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档案管理工作中存在的普遍问题及对策

发表时间：2020/7/3 来源：《基层建设》2020年第6期作者：石建亮

[导读] 摘要：伴随社会经济的飞快增长，国民生活品质也在不断上升。人们需要存储的基础知识、文化等也越来越大，深入强化档案管理迫在眉睫。

        东莞市退役军人服务中心广东东莞 523000
        摘要：伴随社会经济的飞快增长，国民生活品质也在不断上升。人们需要存储的基础知识、文化等也越来越大，深入强化档案管理迫在眉睫。通过有效的档案管理，部门单位能整理、存储既有的事实，形成关键性的信息资源。然而，在具体的实践环节，档案管理却表现出一定的问题。为此，本文概述了档案管理，并且针对其中的普遍问题，提出了有效的解决对策，希望能够推动档案事业的健康发展。
        关键词：普遍问题；档案管理；对策
        自新世纪以来，档案管理兼具较强的机密性、政策性、专业性，需要各级管理单位及时意识到管理工作的真正意义。在管理档案的过程中，必须及时分析并处理档案管理中表现出的问题，并且增大物力、人力、财力等的投。而作为信息的关键性载体，档案属于信息的根源，优化管理档案，能够更有效地开发、利用资源。在当今社会，针对档案问题，通过创建起完善的管理制度等，无疑会促进档案工作更好地生存及发展，充分发挥出应有的作用。
        一、档案管理概述
        目前，档案管理关乎人们未来的发展，并且涉及档案调用、考核、评价等。所以，就要强化档案工作，控制档案管理足够科学、合理，方才可更好地记录社会历史，有效促进社会文明的快速进步。在“互联网+”时代下，互联网技术也发展得越来越快，并且创新催生了物联网及云计算技术，并且大幅影响着国民的生产生活。在档案管理中，涉及的“互联网+”是指充分融合信息、互联网等技术和传统档案管理模式起，以创新发展档案管理事业。
        二、档案管理当前的工作问题
        1、管理水平偏低
        目前，很多档案工作人员并未通过专业化的知识培训教育，也不甚了解档案存储的意义、要求以及搜罗、理顺、归档、存储、装订档案材料等的业务。作为档案工作人员，除了采集意识十分淡薄外，很多档案人员甚至还身兼数职，并且工作精力也并不充足。在平时的事务中，仅仅向档案盒存放材料，无法及时进行整理或者归档，以至于严重制约着档案工作水平的提升，甚至收罗并不真实、准确的归档材料。
        2、未充分重视档案
        一直以来，很多档案工作人员，如有些领导干部等，均在认知档案工作上存在一定的误区。误以为档案工作等同于抄写、存储保管等方面的工作。甚至以为档案工作无关紧要，无法带给企业经济效益，“守好摊”，没有丢失或泄密，可以草草应付查档外调即可。这些均体现出对档案的轻视，说明部分人甚少了解档案工作，以至于当前的档案工作现已不能适应管理上的发展。
        3、内外档案管理环境并不达标
        目前，档案管理不受重视，唯有素质不够高的管理者及落后的硬件设施。实质上档案管理属于极其专业的一项工作，必须经由专业人员来有序地进行整理或者把关，以增大档案的整体利用率。然而，有些部门却普遍存在素质不够高的管理工作者，以至于并不清楚档案管理的整个流程，相应的计算机技术也不够完整。因此，档案管理一直都繁杂、冗长，难以大幅提升档案管理的实际效率。同时，有些部门创建的档案储存室也大多设施简陋，环境条件不好。甚至并未专门创设档案的书橱及文件夹，这在相当大的程度上，严重制约着档案管理整体效率的快速提升。
        三、问题解决对策
        1、提高档案管理技术水平
        伴随经济社会的变迁，文档数量也越来越多，并且对档案管理提出了愈来愈多的新要求。所以，要想应对、处理档案新问题，就应从这些方面做起：①安排有责任心、知晓专业知识的管理者。

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在管理工作中，具有很强的专业性，需要档案人员具备很强的责任感及相应的档案管理技能。特别需要能够运用先进科技技术及现代管理手段，来有效管理档案。所以，作为档案管理者，必须不断丰富自己的知识，及时“充电”大幅开拓视野，改善知识结构，以增强综合素养，促进新时期下更有效地管理档案。②注意管理技能的规范、科学、现代化。通过计算机技术，能够提供明显的便利性，加快档案工作效率。通过数字信息化的档案管理，能满足档案要求，促进档案人员更加努力地学习、运用各种先进的管理专业技术，以快速适应档案工作。③在管理档案时，必须积极引进信息网络专业技术。通过档案，来详细记录真实的历史，广泛记载信息，大量汇集资源，以计算机等先进的科技方法来有效整理档案，并且根据形成文件的先后顺序，来有序化地排列打印。这么一来，针对归档工作量减少、计算机优势的发挥、手工操作的摒弃、工作效率的提升等，来进一步优化档案工作模式。
        2、充分重视支持档案工作
        在各单位，就每项工作而言，必要的领导、支持往往是关键所在。唯有获得领导的关注与鼎力支持，方才可促进这项工作正常推进。而为了赢得领导的关注与支持，就要档案工作者拥有这些方面的能力：①真正爱岗敬业，尽好本职工作的职责，热爱档案事业，力争学习、深入钻研业务方面的知识，以快速提升管理水平，真正干一行就热爱一行，确保业绩出色，赢得广泛的赞许。②注意及时请示汇报，强化档案领导意识。部分单位内部的领导，常常会忽视档案工作，并且缺乏应有的档案意识。相较于其他业务，误以为档案工作并不重要，而影响到管理效果。所以，作为档案管理者，必须常常向领导主动请示、汇报，以赢得领导的广泛关注及支持。③正确树立起大局意识，自主服务档案中心。作为档案管理者就应注意顾全大局、增强服务意识，从中心工作出发，真正做好服务。唯有准确、及时地提供给领导、科室、机构必要的档案资源，方才可进一步提高档案事业的知名度及整体影响力。
        3、优化档案的环境
        在各部门的发展历程中，均需要各个部门大力培养专业化的人才。除了需要高度重视档案管理外，还需要注意培养教育管理人才的事宜。同时，还要聘请专业化的综合管理实力、专业素质、实践技能技术等，均很强的管理工作者。而针对这些招收进来的人才，在后续环节，还应积极就管理工作展开培训教育活动，以帮助管理人才不断提高基础能力水平，树立起自主学习、优化档案管理的意识等。唯有从这些内容上入手，管理部门方才可更好地管理档案，以此来充分利用档案来促进档案部门的进一步发展，快速提高部门的整体业绩。另外，档案机构还应齐全配备档案管理方面的硬件设施，并且提供给档案存储充裕的空间，完善档案管理的办公场所，并且齐全配备必要的管理工具，比如，文件夹、档案文件袋、各种文件框等。这样方才可方便工作人员管理档案，营造更好的办公室环境，以此来调动员工的整体能动性。
        四、结语
        总之，从发展档案部门的角度来看，档案管理至关重要。所以，档案部门必须针对其中存在的问题，认真分析引起这些问题的原因，并且积极采取有效的对策，有效防止问题继续发展。除了要高度重视档案管理事宜外，还要注意优化档案工作环境，提高整体的档案管理实际水平，以促进档案管理的顺利推进，加快档案部门进一步发展的脚步，为建设美丽中国贡献出更大的力量。
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