理人员能做到资料的有效化与保密性。
        （二）优化管理人员配置。管理人员是精细化管理的执行者，因此管理人员的素质十分重要，工程档案资料管理具有一定特殊性，由于建筑市场竞争十分激烈，为防止商业间谍通过获取公司资料达到项目获得等目标，首先，基于信息安全的前提下，对管理人员进行第一道筛选，进入公司时间较短的不在考虑范围。企业应该基于对员工信任度和工作方面的基础上对员工进行选择。其次，因为档案资料设计方面较广，涉及时间较长，工作量较大，相关数据和文本内容都十分复杂，因此需要在精细化管理的基础管理之上对于相关工作进行配置优化，在内部管理人员中以责任心和工作经验为前提进行选拔，对于之前从事各种岗位的内部人员（例如从事施工管理岗位），让其留在施工岗位进行进行施工进度相关数据的收集，同时可以定期外聘相关专业人才开展培训，提升管理人员的整体水平。
        （三）优化资料管理方式。鉴于不同的施工情况和环境可能存在差异，除了实体的相关资料档案管理工作之外，对于资料管理还可以借用信息化技术来进行管理，通过相关的软件对资料档案进行相应的整理，减少相关的工作量，但是由于当前工程建设的发展状况和行业信息化技术应用，相关的管理工作不能完全向信息化管理中转移，为确保资料的保存安全性，仍然需要开展相关的纸质性工作，纸质信息的登记与电脑中信息同步，例如施工人员工作天数、材料领用量，通过电脑能够更好地统计。
        （四）参数资料的编写。参数资料包括：施工材料质量报告参数、工程建筑实际参数等，相关参数的编写要求十分严谨，需要制定相关的表格，数值确定和具体项目，表格中的内容应该严格按照相关市场准入部门和监管部门的要求进行编制，同时进行严格的编制，防止数据出现错误，导致在后面的竣工验收过程中出现相关失误，造成返工和全过程再确认等问题，加大工作量。
        四、发展趋势
        资料档案的管理会朝着系统化发展，建设工程的资料档案管理随着企业自身发展需要，将会独立出来，成为一个单独运行的部门，系统化的信息管理工作，能够对整个施工过程起到“数据把控”的作用，通过对于各个过程的相关信息采集，综合整理并提出相关意见，帮助企业在工程的施工进度中不断调整优化。
        五、结语
        目前在建设施工工程当中，相当一部分企业对于资料档案的管理不重视，相关管理人员专业素质不足，在管理过程中不够重视导致管理工作没有落实，同时由于相关制度的不完善，导致整个资料档案管理工作相比于其他管理工作處于一个尴尬的地位。本文通过对相关问题的探究，分析问题的原因并且提出了四项措施，同时引入了精细化管理的概念应用于资料档案的管理之中，以期从管理制度建立入手，对资料档案管理工作起到促进作用。
        参考文献
        [1]黄艳.建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施探究[J].住宅与房地产，2019（09）：111.
        [2]苏碧云.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].江西建材，2017（02）：283-284.