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论物资计划管理的重要性

发表时间：2020/7/3 来源：《基层建设》2020年第6期作者：郭金君

[导读] 摘要：随着国家经济水平的不断进步，材料原始成本也随之增加，人工成本更是水涨船高，种种因素致使企业的第一利润源与第二利润源逐步减少，甚至无利可图。

        中国核工业华兴建设有限公司
        摘要：随着国家经济水平的不断进步，材料原始成本也随之增加，人工成本更是水涨船高，种种因素致使企业的第一利润源与第二利润源逐步减少，甚至无利可图。物流，作为出现的第三个利润点，成为各行各业争相追逐的目标，而作为国有大型企业只有改变以往的粗放式管理模式，进而实现精益化管理才能抓住这个第三利润源。我们公司作为建筑行业的大型国企，这个第三利润点就是企业物资管理，施工企业的物资成本占到项目总成本的60%，甚至70%。因此，施工企业的物资管理往往是项目能否盈利的重要因素，作为物资管理之首的计划管理是所有后续物资管理活动的开端。好的计划管理能够为后续物资管理活动奠定一个良好的基础；坏的计划管理也将成为物资管理活动中一个明显的瓶颈，由此可见，物资计划管理的重要性可见一斑。如何实现在满足现场施工需求的同时增加利润，节约成本，降低损耗不仅是企业管理者需要思考的问题，同时也是我们所有一线物资人员应该追逐的目标。在此，本文结合我们恰西玛C3C4项目物资管理的现状以及物资计划管理中存在的问题，浅谈物资计划管理的重要性，提出通过甘特图在物资计划管理中的应用，以实现降低物资计划管理这个瓶颈所带来的影响，进而消除计划管理这个瓶颈。
        关键词：第三利润点；精益化管理；甘特图；瓶颈
        目   录
        一物资计划管理的作用 3
        1.1物资计划管理在物资分类中的作用 3
        1.2物资计划管理在数据统计中的作用 3
        1.3物资计划管理在库存管理中的作用 4
        二项目上物资计划管理的现状 4
        2.1 项目上真实的物资需求没有被完全发掘 5
        2.2 数据的缺乏导致无法全面实现库存再平衡 6
        2.3 物资计划管理没有全员参与全过程控制 7
        三甘特图在物资计划管理中的应用 8
        3.1 物资的ABC与CVA分类 9
        3.2 物资计划进度表的编制 10
        论物资计划管理的重要性
        一物资计划管理的作用
        物资计划管理，是项目上物资的一个全面计划管理，不能单纯的理解为项目上计划组的岗位管理职责，物资计划管理应该是全员参与的管理过程。物资计划管理是项目物资管理的开端，同时也是项目物资采购汇总与安排的关键一步，物资汇总的好坏直接关系到整个项目物资掌控的程度；安排是否合理更是涉及到后续能否在满足施工需求的同时，实现库存的平衡。
        1.1物资计划管理在物资分类中的作用
        作为我们这种大型施工单位，项目上施工物资品种繁多，对各类物资的管理要求也不尽相同，只有对各类物资做出明确的分类，才能制订出具体的管理办法，同时这也是我们公司对物资实施集约化管理的前提之一。
        物资计划管理就是要把项目上的施工物资进行明确的定位，再加以分类。器材部通过这个分类才能够对部门人员做一个明确的工作划分与定位，同时通过该分类对各类物资实施不同程度的管理要求及关注，以此才能实现管理效益最大化。
        1.2物资计划管理在数据统计中的作用
        数据统计应该列入器材部计划组的工作范围以内。整个项目物资的采购、分类管理以及领用都是由计划统一协调完成，因此，计划应该且必须掌握项目所有物资的数据。这些数据需要保存，这是项目物资管理的财富。计划在收集并整理好项目上这一完整的数据之后需要对该数据加以统计分析，统计分析这一工作是对物资计划管理的支持，没有进行数据统计分析后做出的管理决策是不科学的。
        通过数据分析，我们可以得出很多结论：
        1.2.1通过对物资需用的数量及价格进行分析，可以对物资实行ABC分类，以此发现物资管理中成本控制的重点。
        1.2.2通过对物资使用部位的统计，以及主体材料及施工用耗材的统计分析，可以发现工程进度中关键路径上物资的管理情况，找出各类物资在工程施工中的重要程度，在此基础上对物资进行CVA分类，以此发现物资管理中采购进度、时间控制的重点。
        1.2.3 通过对物资采购周期的统计，可以得出各类物资的采购提前期是多长时间，以此可以在恰当的时间提制恰当的数量使其在恰当的时间进场来满足施工需求。
        1.2.4 通过对物资使用的频繁程度进行统计，可以发现部分高价值同时使用不频繁的物资，该类物资就必须严格控制库存，有可能该类物资就只能在某一特定部位使用，若该类物资产生库存，就将成为长期的库存。
        以上只是简单列举了几个例子，数据统计在物资管理中的作用可见一斑。
        1.3物资计划管理在库存管理中的作用
        库存管理不是简单的仓库管理，库存的产生是由项目上物资需求、计划、采购、入库、领用出库等一系列活动所产生的最终结果。物资计划管理就是要全过程参与管理与控制，使得在这一系列活动中的计划环节能够起到承上启下的作用。
        在乘上方面，计划通过对目前项目上物资库存的全面掌握在一定程度上判断某一份需求是否需要采购，从而在源头上控制库存。
        在启下方面，计划通过对材料限额领用的协调，来实现材料的合理使用与分布，从而在材料使用消耗上加以控制以平衡库存。
        二项目上物资计划管理的现状
        我们公司物资计划管理的原则是“谁的计划，由谁领用”。按照这一原则，我们公司的物资供应应该是一种拉动式的需求供应，在这种供应模式下，通过真实的需求来拉动物资的供应一般只会出现物资供应不及时的情况，但是在我们项目情况却并非如此，不仅仅是物资供应不及时，还有库存居高不下（具体见表2-1）。这两种如此矛盾的现象同时存在于我们项目，主要是因为以下几个方面：

        2-1 2011年物资收支及库存状态表
        2.1 项目上真实的物资需求没有被完全发掘
        由于受到材料大多需要从国内采购以及运输的限制，使得我们项目为了保证施工的正常进行，不得不保持较高的库存水平。但是在这个较高的库存水平下并没有完全保证施工的正常需求，这也就暴露出我们这个高水平的库存存在一定的不合理性，库存不具有针对性。
        我们的库存很大部分并不是在为了防止突然的需求而准备的这一理念下产生，大部分情况下，库存是一种被动的产生，原因就是并没有发掘到真实的需求，而使得一些物资成为库存，在仓库等待确实的需求产生然后消耗掉，一旦这个确实的需求不再产生，将成为永久的库存。例如：我们的机械配件在2011年的采购量中只有一半被使用，还有一半成为了该年度的库存，机械配件的库存产生率高达50%，但是我们在需求计划中紧急采购最多的同样是配件。
        2.2 数据的缺乏导致无法全面实现库存再平衡
        由于我们项目目前没有完整的物资管理系统来实现对数据的全面储存与分类，使得我们很难在现有的库存数据中发现这些库存具体是用在什么位置，该位置的某种材料目前已经使用多少，还需要多少。数据的缺乏使得我们不能准确判断某种材料的库存是否可以调出一部分给新提的需求计划而不影响原需求计划的使用，也无法准确判断某种材料的库存在一段时间内是否为多余的库存（即在某段时间内，该材料无须领用）。
        通过2-1表中的数据，我们可以大致看出各类材料的库存产生率：

        2-2 2011年各类物资库存产生率
        整个项目材料的库存产生率为25%，从上表中可以看出半成品结构件、五金、水暖、机械配件这四类的库存产生率是十分高的，其中半成品结构件库存产生率高的原因是其中大部分为预应力材料，且预应力材料基本为进口材料，考虑到进口材料采购周期长，一次进货量大，且采购成本高等原因，该类材料的的库存产生率高企也就是情理之中的。另外三类的库存产生率同样也是如此之高，其中水暖材料甚至超过了半成品结构件类材料。
        之所以会产生这样的状况，就是没有完整的数据无法对库存中材料进一步统计分析，从而很难对库存进行再平衡。
        2.3 物资计划管理没有全员参与全过程控制
        我们对物资计划管理的理解存在一个误区：认为物资计划管理就仅仅是器材部计划组的工作。计划组的工作在物资计划管理中确实是必不可少、十分关键的，但是计划员的工作仅仅是整个物资计划管理中的一个环节。当然，计划员工作的好坏直接关系到后续库存的控制，但是，在整个物资计划管理中计划员这一环节其实并非第一环节，在“计划”环节之前还有“物资需求”这一环节。物资需求是所有物资管理的本源。由于计划员对其上一环节“物资需求”很难掌控，各种需求汇总至计划员处，这其中就有很多上面提到的并没挖掘出真实需求的需用计划。可以想见，这就像是很多人蜂拥到一个窄小的通道，计划员必须对这些人加以检查、分类，在没有具体统计数据的情况下来明确哪些人是不许通过的，哪些人是可以优先通过的。此时，计划就像是一个瓶颈，制约着人群流动的速度。如果这些人在来到计划这个窄小的通道之前就已经有序的排好了队形，并且各自都很明确应该在什么时间来到这个计划通道的话，计划这个瓶颈就可以减少甚至消除。
        从表2-2中可以看到水暖这类材料在2011年度库存产生率最高，而在2011年我们项目离水暖安装高峰期还有相当长的一段时间。库存产生率如此之高，说明水暖类新购材料的实际利用率很低。且不说这类库存是否会成为积压库存，但是足以说明水暖类的需求计划并未完全结合工程进度考虑实际使用量和实际需用时间。
        通过表2-1中的数据，基本可以看出各类材料在2011年度的库存周转率：

        2-3 2011年各类库存周转率
        由于我们项目大部分材料都是从国内采购，考虑到采购周期和采购成本等因素，基本都是批量采购的模式，因此库存周转率普遍较低也是比较正常的。其中水泥及外加剂和燃油料这两类材料的周转率很高，燃油料由于在当地采购，品种单一，消耗平稳，没有大的波动，因此几乎可以实现零库存管理，因此周转率很高；水泥及外加剂中大部分为水泥，其特征和燃油料相近，但由于存在外加剂这一部分，从而使得周转率不似燃油料那样高，但总体而言还是很不错。
        木材、地材、周转材料这三类的库存周转率很低。地材由于用量大，且巴基斯坦供给具有一定的季节性，不是十分平稳，因此需大量的备料以缓解供给不足时的压力；木材类材料基本是可以周转使用的，且木材类材料与周转材料的周转率较低应该是比较正常的，恰好说明他们在出库后使用得当，使用周转次数高。
        值得注意的是，五金以及水暖类材料的周转率几乎低至同周转类材料相当。明显的暴露出在需求计化环节没能充分考虑实际需用数量以及实际的需用时间；同时也需注意采购计划的准确性。
        三甘特图在物资计划管理中的应用
        作为一个大型施工企业，物资的供应就是在及时准确的满足现场施工需求的同时，还必须对物资的库存加以控制避免造成不必要的浪费。要实现物资的及时供应，就必须得结合项目的施工进度，以此来协调安排使得恰当数量的恰当的物资在恰当的时间供应至现场。
        项目的施工进度一般是严格按照项目所编排的施工进度计划表来进行的。那么，只要在施工进度计划表的基础上结合物资的采购周期，通过甘特图就能够编排出项目物资的计划进度表。编制物资计划甘特图的基本前提就是需要对项目的所有物资有一个明确的分类。
        3.1 物资的ABC与CVA分类
        项目物资通过ABC分类法与CVA分类法结合后的细分类可以明确哪些物资是需要在物资计划进度表中加以体现的，哪些物资只是普通的辅材无须花费大量的人力、物力与精力来重点关注的。

        3-1 库存分类表
        其中，关键物资是项目施工不可缺少的，绝对不允许缺货的物资；较关键物资是允许短时间内偶尔缺货，但不影响项目施工进度的物资；普通物资就是允许缺货，即使在该类物资缺货较长时间内，也不会影响项目正常施工的物资。
        通过表3-1，将ABC分类法以及CVA分类法对各类物资的管理方式，我们可以基本找出我们需要重点关注物资。
        表3-1中的关键物资就是我们正式工程需要使用的物资，对于该类物资的具体管理方式如：钢材类物资应属于其中的A1类，需要重点管理不允许缺货的同时还需严格控制库存；地材类中的沙石用量很大，但就库存单元成本核算应属C类同时不允许缺货，因此归属C1类，此类物资可以大量备料，施工过程中无须太过关注库存控制；对于普通物资，可以实施零库存管理。
        3.2 物资计划进度表的编制
        物资计划进度表就是通过甘特图将物资需求计划时间以及物资采购周期等因素与项目施工进度计划相结合，根据这些因素从物资计划进度表中直观的反映出在哪个时间段需要提制哪些需用计划以及材料设备方面需要做好哪些准备。
        项目上的物资种类繁多，对施工进度影响的重要程度以及对项目成本控制影响的重要程度都各不相同。在有限的人力、物力与精力的情况下不可能将所有的物资都做到精细化的管理，因此就需要将有限的资源集中到需要且值得我们关注的物资上。通过上面的方法对物资加以分类后，基本可以确定A1、A2、B1、B2这四类物资是需要我们关注的，且A1、B1这两类物资需要重点控制。
        在物资计划进度表中不可能把项目上的所有物资都反映进去，所能反映的就是施工中的正式工程用材料，以及部分施工用材料等在施工进度计划表中某一阶段施工时所必不可少的物资。
        如图表3-2，就是一张简单物资计划进度表。表中的任务都是根据施工进度计划以半年为一个时间段进行划分。其中红色部分表示提交采购计划之前需要准备的时间，后面的蓝色部分就是采购周期。对于每个使用部位的任务根据材料特性被划分为三种。

        3-2 物资计划进度表简例
        物资进度计划表的意义：
        3.2.1 通过物资进度计划表，可以使得项目上的物资管理更加具有针对性，能够使企业物资管理改变以往“一把抓”的粗放管理模式，实现具有针对性的精益化管理。
        3.2.2 通过物资进度计划表可以实现项目物资计划管理的前向延伸，从需求计划开始加以控制，从而达到物资计划管理的全过程控制。
        3.2.3 物资进度计划表将影响施工的材料因素基本包含在内，调动项目人员对物资管理的全员参与。如在开始某一段施工之前，要求相关的材料全部到位，同时需要对参与到整个施工中的关键设备进行检查，找出设备在施工过程中可能出现的故障并提制配件计划，以此实现配件的关键性、针对性的备料，从而避免出现上面提到的配件库存高企，紧急采购不断的情况。
        3.2.4 通过物资计划进度表中的时间来提制需求计划，可以实现项目物资的批量采购（每一施工部位都是以半年为一个阶段），达到降低采购成本的目的。
        3.2.5 物资计划进度表可以更加有利于各队在材料方面的协调工作，一定程度上实现库存的再平衡。如，有几个部位的材料计划在同一时间需要提制，此时负责这几个部位的技术员可以与相关的领导、部门一同开一个讨论会，对各部位的材料加以协调，达到降低库存积压的风险，提高库存利用率以及提升材料的通用性(是指尽量减少一些在后续施工中很少使用的材料，而改用常规的消耗量大的材料，以扩大材料的通用性)。
        总言之，项目物资的库存产生率高、库存周转率低、紧急采购不断等种种现象都只是物资计划管理中存在的问题的一个集中体现。而消除了物资计划管理这个瓶颈就相当于解决了上面存在的问题，由此可见物资计划管理的重要性。